9 британских организаторов делятся самыми большими разочарованиями в event-бизнесе

Одно из самых больших разочарований, с которым мы столкнулись в качестве агентства, случилось с нами, когда мы подавали заявку на финансирование мероприятия. Мы регулярно находимся в ситуации, когда собираемся принять участие в новом деле, но при этом должны учитывать, сколько креатива и времени мы должны вложить в него, не растеряв наши главные ценности. Я присутствовала на сетевом мероприятии, где конкурент признал, что они не участвуют в заявках, поскольку не хотят разглашать все свои идеи, если это не гарантирует в итоге совершение сделки. Ведь все мы уделяем много времени и сил развитию нашего бизнеса, обеспечивая его полнотой концепций и контента (визуальными эффектами и выставочными образцами).

Защита ваших творческих идей от того, чтобы клиент не просто бесплатно использовал эти идеи, или, более того, не предложил их другому агентству, — это всегда риск. Конечным результатом для нас является желание сделать наши представления реальностью, подписав контракт. Мы твердо убеждены в том, что «идеи» — это только часть общей картины, и именно реализация этих идей является по-настоящему ключевой задачей.

Ожидание от заинтересованных сторон принятия решения и «эффект домино» при поиске места для проведения мероприятия, вот, что всегда огорчает. Среда оказывает довольно большое влияние на настроение людей и комфорт ваших посетителей. Выбор места проведения мероприятия будет одним из самых важных факторов успеха.

Если заинтересованная сторона задерживает подтверждение события, у вас меньше шансов получить оптимальный вариант, особенно в высокий сезон. Это может повлиять на стандарт вашего мероприятия.

Основное разочарование, с которым я иногда сталкиваюсь, как организатор мероприятия, как правило, связано с отсутствием информации на начальном этапе. Моя роль в Bluehat Group позволяет мне тесно сотрудничать с нашими партнерами по агентству, которые приходят к нам за программами тимбилдинга в рамках мероприятия клиента.

Я горжусь тем, что предлагаю объективные решения для тимбилдинга, однако, не зная желаемого результата или цели клиента для мероприятия, темы или их бизнес-контента, трудно наилучшим образом адаптировать решения к их потребностям. Чем больше информации, тем больше я могу предложить подходящих вариантов, чтобы наши партнеры из агентства выглядели еще лучше перед своими клиентами.

Промедление — это вор времени. С момента, когда мероприятие утверждено, часы начинают тикать. Так что, мое самое большое разочарование при запуске событий — это то, сколько времени тратится впустую на подготовку.

Большинство руководителей компаний считают, что шесть недель — это огромное количество времени, чтобы подготовиться к конференции по продажам. Но все организаторы событий знают, что это очень непросто. Процесс принятия решений, связанных с мероприятием, занимает намного больше времени, чем вы ожидаете.

Итак, если бы я мог дать только один совет, я бы посоветовал, чтобы каждый придерживался графика и выполнял свои обещания по принятию решений.

Одним из самых неприятных переживаний, с которым мы сталкиваемся, является изменение характера послания или брендинга в последнюю минуту, из-за чего все может пойти наперекосяк. Часто требуются месяцы, чтобы добраться до определенного момента, когда все довольны окончательными договоренностями, а затем цели смещаются, зачастую старшим членом команды клиента, который, возможно, не был напрямую связан с работой, которая состоялась до этого момента. Крайне сложно проводить ребрендинг события в очень сжатые сроки, не неся при этом убытки.

Добавление в последние минуты кого-то в список гостей, также может стать причиной серьезной головной боли, поскольку велика вероятность составления новых списков, и особенно раздражает, если бейджики были напечатаны заранее. Также если количество людей увеличивается, то приходится вносить изменения в заказ еды и напитков.

Одно из самых больших огорчений — это тайминги. Организуя мероприятия, нам часто приходится справляться со многими вещами одновременно (работать с поставщиками, транспортными компаниями, развлекательными заведениями и так далее). И обычно клиент хочет получать ответы незамедлительно.

Клиенты постоянно связываются с нами по утрам, еще до того, как они представят свои идеи менеджерам или руководителям, и сразу требуют смету. Когда мы получаем информацию с места проведения мероприятия или от поставщика за минуты до того, как нам нужно отсылать свою смету клиенту, это может немного расстраивать. Как бы то ни было, это наша работа. И чтобы успокоить клиента, приходится делать все вышеперечисленное.

Во время планирования событий может возникнуть ряд неприятностей, первое и, пожалуй, самое заметное, это чья-то неявка. Это может разочаровать всех участников. Но ключевой тактикой всегда является регистрирование большего количества людей, чем это возможно, в целях наполнения зала и предотвращения отмен в последний момент. Мы также замечаем, что многие люди недооценивают количество времени, усилий и стресса, которые приходится задействовать в планирование мероприятия. Очень расстраивают сжатые сроки на организацию event`а. Тем не менее, неотъемлемой частью нашей работы является максимально эффективное распределение рабочего времени.

Еще одно огорчение связано с расходами, они часто недооцениваются! Но мы привыкли работать с разными бюджетами и всегда стараемся сделать лучшее предложение.

Forward Ladies чрезвычайно гордится мероприятиями и конференциями, которые мы проводим ежегодно по всей Великобритании.

Когда вы пытаетесь сделать все идеально для ваших гостей и спикеров, обязательно будет много стресса и адреналина. Мы работаем вместе как сплоченная команда, чтобы гарантировать хорошую подготовку к любым неожиданностям.

Главное огорчение может быть связано с бюджетом. Мы хотим предложить нашим членам и их гостям потрясающие мероприятия и возможность обучения по экономным ценам, и поэтому мы должны следить за бюджетом. К счастью, мы работаем с замечательными партнерами по бизнесу, спонсорами и сторонниками, которые помогают нам достичь этой цели. Рекомендации всегда пригодятся при организации мероприятия.

При планировании событий в последнюю минуту неожиданно могут возникать непредвиденные обстоятельства, которые застают вас врасплох. Это всегда очень расстраивает.

Когда вы проводите какое-то мероприятие, вам нужно прорабатывать все возможные сценарии заблаговременно, чтобы всегда иметь запасной план.

Еще одно из разочарований, которое вы, конечно, не можете показать, это когда клиент внезапно меняет свое мнение, в то время как вы уже вовсю занимаетесь проектом.