Евгения ДемидоваПри организации какого бы то ни было мероприятия каждый event-менеджер неизбежно сталкивается с дилеммой как уложиться в ограниченный клиентом бюджет не в ущерб качеству.
Разумный подход – главное условие любой экономии. Не исключение из правил и выбор кейтеринг-услуг для предстоящего события.
Мы постарались собрать максимально полезные способы и советы от европейских специалистов, которые помогут вам существенно снизить предполагаемые расходы.
1. Спланируйте event по часам
Обращайте внимание на временные рамки. Вы можете значительно сократить расходы, контролируя продолжительность вашего мероприятия. Вместо обычного коктейльного часа и последующего ужина за банкетными столами, который длится около пяти часов, можно устроить фуршетную вечеринку, на которой напитки и закуски будут предложены гостям в течение трех или четырех часов.
2. Используйте возможности рекламы
Если вы планируете масштабный event, то в целях экономии вы можете предложить кейтеринговым компаниям поучаствовать в рекламной акции – пригласите сразу несколько агентств или ресторанов с разнообразными этническими меню и организуйте специальное место для каждого из них. Презентовать такую концепцию можно под лозунгом «Кругосветное путешествие». Компании вряд ли откажутся от участия в престижном мероприятии, гости которого являются ценными клиентами для их бизнеса. Таким образом, вы сможете снизить общие расходы до оплаты исходных продуктов и работы поваров.
3. Урежьте затраты на рабочую силу
При организации небольших и малочисленных мероприятий обслуживающий персонал иногда и вовсе не нужен. Многие кейтеринговые компании предлагают своим клиентам так называемый «неукомплектованный пакет услуг», не включающий в себя официантов, которые, чаще всего и составляют основную статью расходов. После приготовления обговоренного меню и сервировки столов агентство лишь дает необходимые советы по обновлению угощений.
4. Сделайте выбор напитков менее разнообразным, но более привлекательным
Ограниченный выбор напитков в баре достаточно рискованный ход, поэтому, если вы решили сэкономить именно на этой статье, стоит быть наиболее аккуратными в выборе. Легче всего ограничить список двумя или тремя стандартными напитками, в зависимости от сезона, и добавить в меню один оригинальный коктейль. Всегда можно заменить известные марки вин и крепких алкогольных напитков на менее разрекламированные, но не следует перегибать и заказывать неопробованные или слишком дешевые бренды.
5. Откажитесь от специализированной посуды
Заказывая прокатную посуду, выберите универсальный вариант для всех предполагаемых блюд. Особенно это касается напитков, ведь арендуя разнообразные по форме и стилю бокалы под вино, шампанское и коктейли, вы, в конечном счете, тратите на каждого человека больше единиц, чем в том случае, если бы вы выбрали только один вид стекла.
6. Управляйте порциями
Банкетные столы, на первый взгляд, являются наиболее дорогостоящими из-за необходимости обслуживания и сервировки, поэтому многие выбирают в качестве альтернативы шведские столы. Но стоит отметить, что позволив гостям обслуживать себя самим, вы теряете контроль над количеством съеденного. Для поддержания красоты, шведский стол должен быть всё время наполненным, а никак не наполовину пустым, а это ещё больше увеличивает количество необходимых угощений. В дополнение к этому, после 30-40 человек, подошедших к столу, белоснежные скатерти и уникальное оформление непременно утратит свой идеальный внешний вид.
7. Скажите «да» паэлье и «нет» филе миньон
Вместо стандартных порционных стейков и гарниров предложите гостям уникальные этнические угощения. Например, блюда из тушеного мяса или морепродуктов, подающиеся сразу на целый стол.
8. Вычеркните пункты, которые и так никто не заметит
Очень часто бюджет уходит на детали и нюансы, которые и не нужны гостям. Например, многие приглашенные не пьют чай и кофе на мероприятиях, а вы всё равно заказываете чашки, сахар, сливки и столовые приборы.
9. Подходите к выбору места с умом
Как и во всех других случаях, в вопросах аренды помещений раннее бронирование всегда играет вам на руку.
10. Проводите обед по расписанию
Еще один важный совет от специалистов – позвольте кейтеринговой компании и арендованному помещению работать по своему расписанию. Устроив слишком ранний или слишком поздний event, вы в разы увеличите стоимость услуг.
По материалам bizbash.com
Советуем прочитать на Event.ru: лучшие статьи за неделю
В центре внимания: новые идеи украшения праздничных столов
Поделиться