Неформальный event: 4 важных аспекта организации корпоративного ужина

Небольшие званые ужины давно стали популярным способом выразить благодарность сотрудникам или развлечь VIP-клиентов в уютной обстановке. Вместе с тем, сегодня такой вид мероприятий требует гораздо больших усилий, чем красивое оформление зала и качественное меню.

Своими советами по поводу организации безупречного ужина делятся эксперты в области event, кейтеринга и дизайна.

• Декор стола должен быть продуман таким образом, чтобы ничего не препятствовало общению между гостями. В особенности, это касается предметов, размещенных в середине стола — они должны быть ниже уровня глаз.

• Christopher Confero, основатель дизайнерского агентства Confero, советует придерживаться следующих правил: «Если поставите локоть на стол и подпереть подбородок рукой, декор на нижнем уровне должен быть не выше этой линии. Если вы поднимите руку, вытянув ладонь, помните, что предметы верхнего уровня должны быть не выше этой линии.»

• Jennifer Coman, директор по маркетингу кейтерингового агентства Haute Chefs L.A., рекомендует избегать широких столов, поскольку чем ближе расстояние между гостями, тем более спокойно протекает беседа (нет необходимости напрягать слух и повышать голос). По мнению эксперта решающую роль играет также подбор удобных кресел и наличие подушек.

• В качестве звукового фона можно использовать легкие композиции или живую джазовую музыку.

• Освещение также является определяющим фактором. «На корпоративном вечере освещение должно быть не настолько тусклым, как в клубе, но в то же время не слишком ярким, как в больнице» — комментирует Jennifer Coman.

• Christopher Confero советует украсить стол свечами. По его мнению, это всегда выигрышный и в то же время достаточно бюджетный способ сделать ужин более уютным.

• Если на вечере присутствует ведущий, проследите, чтобы его шутки и интерактивы были со вкусом и перекликались с основными целями мероприятия.

• Организатор несет ответственность за то, чтобы гости не скучали и ощущали себя в полной мере комфортно. Один из способов поддержать беседу — запланировать темы для разговора заранее. На многих мероприятиях сидящие рядом гости незнакомы друг с другом, поэтому разговорить их помогут лишь наводящие вопросы ведущего.

• Если рассадка гостей предполагает несколько столов, то можно за каждым из них посадить подготовленного человека, задающего тон беседы. Вместе с тем, задача таких людей не заполнять паузы монологами, а облегчить беседу.

• Тосты также является отличным поводом поблагодарить гостей за то, что они пришли, и напомнить об основной теме мероприятия. David Merrell из агентства AOO Events отмечает: «Убедитесь, что площадка оснащена звуковой системой или, что человек, произносящий тост, обладает достаточно громким голосом. Кроме того, я часто говорю гостям, что не обязательно поднимать бокал с вином или шампанским, можно выпить любой другой напиток — мы же не хотим навязывать привычку употребления алкоголя.»

• Что касается подходящего времени для тоста, то лучше произнести его в самом начале, когда гости только садятся за стол, а также в перерыве между первым и вторым блюдом. Опытные организаторы не советуют отвлекать гостей перед или во время десерта — замечено, что именно на этом этапе ужина, внимание гостей рассеивается.

• Рассадка играет достаточно важную роль в планировании корпоративного ужина, поскольку от того, какие связи гости построят в результате вечера, зависит достижение ваших маркетинговых целей.

• Схема рассадки обязательно обсуждается с заказчиком мероприятия.

• Организатор мероприятия всегда должен быть в курсе того, как протекает вечер. Если все собрались за одним столом, проблем не будет. Если гости рассажены группами за несколько столиков, есть смысл побывать за каждым из них. Christopher Confero называет данный прием «игрой в горячие стулья». «Перед подачей каждого из трех блюд вы пересаживаетесь за новый стол и проводите какое-то время с разными гостями. — объясняет он. — Это потребует больше усилий, в том числе усилий поваров и официантов, но таким образом вы сможете уделить вниманию большему количеству посетителей.»

• На корпоративных ужинах особенно важно учесть диетические предпочтения всех гостей. David Merrell отмечает, что в настоящее время стало нормой заранее уточнять такие вопросы, как наличие пищевой аллергии и диетических ограничений. К тому же, для гостей это знак того, что организаторы заботятся о них.

• Официальный ужин — не место для эксперимента. Желательно не выходить за рамки обычных предпочтений, к которым относятся блюда из рыбы, курицы и говядины. Обычно у заказчиков уже имеются списки гостей с диетическими ограничениями. Если такого списка нет, меню нужно разработать таким образом, чтобы каждый смог на месте выбрать подходящее ему блюдо.

• Еда ни в коем случае не должна отвлекать гостей от разговора и способствовать неловким моментам. Вряд ли вам будет комфортно беседовать, держа в руке шампур с шашлыком или откусывая сэндвич. Дискомфорт может вызвать и употребление в пищу супа, пасты или других «громких» блюд.

• Где можно проявить фантазию, так это во время подачи десерта. Добавьте нотку расслабленности и интерактива, заставив гостей встать со стола и прогуляться к столику с десертом.

По материалам bizbash.com