Евгения ДемидоваGillian Hoff является вице-президентом event-отдела Национального музея Канады Design Exchange в Торонто. Джиллиан планирует около 400 мероприятий в год, в том числе приемов по сбору средств, показов мод, открытий выставок, а также ежегодной бал DX Black and White.
Советы от Джиллиан Хофф
Я часто предлагаю молодым event-менеджерам поработать на добровольных началах для того, чтобы набить руку. Найдите что-то, чем вы будете увлечены и работайте в этой области. Для меня, например, волонтерская работа всегда была сильной мотивацией. И сейчас я очень увлечена благотворительной деятельностью. Работая в среде организации мероприятий, я планирую каждое событие уникальным и интересным.
В своей работе я использую календари обратного отсчета с четким планом действий, ответственными лицами и дедлайнами. Это бесценный инструмент, который может использоваться совместно со всеми членами вашей команды, партнерами и поставщиками. Все контактные телефоны и номера экстренных служб обязательно должны быть в доступном в любой момент списке.
Уважайте своих клиентов и партнеров — отключайте свой мобильный телефон на переговорах. Если вы ждете важного звонка или сообщения в электронной почте – сообщите о нем вашему собеседнику в самом начале встречи.
Всегда обращайте внимание на современные технологии. Один из моих любимых ресурсов — это 3D-мэппинг. Когда мы работаем на площадках со своей ярко выраженной архитектурой, мы всегда прибегаем к помощи 3D-проекций, чтобы изменить пространство и заставить его работать на нас.
На любом мероприятии должен быть хотя бы один профессиональный фотограф. Также важно обговорить с фотографом список гостей, которых он ни в коем случае не должен пропустить.
Иногда event-менеджеру необходимо сделать невозможное возможным. Для того чтобы быть успешным и выделиться среди других организаторов приходится идти на риск.
Никогда не срывайтесь в присутствии клиентов, поставщиков или коллег. В процессе мероприятия что-то может пойти не так, как вы запланировали. Уверенность и спокойствие даже в самых трудных ситуациях не только поднимут вас в глазах окружающих, но и помогут быстрее найти выход из положения.
Важной частью заключительного этапа мероприятия является выражение благодарности. Добрые слова, обращенные к коллегам, поставщикам, спонсорам и партнерам сделают вашу команду сильнее и успешнее.
DX Black and White 2011
DX Black and White 2012
DX Black and White2013
По материалам: linkedin.com, bizbash.com, dx.org
Поделиться