35
поделились

Поделиться

Твитнуть

Поделиться

Что это?

Организация мероприятий является чрезвычайно выгодным занятием, но также она неразрывно связана с серьезным стрессом. Как и в любой профессии, в ней хватает своих досадных мелочей и трудностей — вещей, которые усложняют жизнь event-менеджера. Если вы чувствуете, что уже буквально сыты по горло, не волнуйтесь, вы не одиноки в ваших разочарованиях. Вот самые надоедающие вещи, от которых хотели бы предостеречь вас девять коллег из Великобритании.

Catherine Godsland, управляющий директор Out There Events

Catherine Godsland, Управляющий директор Out There Events

Одно из самых больших разочарований, с которым мы столкнулись в качестве агентства, случилось с нами, когда мы подавали заявку на финансирование мероприятия. Мы регулярно находимся в ситуации, когда собираемся принять участие в новом деле, но при этом должны учитывать, сколько креатива и времени мы должны вложить в него, не растеряв наши главные ценности. Я присутствовала на сетевом мероприятии, где конкурент признал, что они не участвуют в заявках, поскольку не хотят разглашать все свои идеи, если это не гарантирует в итоге совершение сделки. Ведь все мы уделяем много времени и сил развитию нашего бизнеса, обеспечивая его полнотой концепций и контента (визуальными эффектами и выставочными образцами).

Защита ваших творческих идей от того, чтобы клиент не просто бесплатно использовал эти идеи, или, более того, не предложил их другому агентству, — это всегда риск. Конечным результатом для нас является желание сделать наши представления реальностью, подписав контракт. Мы твердо убеждены в том, что «идеи» — это только часть общей картины, и именно реализация этих идей является по-настоящему ключевой задачей.


Charlie Howes, учредитель Nude Life и директор по маркетингу Chillisauce

Charlie Howes, Учредитель Nude Life и директор по маркетингу Chillisauce

Ожидание от заинтересованных сторон принятия решения и «эффект домино» при поиске места для проведения мероприятия, вот, что всегда огорчает. Среда оказывает довольно большое влияние на настроение людей и комфорт ваших посетителей. Выбор места проведения мероприятия будет одним из самых важных факторов успеха.

Если заинтересованная сторона задерживает подтверждение события, у вас меньше шансов получить оптимальный вариант, особенно в высокий сезон. Это может повлиять на стандарт вашего мероприятия.


Corinne Tatham, менеджер по продажам Bluehat Group

Corinne Tatham, Менеджер по продажам Bluehat Group

Основное разочарование, с которым я иногда сталкиваюсь, как организатор мероприятия, как правило, связано с отсутствием информации на начальном этапе. Моя роль в Bluehat Group позволяет мне тесно сотрудничать с нашими партнерами по агентству, которые приходят к нам за программами тимбилдинга в рамках мероприятия клиента.

Я горжусь тем, что предлагаю объективные решения для тимбилдинга, однако, не зная желаемого результата или цели клиента для мероприятия, темы или их бизнес-контента, трудно наилучшим образом адаптировать решения к их потребностям. Чем больше информации, тем больше я могу предложить подходящих вариантов, чтобы наши партнеры из агентства выглядели еще лучше перед своими клиентами.


John Fisher, управляющий директор FMI Group

John Fisher, Управляющий директор FMI Group

Промедление — это вор времени. С момента, когда мероприятие утверждено, часы начинают тикать. Так что, мое самое большое разочарование при запуске событий — это то, сколько времени тратится впустую на подготовку.

Большинство руководителей компаний считают, что шесть недель — это огромное количество времени, чтобы подготовиться к конференции по продажам. Но все организаторы событий знают, что это очень непросто. Процесс принятия решений, связанных с мероприятием, занимает намного больше времени, чем вы ожидаете.

Итак, если бы я мог дать только один совет, я бы посоветовал, чтобы каждый придерживался графика и выполнял свои обещания по принятию решений.


Mike Walker, управляющий директор MGN Events

Mike Walker, Управляющий директор MGN Events

Одним из самых неприятных переживаний, с которым мы сталкиваемся, является изменение характера послания или брендинга в последнюю минуту, из-за чего все может пойти наперекосяк. Часто требуются месяцы, чтобы добраться до определенного момента, когда все довольны окончательными договоренностями, а затем цели смещаются, зачастую старшим членом команды клиента, который, возможно, не был напрямую связан с работой, которая состоялась до этого момента. Крайне сложно проводить ребрендинг события в очень сжатые сроки, не неся при этом убытки.

Добавление в последние минуты кого-то в список гостей, также может стать причиной серьезной головной боли, поскольку велика вероятность составления новых списков, и особенно раздражает, если бейджики были напечатаны заранее. Также если количество людей увеличивается, то приходится вносить изменения в заказ еды и напитков.


Lizzy Gaskin, директор Right Angle Events

Lizzy Gaskin, Директор Right Angle Events

Одно из самых больших огорчений — это тайминги. Организуя мероприятия, нам часто приходится справляться со многими вещами одновременно (работать с поставщиками, транспортными компаниями, развлекательными заведениями и так далее). И обычно клиент хочет получать ответы незамедлительно.

Клиенты постоянно связываются с нами по утрам, еще до того, как они представят свои идеи менеджерам или руководителям, и сразу требуют смету. Когда мы получаем информацию с места проведения мероприятия или от поставщика за минуты до того, как нам нужно отсылать свою смету клиенту, это может немного расстраивать. Как бы то ни было, это наша работа. И чтобы успокоить клиента, приходится делать все вышеперечисленное.


Megan McIntosh, старший event-координатор BIG Partnership

Megan McIntosh, Старший event-координатор BIG Partnership

Во время планирования событий может возникнуть ряд неприятностей, первое и, пожалуй, самое заметное, это чья-то неявка. Это может разочаровать всех участников. Но ключевой тактикой всегда является регистрирование большего количества людей, чем это возможно, в целях наполнения зала и предотвращения отмен в последний момент. Мы также замечаем, что многие люди недооценивают количество времени, усилий и стресса, которые приходится задействовать в планирование мероприятия. Очень расстраивают сжатые сроки на организацию event`а. Тем не менее, неотъемлемой частью нашей работы является максимально эффективное распределение рабочего времени.

Еще одно огорчение связано с расходами, они часто недооцениваются! Но мы привыкли работать с разными бюджетами и всегда стараемся сделать лучшее предложение.


Griselda Togobo, управляющий директор Forward Ladies

Griselda Togobo, Управляющий директор Forward Ladies

Forward Ladies чрезвычайно гордится мероприятиями и конференциями, которые мы проводим ежегодно по всей Великобритании.

Когда вы пытаетесь сделать все идеально для ваших гостей и спикеров, обязательно будет много стресса и адреналина. Мы работаем вместе как сплоченная команда, чтобы гарантировать хорошую подготовку к любым неожиданностям.

Главное огорчение может быть связано с бюджетом. Мы хотим предложить нашим членам и их гостям потрясающие мероприятия и возможность обучения по экономным ценам, и поэтому мы должны следить за бюджетом. К счастью, мы работаем с замечательными партнерами по бизнесу, спонсорами и сторонниками, которые помогают нам достичь этой цели. Рекомендации всегда пригодятся при организации мероприятия.


Keith White, руководитель отдела PR & SEO Dobell Menswear

Keith White, Руководитель отдела PR & SEO Dobell Menswear

При планировании событий в последнюю минуту неожиданно могут возникать непредвиденные обстоятельства, которые застают вас врасплох. Это всегда очень расстраивает.

Когда вы проводите какое-то мероприятие, вам нужно прорабатывать все возможные сценарии заблаговременно, чтобы всегда иметь запасной план.

Еще одно из разочарований, которое вы, конечно, не можете показать, это когда клиент внезапно меняет свое мнение, в то время как вы уже вовсю занимаетесь проектом.


Заключение

При попытке воплотить в жизнь амбициозный проект, всегда будут возникать сложности, но опытные event-менеджеры способны решить их благодаря своим организационным навыкам и творческому потенциалу.

По материалам eventbrite.co.uk

Присоединяйтесь к Event.ru
Комментарии

Для того чтобы написать комментарий вы должны войти.

5 бесед TED для event-менеджеров, которые мечтают вдохновлять своих гостей «Что во что»: Во что положить материалы участника или 8 примеров для конференций
5 бесед TED для event-менеджеров, которые мечтают вдохновлять своих гостей «Что во что»: Во что положить материалы участника или 8 примеров для конференций