Катерина АлиповаДеловые мероприятия уже не те… Причем в самом лучшем смысле слова. Изменился подход к формированию контента и антуража. Изменилась сама публика. И сейчас выяснять, что из этого причина, а что — следствие, все равно, что спорить о курице и яйце. Важно уметь вовремя адаптироваться под новые реалии.
«Вот в наше время…»
Старожилы индустрии помнят былые форумы, конференции, а то и симпозиумы, где собирались серьезные (на грани предельной скуки) люди в свитерах с термосами и бутербродами, чтобы забрать многочисленные распечатанные раздаточные материалы, законспектировать (а кто и стенографировать) выступления докладчиков, изредка записать их на кассетные диктофоны и отчитаться по всей форме перед начальством, предварительно собрав чеки из закусочных для компенсации командировочных затрат.
Сегодня привычная картина делового мероприятия выглядит куда «вкуснее» во всех смыслах слова.
Если раньше многие появлялись на конференциях «по делу», то есть слушать доклады и возвращаться с визитками для формирования баз данных потенциальных партнеров и контрагентов, то сегодня трансформировалось само понимание того, что нужно «для дела».
А раз участники деловых встреч приходят туда по делу, которое отчасти заключается в постоянной коммуникации, то и требования их к проекту, соответственно, высоки, причем как к комфортной работе, так и к комфортному общению на площадке.
Комфорт
Им важно не стоять в очередях на регистрации, своевременно получать информацию обо всех лекциях и спикерах, легко ориентироваться в пространстве благодаря удобной навигации и продуманному зонированию, иметь возможность присесть отдохнуть или поговорить по телефону и проверить почту не только в лекционных залах, но и в каких-либо зонах отдыха… И так далее.
Очень остро и с ярым недопониманием относится прогрессивный участник деловых мероприятий к «поплывшему» расписанию выступлений и сессий. Это тоже связано с тем, что каждый планирует в рамках события не только знакомство с теми или иными спикерами, но и бизнес-встречи между блоками конференции или форума. Таким образом, любое промедление ставит человека в неудобное положение. Да и в целом нарушение тайминга ведет к затягиванию мероприятия, различным накладкам и прочей технической «грязи». Гости проектов это замечают и по праву винят организаторов, ведь затянувшаяся лекция — признак того, что состав спикеров подобран без учета профессионализма каждого (если ты не укладываешься в тайминг — ты не самый хороший спикер, как бы ни «зажигал» на сцене) либо же не предусмотрен грамотный модератор, не работает таймер обратного отсчета на трибуне у лектора… И так далее и тому подобное.
Иными словами, нынешний гость делового события уже не готов закрывать глаза на недочеты организационного толка из-за банальной благодарности, что ему дали возможность послушать иностранного спикера. Современный деловой гость привык быть «обслуженным», привык, что его потребности предвосхищаются, привык к тому высокому уровню мероприятий, во всех деталях, который мы с вами, event-продюсеры, научились ему предлагать.
Касается это в том числе и питания на конференциях и встречах. Если раньше это считалось конкурентным преимуществом, то сегодня это однозначный must have. Мероприятие, в пакет участника которого не включено питание, считается уже дурным тоном. Более того, каждый сегодня ждет и привычных кофе-брейков, и бесплатной питьевой воды, и вендинговых автоматов.
Понимая потребности публики не только в зрелищах, но и в хлебе насущном, организаторы все же должны помнить, что организация питания — зона риска в контексте все того же тайминга мероприятий. Стоит лишь неточно заложить время кофе-брейка — и мы снова имеем «поплывшее» расписание.
Вот что может посоветовать в этом случае Николай Андреев:
- Часто на кофе-брейк закладывают 15–20 минут. Хотя простая арифметика дает понять, что выйти на улицу покурить — 5–7 минут, сходить в туалет — 5–7 минут, попить кофе — 5–7 минут, скушать булку и бутерброд — 5–7 минут, итого имеем интервал 25–28 минут!
- Очень полезно использовать метод трех звонков, тогда можно рассчитывать на пунктуальность публики. Важно понимать, что для многих гостей нетворкинг за кофе-брейком — основная цель визита, они появляются на деловых встречах, чтобы «выцепить» нужных людей. Многие про это забывают и думают, что все пришли ради именитого спикера. В настоящее время это справедливо лишь отчасти.
Технологии
«Меньше бумаги, больше мобильных приложений!» — таким должен быть девиз организаторов действительно комфортного для гостей и востребованного у них современного делового события. Этим можно было бы и ограничиться, поскольку это практически всеобъемлющая формула. Но все же несколько пунктов технологического хорошего тона мы бегло перечислим.
Итак, на деловом мероприятии того уровня, о котором мы говорим, обязательно должны быть:
- автоматы по зарядке и подзарядке мобильных устройств;
- хороший Wi-Fi (это важно: не просто сам факт наличия интернета, а действительно хорошая связь, чтобы участники конференции могли позволить себе не выпадать из бизнес-процессов, если это им необходимо);
- удобное приложение, в котором можно будет обменяться контактами, визитками и продолжить нетворкинг уже в онлайн-режиме после мероприятия;
- фотоотчет, на котором отмечают всех участников, чтобы им также было удобно продолжить общение уже в социальных сетях (как правило, речь идет о Facebook или LinkedIn, где собирается основная целевая аудитория деловых проектов — успешные люди старше 30 лет, так или иначе использующие соцмедийные каналы для работы).
Что же касается креатива, столь любимого каждым клиентом и каждым агентством, то даже он не спасет проект, который не будет соответствовать двум ключевым (описанным выше) требованиям современного делового гостя — требованиям комфорта и грамотной «техподдержки».
Поделиться