Лучшие кейсы с премии «Событие Года»: победитель в номинации «Деловое мероприятие года». Форум «Территория» Ростелеком

Проект-победитель в номинации «Деловое мероприятие года» премии «Событие года».

Организаторы проекта: IVS Group

Заказчик: ПАО «Ростелеком»

Место проведения: Санкт-Петербург

Даты проекта: 11.11.2025

Креативная идея проекта

Форумы «Территория» — ключевой отраслевой проект компании «Ростелеком», нацеленный на формирование новых стандартов цифровизации в России. Площадка объединяет лидеров рынка, вендоров и экспертов для диалога о будущем системной интеграции и обмена практическим опытом цифровой трансформации бизнеса.

Креативная концепция превратила индустриальный объект в платформу для диалога. Организаторы создали визуальный образ компании как технологического лидера, где каждая деталь работала на смысл и атмосферу.

«Сегодня «Территория» — это не про географию Мы говорим «территория», а имеем в ввиду деловые, цифровые, смысловые пространства. Новые пространства означают новую реальность, поэтому у нас появляются цифровые образы, безграничные возможности, новые взгляды и умения, а также новые цифровые территории.

Форум как окно в эту новую реальность. Цифровые территории — как параллельный мир, где живут иные формы мышления и действия. Спикеры — не просто эксперты, а носители этих форм и проводники в мир новых цифровых территорий, решений и возможностей.

Уважительное отношение к промышленному прошлому нашей страны и усиление этого наследия через цифровые технологии – важная часть миссии и коммуникационной политики Ростелекома. Поэтому креативная концепция форума построена на идее соединения инженерного наследия и цифрового будущего», — поделилась команда агентства.

Основные факты о событии

Для организации деловой части была выбрана локация на базе бывшего конструкторского бюро — это стало метафорой преемственности технологий. Площадка для форума создавалась «с нуля». Разработка макетов и подготовительная работа заняла 1920 часов креативной команды, а за эффектной «картинкой» стояла масштабная инженерная работа: в историческом цехе каждая деталь, от инженерных систем до продуманного «пути гостя», была частью комплексного решения.

Единое пространство объединило экспозону площадью 2000 кв. м, зону нетворкинга, лаундж и 6 залов деловой программы, каждый из которых был тщательно спроектирован для комфорта и концентрации гостей. Программа форума включала выступления 25 спикеров — лидеров цифровой трансформации из ключевых секторов экономики (финтех, ТЭК, промышленность, сельское хозяйство), а экспозона  объединила 70 партнеров-экспонентов.

Реклама

ПОДПИШИСЬ НА ТГ!

Как сюда попасть?

Все объявления/ Скрыть объявления

Учитывая сжатые сроки на монтаж — всего 2 дня — для оперативного возведения конструкций и установки технического оборудования потребовались 82 грузовые машины, 56 километров кабельной коммутации, 960 кофров техники, 1,5 мегаватта общего потребления (сравнимо со стадионом Газпром-арена во время матча) и более 800 человек на площадке.

Для выступления из 27-метровых экранов был создан и смонтирован уникальный экран-гигант, ставший ключевым инструментом визуализации статуса мероприятия: он обеспечил эффект тотального погружения для 1100+ участников, а отображаемый контент подчеркивал технологическое лидерство компании и позволял партнерам демонстрировать свои продукты с максимальной выразительностью.

Яркие режиссёрские приемы — от эффектных выходов спикеров через «цифровой портал» до индивидуального видеоряда для каждого выступления — создавали уникальную атмосферу вовлечённости.

Вечерняя программа развернулась в Российском этнографическом музее, подчеркивая связь цифровизации с культурой, традициями и человеческим измерением. Финалом форума стал концерт группы The Hatters в интерьерах музея, создавший яркую эмоциональную точку события.

Архитектура события

Организаторам потребовалось не просто провести мероприятие, а создать с нуля архитектуру события, способную подчеркнуть технологический статус заказчика и обеспечить безупречный пользовательский опыт для участников.

Для этого команда агентства полностью преобразовала локацию:

• Был выстроен четкий и понятный CJM с продуманной цифровой навигацией, возведены павильоны для деловой программы с усиленной звукоизоляцией, построена зона экспо, оборудованы зоны для нетворкинга, кейтеринга, лаундж-зоны и переговорные, спикерские комнаты. Задействованы уличные пространства для организации технологии питания гостей, складских помещений, технических зон.
• Были спроектированы и смонтированы 27-метровые экраны с минимальной глубиной конструкции, чтобы разместить большее количество зрителей, так как отсутствовала возможность использования каркаса здания и крыши.
• Были спроектированы конструкции трибун, которые решали двойную задачу: позволяли максимально разместить гостей и одновременно скрывали под собой технические коммуникации (теплоснабжение, эвакуационные пути и выходы).
• Были произведены сложные расчеты углов обзора с трибун, обеспечивающие комфортную видимость сцены и соответствие требованиям к проходу гостей в подтрибунном пространстве, размещении доп. экранов.

• Была разработана сложная схема расположения звуковых массивов — в условиях невозможности перекрытия экрана на высоте и размещение оборудования на сцене это потребовало нестандартных инженерных решений.
• Для бесшовной стыковки вертикальных и горизонтальных экранов, а также для сборки планшета сцены были изготовлены индивидуальные металлокаркасы.
• Оборудование для спецэффектов — крио- и СО2-пушки — было вмонтировано в планшет сцены еще на этапе производства, что обеспечило чистоту визуальных решений и безопасность монтажа.
• При высоте потолков около 15 метров в ноябре было обеспечено тепло и во вновь возведенные помещения проложена система вентиляции.
• Весь сценический комплекс прошел жесткую процедуру приведения к разрешенному тоннажу по нагрузкам на перекрытия, а также строгий пожарный контроль и технадзор. За несколько дней до старта площадка сократила окно монтажа на сутки. Для соблюдения сроков команда задействовала увеличенное количество спецтехники, включая манипуляторы, что позволило синхронизировать процессы и сдать объект вовремя.

Применяемые технологии и спецэффекты

• Была разработана специальная программа визуализации, включающая динамическую инфографику, анимированные портреты спикеров и сложные видеомэппинговые сцены. Использовалась технология трансформации изображения в реальном времени (live-режим), позволяющая интегрировать образы выступающих в цифровой ландшафт сцены.
• В отличие от стандартного сопровождения презентаций, визуальный контент стал полноценным участником драматургии. Уникальным решением стало создание цифровых аватаров спикеров и использование историко-культурных кодов (образ Гагарина, формулы Ландау, маршруты Беллинсгаузена), которые в реальном времени переосмысливались через призму современных технологий (потоки данных, алгоритмы ИИ, цифровые трассы).

• Контент-стратегия работала на главную идею форума — связь поколений и преемственность научно-технического развития России. Визуальные метафоры создавали эмоциональную связь с аудиторией, удерживая внимание и усиливая запоминаемость ключевых сообщений о цифровой трансформации.
• Для управления пользовательским опытом был внедрен многофункциональный чат-бот на базе мессенджеров, интегрированный с программой форума и системой регистрации. Он не просто отвечал на запросы, а сам инициировал коммуникацию. Система анализировала интересы гостя на основе выбранных сессий и предлагала персонализированные нетворкинг-встречи, отправляла точечные push-уведомления и мгновенно рассылала профессиональные фотографии с мероприятия. Чат-бот повысил посещаемость ключевых сессий, упростил нетворкинг и обеспечил высокий уровень удовлетворенности гостей, что напрямую повлияло на лояльность к бренду организатора.
• В зоне экспо использовался 90-метровый светодиодный экран в качестве динамической навигационной системы: он информировал о локациях, транслировал ключевые сообщения форума и приветствия партнеров, заменяя десятки статичных указателей. Экран снизил нагрузку на персонал и помог гостям легко ориентироваться в сложной архитектуре павильонов, не отвлекаясь от деловой программы.