Редакция Event.ruОшибки — обычное дело для новичков. Но в ивентах цена ошибки высока. Одно неверное решение может стоить агентству потери миллионных бюджетов, клиента и репутации всей команды. Мы поговорили с руководителями, event-менеджерами и HR-директором агентства «Лира», чтобы понять, как новички учатся, растут под давлением ответственности и превращаются в настоящих звезд ивента.
Ошибки — повод учиться думать
«Джуну доступен весь спектр ошибок, но не повторение одной и той же», — уверена Анастасия Круглова, аккаунт-директор Лиры.
Она вспоминает, что сама в начале пути совершала миллион ошибок и благодарна руководителям, которые учили думать, планировать, все фиксировать и считать деньги разумно. Новичкам советует больше вникать и уточнять детали. А также понимать процессы заранее и не верить в чудо или импровизацию. Ведь хорошая импровизация, по ее мнению, — тщательно продуманная.
«Ошибка — это серьезный урон репутации всем: и менеджеру, и компании, и клиенту. Это надо осознавать. Даже маленькая ошибка снежным комом может прокатиться по всему проекту. Ошибок стоит бояться, чтобы в процессе мы больше времени уделяли продумыванию самых мельчайших деталей», — резюмирует Анастасия.
Елена Ивонина, аккаунт-директор Лиры, поддерживает коллегу и вспоминает свои ошибки в начале карьеры, которые научили ее заранее просчитывать форс-мажоры в подготовке проекта:
«Чаще всего это могли быть ошибки, связанные с человеческим фактором. Например, ты с клиентом обсудил проект, все сделал по ТЗ, но при этом не заложил страховочные средства. А клиент в последний момент решил подарить цветы артисту, которые не были заложены в бюджет и закуплены заранее. Помню, пришлось срочно искать цветочный магазин, за свои средства совершать покупку и отправлять сотрудника за букетом. В итоге мы успели, все закончилось все благополучно, а клиент остался доволен. Постепенно с приобретением опыта ты можешь уже предугадать подобные различные ситуации и заранее просчитывать их при подготовке».
Коллега советует новичкам детально разбирать проекты на этапе планирования и прописывать все дедлайны и нюансы. В этом помогают различные инструменты: чек-листы, таблицы, CRM-системы и таск-трекеры. Если что-то непонятно, лучше посоветоваться с коллегами или руководителем.
Расти в ивенте — значит уметь держать удар
Оксана Шалдина, HR-директор агентства Лира, уверена: инициативность и ответственность — ключевые качества новичка. Задавать вопросы, уточнять сроки, сообщать о сложностях, уметь планировать время и сигнализировать руководителю, если понимаете, что не сможете выполнить задачу в срок, — без этого в ивентах никак.
«Будьте готовыми к ненормированныму графику и стрессовым ситуациям. В ивентах времени на подготовку может быть мало, иногда приходится задерживаться, чтобы все успеть в срок. Это бизнес для людей, готовых к разным нестандартным и внезапным ситуациям. Кто-то в таких ситуаций аккумулирует свои силы, быстро предлагает решения. А кто-то впадает в ступор и готов все бросить. Кто-то получает удовольствие от разрешенных сложных ситуаций и результата. А для кого-то такая работа — большой стресс. Задумайтесь, к какому типу вы относитесь».
Ошибка — не провал, если можешь ее исправить
Елена Ивонина, аккаунт-директор Лиры, считает, что ошибиться может каждый. Важно вовремя это признать и найти решение.
«Не всегда ошибки случаются из-за отсутствия опыта. Важно не замалчивать проблему, а вовремя сообщить руководителю. Тогда у команды будет возможность понять, есть ли возможность исправить ее, и предотвратить более серьезные последствия».
Она вспоминает случай на крупном проекте, когда промах подрядчика мог привести к несоответствию задуманной концепции:
«В рамках концепции гостей мероприятия встречали аниматоры-фьеки в белых костюмах. Они должны были быть обязательно белые, никакие другие цвета не допускались. Менеджер заранее нашел местного подрядчика, передал ТЗ и договорился о сотрудничестве, внеся предоплату. Однако за три часа до начала мероприятия позвонил подрядчик и сообщил, что костюмы будут розовые. Сначала у менеджера была паника, но потом он пришел и честно рассказал про недобросовестного партнера. Не бывает безвыходных ситуаций, поэтому мы все вместе нашли новые костюмы и быстро доставили их на площадку. Правда они оказались слишком большие для наших аниматоров, и тогда нам пришлось подшить их на месте. Но главное — мы нашли креативное решение проблемы, и клиент остался доволен нашей работой».
По словам Елены, культура ошибок в команде «Лиры» выстроена не как поощрение промахов, а как умение разбирать проекты и делать выводы. После каждого мероприятия команда спокойно и без обвинений обсуждает, что сработало, а что нет.
«Очень полезно анализировать прошедшие проекты сразу после окончания реализации, пока все нюансы свежи в памяти, разбирать ошибки и подчеркивать, что было сделано классно и эффективно. Критика может присутствовать, но она должна быть конструктивной. Не нужно эмоционировать и переходить на личности. Как говорил французский поэт и философ Поль Валери: «Отвергая-предлагай, предлагая-действуй».
И мир не рухнул
В ивентах практически не бывает крупных проектов без форс-мажоров. Но именно в том, как мы на них реагируем, и проявляется профессионализм. Мы попросили ивент-менеджеров вспомнить моменты, когда что-то пошло не так, но благодаря их смекалке проекты прошли успешно.
Мила Седоплатова, event-менеджер агентства Лира, вспоминает, как спасали проект во Владивостоке:
«Мы заказали большую часть часть материалов в Москву и везли их с собой во Владивосток, потому что на месте нужных нам вещей в аренду не было. Но в день мероприятия с утра обнаружили, что столы старые, ножки ржавые, и скатерти должны быть в пол. Тогда мы нашли в городе и привезли на площадку огромное количество черной ткани и швейной ленты и быстро создали новые скатерти под наши нестандартно большие столы».
Максим Киреев, старший ивент-менеджер, поделился одной ошибкой, которую он никогда не забудет:
«Я участвовал в первом моем проекте в рамках ПМЭФ 2022 в роли руководителя. Заказчик — крупнейшая компания. Сложнее и ответственнее проекта на моей памяти в России нет. Был ковид, и все были обязаны по 6 (!) раз сдавать ПЦР во время монтажа и еще раз перед началом мероприятия. Я об этом знал и всю команду оповещал.
Однако за двое суток до старта форума внесли изменения: ПЦР нужно было сдавать не позднее, чем за два дня до проекта. В спешке я прочитал письмо по диагонали, не увидел уведомление об изменении и решил, что это просто напоминание. В итоге 70% команды не смогли зайти на площадку, в том числе генеральный директор, который должен был презентовать стенд клиенту. Я не могу перечислить какими путями я и все, кого я смог достать, пытались завести человека на площадку. Все тщетно, результат ПЦР пришел уже только ночью. По счастливой случайности исполнительный директор сдал ПЦР на сутки раньше, чем я просил, и имел доступ к стенду.
В моменте мне казалось, что это катастрофа, мир рухнул, и земля ушла из под ног. Однако сам форум прошел блестяще: стенд вышел невероятной красоты, клиент был в восторге, и настолько, что мы еще три года подряд делали не только ПМЭФ, но и ВЭФ».
Васнецова Дарья, ивент-ассистент, уверена, что проверять нужно все и по несколько раз. И даже себя:
«Первое время я не понимала, что нужно проверять работу вообще за каждым подрядчиком. Думала, если человек профессионал в своем деле, он не будет допускать глупые ошибки. Я на этом обожглась. Теперь стараюсь перепроверять все и за всеми. Даже за собой по несколько раз».
У Анастасии Черепановой, ивент-менеджера агентства Лира, долго не получалось подружиться со сметами:
«Первые шаги в ивенте были волнительными. Особенно, когда мне дали составлять первую смету. Вот там я боялась ошибиться в любой мелочи и постоянно спрашивала, как правильно заполнять. На что одна из коллег сказала, что она просто чувствует, как это надо делать. Тогда я думала: «Ваууу, она знает что делает!» Прошло время, и я поняла, что у составления сметы есть определенные шаги, и их просто нужно придерживаться».
Как агентства минимизируют риск ошибок
В проектных командах есть определенная структура: аккаунт-директор, старший event-менеджер, event-менеджер, младший event-менеджер, event-ассистет. Есть еще одна роль — стажер. Ребята приходят в агентство, чтобы получить первый опыт в ивентах, и остаются в команде на позиции ассистента.
Главное правило, по мнению Анастасии Кругловой, аккаунт-директора Лиры, простое: не дать джуну совершить критическую ошибку. Старшие коллеги должны работать с новичком постоянно — объяснять, направлять, быть готовым вмешаться, если что-то идет не так.
«В моей команде джун не может ошибиться катастрофически. Во-первых, он не ведет большие блоки, а во-вторых, я понимаю, что с человеком надо работать и вкладываться его руководителю. Некатастрофические ошибки всегда может решить старший менеджер, потому что он на опыте. Важно понимать, что джун — человек без опыта. Невозможно ожидать, что он сам сможет все понять и решить. Поэтому руководитель должен уделять внимание таким людям, рассказывать и учить. Тогда у вас со временем будет классный спец и преданный сотрудник», — комментирует Анастасия.
Топ-советов начинающим event-менеджерам
Вместе с коллегами мы составили наш топ-10 рекомендаций тем, кто отважится попробовать себя в ивентах:
- Профессиональный ивент-менеджер — не тот, кто никогда не ошибается. А тот, кто в любой ситуации соберется и найдет, как спасти проект.
- Ты никогда не будешь выглядеть глупо, если задашь вопрос о том, что тебе непонятно.
- А еще лучше сразу уточните в какой срок, какой результат и в каком формате хочет получить руководитель выполненную задачу.
- Больше профессионализма, меньше эмоций: спокойно и с холодной головой решайте проблему.
- Не нужно тратить время на поиск виноватых, пока проблема не решится.
- Думайте на шаг вперед и всегда составляйте запасной план на случай форс-мажоров. Львиную долю событий можно предугадать, если мысленно пройти весь путь вашего решения.
- Подтягивайте не только хард-, но и софт-скилы. В нашей сфере коммуникация решает половину проблем.
- Учите математику. Она вам очень пригодится.
- Будьте в тренде: подпишитесь на профильные СМИ и телеграм-каналы, посещайте отраслевые мероприятия.
- И, наконец, любите то, что делаете. А остальное приложится.
Ивенты — не для всех. Эта сфера подойдет людям, не представляющим свою жизнь без адреналина и постоянной смены проектов. И да, график будет ненормированный. Стрессы — постоянные. Но именно здесь вы научитесь мыслить быстро, принимать правильные решения и станете сильными профессионалами, которые воплощают самые смелые идеи и создают проекты, которыми можно гордиться.
Открытие новой площадки «К-30» в Санкт-Петербурге
Как изменилась профессия ивент-менеджера: от координатора к стратегическому продюсеру
Поделиться