Евгения ДемидоваЧто отличает талантливого организатора мероприятий от посредственного? Чтобы сделать эту работу хорошо, требуется особое сочетание организационных и коммуникационных навыков, креативности и «холодной» головы.
Планирование любого события — сложная задача, поэтому что-то легко может пойти не так.
Возможно, вам интересно, почему ваше событие просто не в состоянии полностью реализовать свой потенциал? Читайте дальше и узнайте пять привычек, которыми неудачливые event-организаторы часто грешат.
Слишком много обязанностей
У вас только одна пара рук, поэтому не забудьте распределить рабочую нагрузку. И хотя заманчиво руководить всем, вникая в подробности, но ключ к эффективному планированию событий — это делегировать полномочия и доверять вашим сотрудникам. Хороший event-менеджер понимает, кому из сотрудников можно поручить конкретное задание, а также признать, когда необходимо привлечь внешних экспертов.
Организуя регулярные совещания по планированию, вы можете быть уверены, что команда на правильном пути.
Нет запасного плана
В любой момент что-то может пойти не так, как надо. Крайне важно планировать все возможные сценарии, которые могут сорвать ваше мероприятие. Вы должны выполнить оценку риска события на ранних этапах планирования, включая полный отчет о состоянии здоровья и безопасности, план транспортировки (включая непредвиденные обстоятельства) и так далее. В случае если вам придется отменить все, какой метод вы будете использовать для связи со всеми вашими посетителями?
Также стоит подумать о вещах, которые могут привести к превышению бюджета, и выяснить способы снижения этих рисков.
Пренебрежение новейшими инструментами планирования
Технология помогает вам выполнять свою работу более эффективно, то есть экономит ваше время, деньги и усилия. Не бойтесь этого. Не смотря на то, что ваш надежный старый ежедневник, возможно, хорошо служил вам в прошлом, переход на цифровой онлайн-формат поможет легко поделиться своим генеральным планом и бюджетом с командой, разрешить им редактировать и править, а также позволять каждому отслеживать любые изменения.
Процесс регистрации событий и оформления билетов также изменился: на современных платформах предлагаются простые и доступные решения для мероприятий любых масштабов. Воспользуйтесь инструментами интеграции социальных сетей, чтобы помочь продвигать ваше мероприятие, и следить за продажами круглосуточно через панель мониторинга событий и отчеты. Это сократит вашу рабочую нагрузку и освободит время, чтобы вы могли сконцентрироваться на других аспектах процесса планирования событий.
Сокращение расходов там, где этого не следует делать
Хороший event-менеджер должен убедиться, что организация события не выходит за рамки бюджета, однако, очень важно понимать, где можно сэкономить средства, а на чем экономить нельзя. Например, отказ от кофе-брейка может оставить ваших гостей голодными, измученными жаждой, уставшими и недовольными мероприятие в целом.
Кроме того, убедитесь, что в вашем распоряжении достаточное количество обслуживающего персонала. Недостаток помощников может вызвать более серьезные проблемы, чем перерасход бюджета.
Недостаток креативности
Хотя залогом создания успешного мероприятия является планирование, организация и управление, нельзя недооценивать и творческую составляющую. Успешно организованная, но скучная конференция вряд ли будет пользоваться успехом у делегатов. Итак, что вы можете сделать, чтобы привлечь участников?
Рассмотрите возможность проведения неконференции, которая позволяет участникам самостоятельно формировать программу, голосовать за докладчиков и за контент. Представьте некоторые необычные форматы сессий и интересные сетевые возможности. Используйте новые технологии, чтобы помочь вашему мероприятию выделиться.
Действительно стоящее событие получается, когда организаторы, спикеры, спонсоры и участники объединяются за общим делом.
Заключение
Такие неприятности, как перерасход средств и временные задержки, плохие продажи билетов и неудовлетворенность клиентов, могут легко испортить организованное вами мероприятие. Избавление от перечисленных выше вредных привычек позволит вам в дальнейшем предотвратить проблемы в организации и добиться признания.
По материалам eventbrite.co.uk
Event-тренды: 5 причин популярности 3D пресс-воллов
План рассадки гостей: 15 карточек, которые вы еще не видели
Поделиться