Юлия ДядюраЕлена Якубова, генеральный директор и продюсер агентства Eventual, занимается организацией мероприятий уже более 15-ти лет. Начало карьере было положено в ресторанном бизнесе, затем в работе с американскими продюсерами (организация мероприятий с участием американских актеров). Не может жить без заботы о людях и изучения технических и декоративных новинок. Считает, что организация мероприятий – это поле деятельности, которое позволяет перепробовать множество профессий от воспитателя до инженера-наладчика.
1. Внимательно слушайте клиента
Очень важно услышать, что именно говорит клиент, и какой результат или эффект от мероприятия он ждет. Частая ошибка начинающего event-менеджера – настойчиво предлагать свои идеи, думая, что именно это пойдет клиенту на пользу. Предлагайте идеи, опирайтесь на свою компетенцию, но читайте между строк и настройтесь на волну клиента, улавливайте оттенки его восприятия ваших предложений.
2. В каждом мероприятии преследуйте выполнение бизнес-задачи
Корпоративные и деловые мероприятия затратны, и было бы несправедливо не извлекать из них выгоду – каждое мероприятие должно работать на своё: имидж, сплочение, совместную эмоцию, ощущение заботы руководства о коллективе. Мысленно станьте на время HR-менеджером, специалистом отдела обучения, менеджером по коммуникациям компании клиента, прочувствуйте задачу, стоящую перед вами, в зависимости от того, кто ее поставил. Представьте, что это ваш коллектив (клиенты, партнеры, коллеги) – вам будет легче сделать идеальное предложение клиенту.
Совет: читайте, читайте, читайте! Знакомьтесь с кругом обязанностей ваших клиентов, читайте их профессиональную литературу, чтобы говорить с ними на одном языке и понимать их потребности.
3. Соответствуйте
Изучите корпоративную культуру клиента, его опыт, его требования и ожидания. Адаптируйте ваш профессиональный опыт под опыт и привычки клиента. Клиент любит ненавистные вам шарики и настаивает на них (больная тема для меня лично)? Найдите на рынке самые красивые, из новейших материалов, надуйте их до самой стильной формы, которая возможна. Или замените маленькие на большие, светящиеся.
Клиенты не часто исследуют рынок, им не всегда известны новинки. Соответствуйте индивидуальности и запросам клиента, но делайте это всегда с наивысшим качеством деталей. Это важно еще и потому, что адаптируя опыт event-поколений под корпоративную культуру и привычки вашего клиента, вы сможете создать уникальный, индивидуальный продукт. А это бесценно!
4. Делайте всегда больше, чем ожидает клиент
Делайте больше, делайте от души. В конце концов, истинный успех приходит к тем, кто делает бизнес не ради бизнеса и денег, а к тем, для кого их event-бизнес есть и хобби, и дело всей жизни. Вовлекайтесь и переживайте за каждый момент подготовки и течения мероприятия. Если клиент не выскажет вам свою благодарность в лицо, то точно даст хорошие рекомендации для будущих клиентов. Искреннюю заинтересованность в успехе мероприятия не заметить невозможно.
5. Мелочей в организации мероприятий не бывает
Много было сказано на эту тему и, казалось бы, все знают — дьявол кроется в мелочах. Тем не менее, частая ошибка event-менеджеров состоит в том, что «и так сойдет», «клиент не заметит». Если вам все равно, то вам не место в этом бизнесе. Внимание к мелочам — это первое качество, которым должен обладать event-менеджер.
Совет: когда сценарий написан и утвержден клиентом, подрядчики набраны, декорации произведены, команда не один раз прошлась по чек-листу и вроде всё готово – сядьте в одиночестве, погрузитесь в предполагаемую атмосферу мероприятия и «пройдите» по нему от порога «на» мероприятие до порога «с» мероприятия, не пропуская ни одной мелочи, обязательно предполагая неожиданности и то, каким способом вы их устраните. Увидите – уровень вашей подготовки и уверенности сразу повысится в разы!
6. Говорите с подрядчиками на их языке
Выучить язык дизайнеров, техников, декораторов – это, конечно, необязательное условие для организации мероприятия. Но ведь мы говорим о воспитании истинных профессионалов. От подрядчиков зависит успех любого мероприятия. Опытным и профессиональным дизайнерам, декораторам, осветителям и звукорежиссерам всегда интереснее и приятнее работать с теми, кто дает точные технические задания и понимает тонкости. Посещайте семинары, организуемые вашими подрядчиками, читайте статьи, следите за техническими новинками.
7. Проверяйте и перепроверяйте
Этот совет о недоверии. О здоровом недоверии, которое должно стать вашей второй натурой. Недоверии к своей и чужой памяти, к обязательности артистов, к обещаниям подрядчиков. Проверяйте и перепроверяйте. Этот совет я услышала от американских менеджеров и по сей день благодарна им за то, что не скрыли от меня важнейшее правило в организации мероприятий! Не поленитесь уточнить у подрядчиков очевидное, напомнить артисту о конкретном порядке номеров, уточнить еще раз все точки подключения электричества на площадке, переспросить кондитеров о начинке торта и времени доставки.
Люди — не роботы, они часто ошибаются. Ошибиться не имеете право только вы! Тактично воспитывайте своих любимых подрядчиков – не позволяйте им опаздывать и не спускайте с рук малейшее невыполнение обещаний. Это дает плоды, и через время подрядчики сами будут вам признательны за их возросшее чувство ответственности, ведь ВЫ, профессионал с большой буквы, будете обращаться к ним с заказами снова и снова!
8. Станьте для клиента партнером
Будьте для клиента партнером, а не обслуживающим персоналом. Его успех – ваш успех. Его репутация в мероприятиях – ваша репутация и ваши будущие заказы. Волнуйтесь за успех мероприятия, советуйте клиенту и советуйтесь с ним, делайте для него больше, чем вас просят, предлагайте детальные подробные сметы, пояснения, прикладывайте иллюстрирующие картинки – делайте его профессиональную жизнь удобнее. Почувствуйте удовольствие от такого партнерства и такой заботы о вашем клиенте.
Поделиться