Евгения ДемидоваТе же требования, что вы предъявляете бизнесу, должны касаться и бизнес-конференций. Приглашенные ждут, что встреча будет эффективной, что каждого обслужат персонально, а некоторых ожидают и бонусы.
В октябре прошлого года на Robin Hood Investors Conference в нью-йоркском Grand Hyatt собралось более 1000 человек, чтобы послушать выступления Эрика Шмидта из Google, Лоуренса Саммерса, бывшего министра финансов, и киномагната Харви Вайнштейна. А вот как David Stark Design совместно с командой Robin Hood оформил мероприятие.
Упрощенная регистрация
Вместо традиционной доски ресепшена за яркими зелеными стойками стоял специальный персонал. Таким образом организаторы пытались добиться эффекта индивидуальной и доступной регистрации. Приветствующий персонал был ответственен за встречу гостей на высшем уровне. Каждый должен был на зубок знать всю логистику конференции.
Комфортные условия
Приглашенным на конференцию пришлось провести около 8 часов, сидя в кресле. Поэтому удобство кресел проверили заранее. Типичные стулья для конференций пришлось заменить за комфортабельные кресла бизнес-класса.
Кресла с подлокотниками оказались гораздо комфортнее для гостей.
Зона личного пространства
Позади последних рядов зала были расставлены белые высокие барные стулья вдоль стоек, где люди спокойно могли проверить почту, не беспокоя других гостей мероприятия. Приглашенные были людьми занятыми и поэтому порой вынуждены были отвлекаться на свои дела. Организаторы решили предусмотреть и это.
Продуманный план площадки
Акцентированная графика и большой шрифт в дизайне помогали гостям сконцентрироваться на основных темах конференции.
Расписание выступлений было очень плотным, поэтому и логистика должна была работать максимально эффективно. Еда подавалась в комнатах, смежных с конференц-залом. А Дэвид Старк придумал специальные стены, которые быстро исчезали во время брейков. Большие проходы позволяли людям спокойно проходить в комнаты и выбирать закуски на выбор с многочисленных буфетных столов.
Сбалансированный ланч
Программой предполагался networking-ланч, важный элемент любой бизнес-конференции. Это дало возможность некоторым людям связаться с их офисом и не пропустить из-за этого информативную часть мероприятия. 35 минут достаточно для того, чтобы пообщаться с людьми вокруг и не затянуть эту неофициальную часть конференции.
В кейтеринге упор сделали на здоровую пищу, что обычно редко встретишь на конференциях. Основной акцент сделали на рыбе. Во время брейков организаторы использовали ассоциацию с New York Big Apple и подавали блюда и напитки на основе яблок.
Тема в поддержку вашей миссии
Темой этой конференции был спорт, но она не должна была затмевать роль самой организации на мероприятии. Поддержание бренда Robin Hood было основным, а тематические элементы ушли на второй план.
Тематическая составляющая была призвана привлечь внимание к мероприятию в соцсетях, для этого на конференцию позвали именитых спортсменов.
Специальное предложение для гостей
По всему конференц-залу и комнатам для кофебрейков были расставлены блумбергские терминалы, позволяющие участникам мероприятия следить за рыночными торгами целый день. Bloomberg, к слову, также был спонсором мероприятия.
Рациональное расположение мест для подзарядки устройств
Устройства для подзарядки электронных девайсов организаторы предусмотрели по периметру всего конференц-зала, в комнате для спикеров и в лаунж-зоне.
По материалам bizbash.com
Поделиться