Организация конференций: особенности взаимодействия со сложными спикерами

При организации крупной конференции одной из самых страшных угроз для срыва всего мероприятия является необязательный или капризный спикер. Пожалуй, больший вред может нанести только пожар, произошедший на вашей площадке за день до назначенной вами даты. Так или иначе, каждый event-менеджер хоть раз сталкивался с проблемой тех или иных критических ситуаций по вине докладчиков. Так как же справиться со строптивыми спикерами?

Наличие хорошего универсального плана имеет решающее значение. Мы собрали несколько практических советов, которые помогут избежать конфликтов на вашей конференции.

При выборе спикеров всегда принимайте во внимание личные качества

Если вы самостоятельно организуете мероприятие от начала и до конца и можете лично повлиять на выбор спикеров, всегда тщательно продумывайте детали до того, как принять окончательное решение. Если кандидат на роль докладчика в профессиональных кругах славится излишней капризностью и вообще ведет себя как настоящая дива, дважды подумайте, готовы ли вы и ваша команда к такому лишнему поводу для головной боли и прочим возможным неприятностям. Если же вы, вопреки всему, точно уверены, что это именно тот, кто вам нужен – что ж, по крайней мере, вы заранее знаете, чего можно ожидать, а с этим уже можно работать.

Прописывайте условия контракта вплоть до мелочей

Обязательно пропишите в контракте со спикером все необходимые детали. Соглашение, как минимум, должно содержать информацию о месте и времени проведения мероприятия, теме и продолжительности выступления, вопросов компенсации и возмещения расходов в случае непредвиденных ситуаций.

Сосредоточьтесь на деталях

Чаще всего конфликтные ситуации происходят именно из-за мелких недочетов и оплошностей. Не забывайте о простом человеческом факторе, ведь ваш докладчик, как и все занятые люди, находится в постоянном стрессе. Поэтому любая неприятность, например, забытый пункт райдера, отсутствие положенного трансфера от аэропорта или слишком яркий прожектор могут вывести спикера из себя.

Выделите ответственного человека для решения вопросов

Многих неприятных ситуаций можно заблаговременно избежать, назначив в помощь спикеру ответственного человека для решения возникающих проблем.

По материалам eventjuice.co.uk