Редакция Event.ruКорпоративные заказчики страдают от излишней категоричности своих коллег из отдела закупок. Отсутствие понимания специфики ивент-рынка у отдела закупок мешает проводить мероприятия на качественном уровне и является одним из тормозящих факторов в развитии отрасли. К такому выводу пришли представители корпоративных заказчиков и агентств, которые обсудили проблемы взаимодействия на закрытом круглом столе в рамках MICE Excellence Forum.
С данным выводом согласны и участники опроса MICE Excellence, проведенного среди профессионалов индустрии. 84% респондентов согласились с утверждением, что от категоричности работы отделов закупок корпоративных заказчиков страдают не только агентства, на которые постоянно давят по снижению цены, но и непосредственные заказчики мероприятий из отделов маркетинга, рекламы, внешних коммуникаций, внутрикома и HR.
Мария Богданова, исполнительный директор Национальной ассоциации организаторов мероприятий (НАОМ), генеральный директор Team for Dream:
«Отделы закупок сравнивают разные виды смет: сметы агентств, которые дают прозрачные цены, но при этом выставляют менеджмент и агентскую комиссию, и сметы агентств, которые «зашивают» свои прибыли и накладные расходы в других пунктах сметы. А после этого пытаются их уравнять. У одних сократить агентскую комиссию и менеджмент до размеров тех агентств, которые попрятали это в пунктах. А у тех, кто припрятал — режут пункты до цен из прозрачных смет».
Агентства готовы провести разъяснительные встречи с отделом закупок. И иногда даже случаются такие кейсы. Например, отдел закупок одного из ведущих футбольных клубов приехал на встречу к агентству, с которым хотел работать отдел маркетинга, на протяжении нескольких часов разбирался, как устроена экономика проекта и из чего складывается стоимость часа сотрудников, в результате чего согласился с корректностью расчета предложенной сметы. Но, конечно, такой подход возможен только при инициативе и заинтересованности самих конечных заказчиков из числа отделов маркетинга и HR.
Со своей стороны корпоративные заказчики также озвучили свои затруднения, которые у них накопились по итогам работы с ивент-агентствами. В частности вопросы касались прозрачности ценообразования.
Подавляющее большинство клиентов запрашивает у агентства прямые контракты с поставщиками. 21% респондентов опроса MICE Excellence делают это часто, а 53% иногда. При этом сами агентства очень трепетно относятся к данному вопросу.
«Агентства борются за увеличение агентской комиссии и за прозрачность, и эта позиция понятна. Но когда мы захотели в договоре с агентствами прописать обязательство по предоставлению первичной документации с подрядчиками, то получили отказ в 12 из 15 случаев», — делится опытом руководитель отдела по организации мероприятий крупного IT-бренда.
У ряда заказчиков, например «АльфаСтрахование — Жизнь», подобный пункт является обязательным, поскольку этого требует отдел аудита, если проверяет закупку. В МТС также являются сторонниками такого подхода, поскольку он делает процедуру более прозрачной, в том числе перед внутренним аудитом.
По мнению участников дискуссии, данный осторожный подход со стороны агентств объясняется несколькими факторами. Во-первых, нежеланием агентств вести дополнительный документооборот. Во-вторых, опасением, что клиенты напрямую в дальнейшем будут заказывать поставщиков и подрядчиков.
Дискуссионным получилось и обсуждение затрат, которые агентства тратят на подготовку концепций и предложений и при этом не выигрывают тендер. По словам представителя топ-агентства, в их практике был случай, когда стоимость подготовки предложения составила 700 000 рублей, но при этом тендер не был выигран.
Со своей стороны представители заказчиков отметили, что большие затраты, включая, например, создание 3D-визуализации события — это зачастую собственная инициатива агентства. Их требование ограничивается лишь презентацией. С таким тезисом согласились 57% опрошенных заказчиков. Подобные инициативы, конечно, повышают шансы агентства на победу в тендере, но все действуют в рамках открытого рынка и если кто-то «может себе позволить визуализацию — это его преимущество». Лишь 12% заказчиков заявили, что 3D-визуализация является фактически обязательным пунктом в предложении, даже если в ТЗ формально нет такого требования.
Лилия Федорова, CEO Avantage Event Project:
«Как вариант компромиссного решения — изначально ограничивать количество агентств, которые приглашаются в тендер. Подобная практика есть в крупных компаниях, которые формируют свой пул. Таким образом с одной стороны обеспечивается здоровая конкуренция, при этом заказчик получает качественные предложения, поскольку агентства не распыляют ресурсы. Это же движение в обе стороны. Мы в целом не идем в тендеры, если нет возможности личного дебрифинга — значит в нашей экспертизе не очень заинтересованы».
Но также зачастую этот пул искусственно расширяется по инициативе отдела закупок, в результате чего в него попадают агентства с сомнительной репутацией.
Дарья Прохорова, ex-руководитель направления по подготовке мероприятий для сотрудников VK, ex-руководитель группы внутренних мероприятий Тинькофф:
«Я не буду принимать смету от агентства, в котором комиссия меньше 5%. Просто потому что понимаю экономику проекта и что в таком случае реальная комиссия размывается по остальной смете. У меня были случаи, когда агентство исключалось из тендера по причине демпинга. Мне как специалисту было очевидно, что с обозначенной стоимостью невозможно качественно организовать проект. Но подобное решение было возможно только за счет предварительных долгих обсуждений и внутренней работы с отделом закупок относительно ценообразования на ивент-рынке».
К слову, у участников опроса MICE Excellence разошлись мнения о том, какая на данный момент рыночная агентская комиссия:
- 38% заказчиков уверены, что маржинальность агентств должна составлять 10-15%, чтобы они оставались рентабельными
- 28% заказчиков выбрали вариант 15-25%.
- 16% считают адекватной в текущих условиях маржинальность в 30%
- 12% участников опроса выбрали вариант 10%
- 6% заказчиков считают, что 5%
Ирина Михалькова, креативный директор MICE Excellence:
«С одной стороны, за счет закрытого формата дискуссия получилось очень откровенной, поэтому мы назвали такой формат дискуссии «баня», где все открыты и могут называть вещи своими именами. С другой стороны, в дискуссии принимали участие как заказчики, так и агентства, достигшие определенного уровня профессионального развития, который позволяет им эффективно взаимодействовать. А в среднем по рынку ситуация сложнее и, соответственно, стоит задача популяризировать лучшие практики взаимодействия агентств и заказчиков, которые есть в отрасли».
Топ-5 интерактивных новинок, которые удивят гостей на мероприятии
Весь трэвел — театр: как эксперты MICE-индустрии покоряют большую сцену
Поделиться