Организаторы на 8 месте в рейтинге стрессовых профессий от Forbes

Недавно журнал Forbes опубликовал ежегодный список самых стрессовых профессий в мире, в число которых вновь вошла профессия event-координатора.

Должность организатора заняла 8 место в рейтинге из 10 позиций, уступив по уровню стресса профессиям, связанным с реальной ежедневной угрозой для жизни человека.

Те, кому доводилось планировать мероприятия, неважно, каждый день или время от времени, знакомы с невероятным волнением и страхом, что все пойдет не так. Уровень адреналина зашкаливает, ведь на кон поставлена ваша репутация и силы, вложенные в организацию. Достаточно ли человек зарегистрировалось? Почему не все спикеры прислали слайды для своих выступлений? Что если кто-то из выступающих откажется от участия в самый последний момент? – эти и множество других вопросы мучают голову бедного координатора на всех этапах event-планирования.

Как же успокоиться и начать дышать ровно, когда от тебя зависит успех целого мероприятия?

Как event-менеджеру достичь «дзена»?

Секрет спокойствия кроется в тщательной подготовке. Предлагаем вам несколько советов от экспертов event-индустрии.

1. Бэкап-план. Никто не застрахован от непредвиденных ситуаций. Однако если вы составите план действий на случай таких обстоятельств, многих неприятностей удастся избежать.
2. Дедлайн. Если материалы от спикеров или графика от дизайнеров требуется, предположим, через три недели, сообщите, что она нужна вам через неделю. Не сообщайте о том, что вы намеренно передвинули дедлайн. Старайтесь придерживаться озвученных сроков. Только так вы будете совершенно спокойны, что работа будет сделана вовремя.
3. Бюджет. Наиболее дорогостоящие статьи бюджета (площадка, промо-материалы, командировки) должны быть оплачены заблаговременно. Это поможет избежать лишней суеты перед самим мероприятием. Отдельный пункт бюджета обязательно посвятите непредвиденным затратам, которые могут возникнуть в самый последний момент.
4. PR-план. Чем раньше вы займетесь раскруткой проекта, тем лучше. Вам поможет реклама в соцсетях, email-рассылки и другие PR-кампании, вписывающиеся в формат и бюджет мероприятия. Заранее подберите как можно больше контента по теме. Потом, когда придет время опубликовать пост, вы просто скопируете подготовленный текст, не тратя на это уйму времени. Время лучше потратить на постоянное общение с подписчиками.

Наконец, стоит понять, что ошибки в работе event-координатора не настолько фатальны по сравнению с другими ответственными профессиями, например, пожарного или полицейского. К тому же, довольно часто промахи, которые так сильно расстраивают организаторов, посетителям не заметны вовсе. Помните о том, что нервные клетки не восстанавливаются, уделяйте особое внимание планированию и будьте уверены, что все пройдет хорошо!

По материалам govevents.com