Вера СавицкаяВ декабре 2012 года вышло третье издание книги Марси Блум — Wedding Planning for Dummies. Автор уже в течение 27 лет занимается организацией свадеб и других мероприятий. Ниже представлены правила организации мероприятий от Марси Блум.
Мыслите без ограничений!
«Думая, выходите за рамки» — это очень ужасное, на мой взгляд, клише. Какие рамки имеются в виду? Я считаю, что ивент-менеджер должен просто мыслить без каких-либо ограничений. Посмотрите на площадку так, как будто там никто и никогда раньше не организовывал ни единого мероприятия, и представьте, как можно использовать данное пространство в соответствии с вашими конкретными потребностями.
Организовывайте не только мероприятия, но и свою работу!
Организуйте свой режим работы в пределах разумного таким образом, чтобы вы могли комфортно сотрудничать с каждым конкретным клиентом. Некоторые заказчики предпочитают общаться через главный офис, другие хотят поддерживать регулярную связь по телефону и электронной почте только тогда, когда вопросы касаются логистики. Уточните у каждого клиента, какой способ общения предпочитает он, кого он хочет видеть в качестве основного менеджера для коммуникации (при этом имейте четкое представление о времени, которое будет потрачено на клиента), узнайте о вещах, которые ему не нравятся или даже раздражают. Если ответы на эти вопросы были получены в начале ваших отношений с клиентом, это поможет уменьшить количество проблем, что могут возникнуть позже.
Будьте конкретны!
Будьте очень и очень конкретны при работе над мероприятием с другими подрядчиками или партнерами. Как уже давно известно, даже внешний вид в стиле «белый верх, черный низ» может быть представлен в различных вариациях.
Улыбайтесь одинаково в начале и в конце мероприятия!
Мероприятие должно иметь начало, середину и конец, и все эти части одинаково важны. Каждая из них имеет свой собственный ритм и атмосферу. Сотрудники, которые прощаются с гостями в конце мероприятия, должны быть такими же приветливыми, как и те, кто здоровался с гостями в самом начале ивента. Это может означать, что персонал, работающий на площадке утром, не должен находится на мероприятии в 3 часа ночи.
Следите за последними воспоминаниями гостей!
Место, через которое гости покидают мероприятие, должно быть так же прекрасно, как и то, через которое они попадали на площадку. Если, к примеру, свадебная церемония состоялась и гости должны будут покидать мероприятие через это место, важно подмести разбросанные лепестки роз и убрать навес, под которым стояли молодожены. Помните: последние воспоминания о мероприятии обычно являются наиболее запоминающимися.
Будьте гибкими!
Очевидно, что чем больше внимания на мероприятии вы уделите деталям, тем лучше это будет для вас и клиента. Однако, вы также должны быть готовы убрать некоторые пункты из программы, если обстоятельства того требуют. Например, если ди-джей только что спас всех от засыпания, будьте мужественны и отмените подачу сорбета, даже если он был оплачен – дайте гостям потанцевать! Ваши способности мыслить в режиме онлайн и постоянно оценивать ситуацию на мероприятии – это то, что отличает хорошего ивент-менеджера от плохого.
Воруйте идеи извне!
Воруйте свои идеи за пределами ивент-арены. Это в результате доставит много удовольствия как организаторам мероприятий, так и клиентам, поскольку данный процесс делает возможным для ивент-индустрии все то, что раньше существовало только в других сферах.
Репетируйте!
Проиграйте свое мероприятие от начала до конца: представьте себя на месте гостя и не обязательно VIP. В нескольких случаях у нас был бюджет на генеральную репетицию, и мы прогоняли на ней все составляющие мероприятия: сервис, еда, развлечения. Это было очень большое привилегией и оказалось удивительно полезно.
По материалам и
Помощники для создания отличной презентации
Как сделать завтраки и обеды на деловых мероприятиях наиболее привлекательными?
Поделиться