Евгения ДемидоваБез надлежащей подготовки сборка и разборка декораций, подиумов и мебели после мероприятия может стать утомительной и грязной задачей. Когда дело доходит до организации, event-специалисты сильны настолько, насколько сильным является их самое слабое звено. Вот несколько советов от профессионалов о том, как максимально быстро и эффективно справиться с демонтажом.
Руководствуйтесь принципом «Чисто вначале — чисто и в конце»
David Stark из David Stark Design: «Во время монтажа на площадке события иногда происходит совершенное сумасшествие, особенно, когда мероприятие очень большое. Рабочие часто просто бросают пустые коробки и ящики в первый попавшийся незаметный угол. Когда же команда способна оборудовать чистое место для временного хранения всех инструментов и упаковочных материалов, которые необходимы для демонтажа, это будет не только экономить время работы после мероприятия, но и гарантирует, что все детали вашей мебели и установок имеют больше шансов быть упакованными с осторожностью и вернуться в целости и сохранности».
Назначьте ответственного
Каждый член обслуживающего персонала мероприятия должен знать свою роль и понимать кто является ответственным.
Bronson van Wyck из Van Wyck & Van Wyck: «У многих организаторов существует практика оставлять за главного младший персонал на демонтаже, но зачастую в процессе разборки всплывают важные задачи, требующие незамедлительного решения. Вы должны понимать, что нести ответственность за соблюдение графиков должен один человек — вы можете иметь несколько поваров, но шеф-поваром должен быть только один».
Monica Varner из Big City Events: «Назначьте ответственные позиции и список того, что должно произойти и в каком порядке. Убедитесь, что ваш график совпадает с дедлайнами, оговоренными площадкой».
Колеса вам в помощь
David Stark: «Хорошим вложением денег станут полки на колесах. Мы, например, размещаем элементы непосредственно на полках в студии, затем полки трансформируются в тележки, и мы закатываем их прямо в грузовики».
Оптимизируйте процесс транспортировки
Как правило, уменьшение затрат на излишнюю транспортировку приравнивается к более эффективному планированию бюджетов в целом.
Carine Bauvey из MA3 Agency: «Придерживаясь четкого плана, вы также можете минимизировать время транспортного простоя».
Продумайте все наперед
Если ваша мебель или сценические конструкции предполагают многоразовое использование, вы должны продумать, как грамотно подойти к вопросу первоначальной сборки, транспортировки и дальнейшего хранения.
Для одного из своих клиентов на дизайнерской выставке в Майами Meredith Lasher создала автономный блок в стиле Ikea, который может быть легко разобран и переправлен в следующий пункт назначения.
«Некоторые части конструкций мы проектируем так, чтобы они могли гнездиться вместе и способствовать амортизации при транспортировке», — объясняет Meredith Lasher.
Изучите окрестности
Гибкость и знание всех имеющихся параметров — ключевой момент успеха.
Craig Donahue из Donahue Group: «Узнайте обо всем, что есть в вашем распоряжении. Например, вы можете использовать генератор, а можете запитаться и от уличных столбов».
Bronson van Wyck: «Для мероприятия Mercedes-Benz в Лас-Вегасе доступ к месту проведения нам был предоставлен заранее. Таким образом, мы смогли отрепетировать монтаж и сократить время установки на 10 часов в день самого события».
Не забывайте об альтернативных решениях
Ориентировка на планирование всего до мельчайших подробностей помогает максимально эффективно организовать процесс.
Craig Donahue: «На демонтаже красной ковровой дорожки на кинофестивале Chanel Tribeca команде были установлены очень жесткие сроки — убрать массивную конструкцию из цветов рабочим предстояло строго до десяти вечера. Вместо того чтобы далеко отгонять транспорт мы получили разрешение на размещение грузовиков с обратной стороны здания, где проходило событие. К счастью, окна площадки были задрапированы, так что вид демонтажа был скрыт от глаз гостей».
Помните, что рабочие тоже люди
Иногда в процессе организации легко забыть, что персонал тоже может уставать.
«Рабочие должны отдыхать. Забронируйте номер в отеле неподалеку от площадки или оборудуйте место для монтажников», — советует Craig Donahue.
«Если ваши люди чересчур устают, они могут попросту сломать оборудование. Работа в ночную смену и вовсе может выйти из-под контроля», — соглашается с коллегой Bronson van Wyck.
Также как и гости на мероприятии рабочие могут быть голодными и мучиться от жажды.
«Обеспечить персонал напитками и едой во время перерывов. Забота о ваших людях не только положительно скажется на командообразовании, но и подарит дополнительную энергию», — объясняет David Stark.
По материалам bizbash.com
Event-профессионалы оценили церемонию Оскар 2015 на 4+
Цветовая гамма: Топ-10 трендов для свадебного сезона весна/лето 2015
Поделиться