17 event-профессионалов делятся секретами организации мероприятий

Нам не нужно рассказывать вам о том, как тяжело бывает порой организовывать мероприятие и насколько напряженно все это проходит. Но если вам интересно узнать, как оставаться спокойным перед важным событием, мы с радостью поделимся информацией.

17 профессиональных организаторов из различных отраслей event-индустрии поделились тем, как они справляются со стрессом.

1. Belle Wade, организатор событий London Fields Brewery

Главный мой совет о том, как снизить уровень напряженности перед событием — это подготовка. Я всегда очень тесно взаимодействую с нашей командой и пытаюсь продумывать все моменты, которые они должны знать перед событием. Обладать информацией в полном необходимом объеме и уметь ее грамотно скомпоновать — вот она, гарантия того, что не будет никакого недопонимания между вами, вашей командой и клиентами. Еще один важный момент — не паниковать, даже когда дела идут совсем не так, как хотелось бы. Лучше акцентировать свои усилия на поиске способов решения проблем.

Я считаю, что можно снизить уровень стресса за несколько дней до важного события путем составления списков дел, не забывая их обновлять. Иногда все мы чувствуем себя подавленными, и ничто не является более полезным, чем планирование предстоящей работы и ее решение шаг за шагом! Перед событием я также консультируюсь с моими коллегами. Они помогают мне советами, и это предает дополнительную уверенность.

• Не опаздывайте
• Всегда берите с собой зарядное устройство для телефона
• Хорошо выглядите
• Высыпайтесь
• Не забывайте про прием пищи, вам нужна энергия
• И всегда бери собой воду!

Чтобы остаться на вершине и гарантировать качество вещания, мы в DreamHack считаем, что есть три основных момента:

• Документация. Часто из-за стресса возникает путаница и неопределенность. Путем чтения документации (например, составленные списки и тезисы) можно привести мысли в порядок!
• Перерывы. В последние дни перед мероприятием важно делать короткие перерывы.
• Команда. Последний, но самый важный аспект, про который многие забывают, — вера в команду.

Все мы являемся частью развлекательной индустрии, а это означает, что приходится тратить очень много времени на непосредственное общение с людьми. Поэтому моя команда должна быть отзывчивой и обладать широким спектром навыков и знаний.

Организация event`ов — огромная часть моей работы, и я должен быть уверен, что команда знает, что она делает. Это значит, быть на шаг впереди всех остальных.

Советы, чтобы оставаться спокойными:

• Планируйте каждую мельчайшую деталь заранее и все записывайте.
• Работайте в команде, чтобы найти решение проблемы, если таковая имеется. Две головы работают лучше, чем одна.
• Всегда носите с собой зарядное устройство для телефона.

Вот мои три «запатентованных» шага, необходимые для того, чтобы оставаться спокойным:

• Первый шаг. Планируйте все, что только можете. Вы можете поделиться планом с вашей командой, или просто заглядывать в него, когда вы начинаете снова волноваться. Планируйте. Планируйте и еще раз планируйте.
• Шаг второй. Дышите. Вы все уже спланировали, воспользуйтесь моментом до мероприятия и немного отдохните.
• Шаг третий. Будьте готовы ко всему, ведь иногда все идет не по плану, но ничто не должно вас удивлять и выбивать из колеи.

Расслабьтесь, пропустите стаканчик пива, ведь, безусловно, вы это заслужили за всю проделанную работу.

На мой взгляд, лучший способ уменьшить нервную напряженность — это убедиться, что вы сделали все правильно, ведь в реальности не всегда все идет по плану! Но если вы хорошо поработали и ничего важного из виду не упустили, все будет отлично.

И если что-то пошло не по плану, воспользуйтесь моментом, не сразу реагируйте, просто подумайте о том, что вы можете сделать, чтобы все исправить.

Реклама

Конгресс-центр «Технополис
Москва» — более 1 800 м2
для офлайн- и онлайн-событий Всё для онлайн/гибридных мероприятий LOFT HALL:
5 топовых локаций
в черте города.
От 30 до 3000 гостей

QUINTESENCE -
эстетичное шоу
в световых
костюмах Bounce — современное
клубное пространство
на Белорусской
с большим двором ПОДПИШИСЬ НА ТГ!

Новая площадка
в СПб от
LOFT HALL:
6 залов трансформеров
на набережной Event.ru рекомендует - креативные event-агентства Фотозона
с нейросетью
в любых стилях

Event.ru рекомендует - топовые артисты! Event.ru рекомендует - лучшие площадки! Event.ru рекомендует - надежные подрядчики!

Как сюда попасть?

Все объявления/ Скрыть объявления

Планирование и подготовка является ключевыми аспектами для меня. Если у вас все четко организовано и подготовлено, то всегда есть «пространство для маневра» на случай, если что-нибудь произойдет в последнюю минуту. Помощь и поддержка команды также очень важны.

В нашей профессии довольно часто приходится нервничать и переживать из-за рабочих моментов, но самое главное — не показывать это клиентам. Они всегда должны быть уверены, что у вас все под контролем. Я всегда делаю для себя записи, составляю план, ведь невозможно все держать в своей голове.

Перед началом мероприятия я работаю над собой. Я меняю свою рабочую одежду, подкрашиваю ресницы и делаю прическу. Все это помогает создать иллюзию, что все идет отлично, пока остальные сотрудники бегают и суетятся вокруг меня. Кстати, пиво тоже помогает.

Я всегда заранее очень подробно пишу изложение событий на бумаге, обычно за несколько дней. Я описываю все, вплоть до мельчайших деталей. Может это и выглядит очень дотошно, но зато не раз выручило меня, ведь удавалось избегать многочисленных проблем в последнюю минуту.

Лучший способ оставаться спокойным во время подготовки к мероприятию — убедиться, что все нюансы продуманы, пройтись по всем пунктам вашего списка, ведь зачастую мы паникуем из-за страха что-то упустить из виду. Но при условии того, что вы все дважды перепроверите: места встречи, выступающих, спонсоров и так далее, вы избавите себя от лишнего беспокойства.

Я также предлагаю всегда предугадывать и продумывать всевозможные трудности, которые могут возникнуть в процессе. Не забывайте про победный настрой, высыпайтесь, правильно питайтесь, медитируйте, и если можете, употребляйте меньше кофе. Если ваше тело и разум находятся в гармонии друг с другом, вы отлично потрудились и подготовились к событию, то у вас нет никаких поводов для паники!

С целью удостовериться, что тщательно проработанный план выполняется, с помощниками проводится краткий инструктаж накануне мероприятия и выполняется «пошаговый проход» либо вечером перед днем мероприятия, либо в течение часа и более перед самым началом. Также, если вы регулярно и своевременно доводите до представителей информацию в сжатой форме, это помогает уменьшить число предварительных вопросов от них. Поможет также, если до начала мероприятия вы узнаете у представителей заказчика о требованиях к специальному диетическому питанию и о потребностях людей с ограниченными возможностями среди гостей (онлайн, как часть процесса регистрации), а также выясните до начала дня предпочтения участников по сессионным заседаниям (чтобы удостовериться, что вместимость помещений будет использована эффективно). Панели для презентационных слайдов должны быть представлены за два дня до мероприятия, чтобы успеть создать и закачать их на переносные ПК.

Я уверена, что детальное прорабатывание плана проведения мероприятия здорово помогает снизить уровень эмоционального напряжения. Конечно, невозможно, продумать абсолютно все, но командное обсуждение и инструктаж в день проведения event`а со всеми заинтересованными сторонами может свести к минимуму любые потенциальные проблемы до их возникновения, что, конечно же, создаст более благоприятную атмосферу.

Стресс может оказать серьезно влияние на все ваши планы. Хороший сон перед ответственным мероприятием всегда идет на пользу и помогает оставаться спокойным.

Для меня самое главное — это команда, с которой работаю бок о бок и безгранично доверяю. Вот уже на протяжении пятнадцати лет каждый год мы работаем с 18-летними безработными молодыми людьми, давая им шанс на лучшую жизнь, так как вера — очень важная часть всего того, что мы делаем.

По материалам eventbrite.co.uk