Евгения ДемидоваНайти подходящее место для event’а — пожалуй, наиболее сложная задача любого организатора. Согласно недавнему опросу, в котором поучаствовало около 500 профессионалов нашей индустрии, площадка для события — самая дорогая часть выделенного на него бюджета. Так как место под мероприятие — это всегда недешево, но всегда очень значимо, организаторам будет нелишне узнать основные правила, по которым его стоит искать.
Определитесь с целями
Планируете ли вы конференцию, выставку или просто встречу, важно всегда держать в голове основную цель этого мероприятия. С помощью вашего event’а его участники должны будут чему-то научиться, или познакомятся с полезными людьми, или узнают о новом продукте? Ответ на этот вопрос поможет вам выбрать место, которое будет созвучно с целями, которые вы перед собой ставите.
Результаты, которых вы хотите добиться, нуждаются в поддержке со стороны самой площадки. Если одной из ваших целей является желание ярко заявить о спонсоре, тогда место, где рядом с welcome-зоной можно разместить спонсорский стенд, будет наиболее удачным.
Просмотрите уже существующие в вашей базе места
Если вы ведете отчеты по мероприятиям в каком-нибудь электронном органайзере, у вас уже должна скопиться порядочная база мест, в которых event’ы прошли удачно, а в которых — нет. Например, если вы знаете, что на таком-то событии посетителям удалось наработать полезные контакты, то и место, которое вы для этого использовали, можно выбрать еще раз. Если же посетителям в течение мероприятия не удалось друг с другом пообщаться, вероятно, нужно посмотреть другую площадку.
Возможно, у вас сохранился опрос гостей с прошлого event’а, в котором они рассказывают о своих впечатлениях насчет выбранного вами места. Если вы планируете похожее мероприятие, этот опрос вам очень поможет. Если у вас его нет, не стесняйтесь спросить у ваших посетителей, каким должно быть место, чтобы будущее событие прошло на ура.
Создайте дизайн-план помещения
Стив Джобс однажды сказал, что инновации и прогресс возникают в пространствах, которые вдохновляют на взаимодействие. Если ключевым аспектом вашего мероприятия является необходимость общения между людьми, вам нужно найти место, где бы гости чувствовали себя раскрепощенно и свободно взаимодействовали друг с другом.
Вот несколько интерьерных подсказок, которые помогут вам в этом деле:
Pinterest — это ресурс, на котором собрано огромное количество фотографий и иллюстраций, в которых вы можете черпать идеи для дизайна интерьера вашего будущего мероприятия. Задайте несколько запросов и просто соберите понравившиеся картинки в одну коллекцию.
- Свет
Освещение может настроить ваш event на нужный лад или испортить его. Свет помогает сфокусировать внимание на ключевых моментах мероприятия, будь то прожектор в сторону сцены или стенда. Используйте для этого цветное освещение и свет разной интенсивности. Подсветите нужные элементы декора.
- Мебель
Когда вы расставляете мебель, думайте о том, как при такой рассадке будут общаться между собой люди. Например, если вы планируете мероприятие не в помещении, то барные стойки и стулья будут способствовать постоянному перемешиванию гостей за ними, а маленькие островки с сидениями располагают к более интимным беседам.
Та дизайн-концепция, которую вы выберете для своего event’а, должна повлиять на настроение всего мероприятия. Сегодня все чаще организаторы отдают предпочтение минималистичному оформлению. Оно позволяет людям свободнее перемещаться в пространстве и взаимодействовать между собой. Это особенно важно для мероприятий, которые собирают большое количество посетителей.
Попробуйте поставить себя на место вашего гостя, оказавшись в помещении, которое вы спроектировали. Визуализируйте его путь от входа до выхода. Не будет ли ему при этом мешать мебель? Если пространство позволяет, с помощью мебели вы также можете скрыть недостатки комнаты.
Доступность
Это кажется очевидным, но расположение места проведения — ключевой фактор в формировании позитивного отношения посетителей к вашему event’у. Гости должны быть сфокусированы на самом мероприятии, а не на том, как до него добраться. Есть несколько способов, как организаторы могут помочь своим приглашенным доехать до выбранного места спокойно. Для этого, например, есть услуга UberEVENTS, которая подвозит гостей в указанные день и время в выбранное место.
Другой важный момент — когда гость приезжает к месту. Вы должны быть уверены, что он с легкостью найдет дорогу на само мероприятие. Для этого можно записать видео-инструкцию, обозначив в ней указатели, которые сориентируют человека на местности. Зона регистрации, главная сцена, выставочный зал — те площадки, о расположении которых гости должны знать заранее. Нелишним будет также развесить указатели с основными направлениями и на самом мероприятии. Здесь лучше отдать предпочтение электронным, нежели распечатанным указателям. Если вдруг что-то изменится в расписании в день самого event’а, надписи на мониторах всегда легче исправить.
По материалам bizzabo.com
6 способов самомотивации от зарубежных event-профессионалов
Позитивный event-менеджер: Как не терять оптимизма, когда что-то идет не так
Поделиться