Редакция Event.ruКомпания SAP — международный лидер в производстве программных обеспечений для бизнеса и организаций различных отраслей: от финансовых и социальных услуг до промышленности, потребительских товаров и государственного сектора.
SAP помогает компаниям решать бизнес-задачи с помощью новейших цифровых технологий: больших данных, блокчейна, облачных вычислений, машинного обучения и так далее. В продуктовом портфеле SAP — комплексные решения для всех бизнес-процессов, среди которых клиентский сервис, управление расходами, маркетинг, HR и вовлечённость персонала, аналитика и другие.
23 апреля 2020 года прошёл ежегодный бизнес-форум SAP NOW — крупнейшее событие в России и СНГ, посвящённое трендам цифровых технологий и автоматизации. Из-за эпидемии коронавируса и карантина мероприятие полностью перенесли в онлайн.
Техническим обеспечением форума занималась компания COMDI.
В этой статье вы узнаете главные инсайты и рекомендации от представителей SAP и COMDI о том, как успешно провести крупнейший бизнес-форум на 10 000 участников.
Инсайт №1: Важна продуманная структура, которая будет возвращать
При организации онлайн-форума на целый день важно построить программу мероприятия так, чтобы участник постоянно возвращался на мероприятие. Всегда есть те, кто максимально мотивирован и будет сидеть весь день перед монитором, но есть и те, кто выберет для себя лишь несколько самых интересных выступлений.
Структура форума SAP NOW в онлайне состояла из открывающей пленарной сессии со спикерами, шоу-кейсов, деловой части (нетворкинга) и закрывающей пленарной сессии.
И именно решение не только открывать, но и закрывать мероприятие живыми выступлениями спикеров позволило увеличить интерес участников и чаще возвращать их к событию в течение дня.
Инсайт №2: Чем динамичнее, тем лучше
Конечно, не стоит пытаться напичкать мероприятие сразу и всем. Однако хорошая режиссура и динамичный сценарий — это, действительно, важно. Нужна золотая середина: не перегрузить и не усыпить. Для SAP NOW разработкой сценария занималась команда РБК.
Например, в утренней пленарной сессии форума SAP за 1,5 часа выступило 14 спикеров, что намного больше, чем ранее было в офлайне. То есть вальяжная раскачивающая дискуссия превратилась в бодрое заряжающее открытие. Для онлайн-формата, в котором у участников слишком много поводов и соблазна отвлечься, динамичное и цепляющее начало — то, что нужно.
Инсайт №3: Предзаписанные доклады — это не скучно
Есть стереотипное мнение о том, что выступление спикера в прямом эфире — это априори лучше, чем предзаписанное видео-выступление. Но всё зависит от формата и темы.
Для форума SAP NOW было сделано большое количество предзаписанных докладов. Это были как записи из студии в офисе SAP, которые удалось сделать ещё до жёсткого карантина, так и записи, сделанные удалённо с помощью видеосвязи, а затем обработанные и смонтированные.
Предзаписанные доклады стали заменой выставки, которая является неотъемлемой и ценной частью ежегодной программы форума в офлайне. На выставке эксперты рассказывают и показывают способы применения цифровых технологий на реальных кейсах. Темы довольно сложные, поэтому было важно сделать их максимально продуманными с точки зрения содержания. Именно предзапись позволила это сделать.
Кроме того, предзаписанные доклады были в формате интервью с профессиональной телеведущей, что сделало шоу-кейсы интереснее и живее.
Инсайт №4: Нетворкинг в онлайне существует
Продолжая развивать альтернативу офлайн-выставки, организаторы столкнулись с вопросом того, как реализовать нетворкинг в онлайн-формате.
Решением стала интеграция вебинарных комнат Webinar.ru для общения с экспертами шоу-кейсов. Любой участник в любое время мог войти в любую вебинарную комнату и задать вопросы тому же эксперту, который выступал на шоу-кейсе.
В итоге в онлайне удалось реализовать достойную и рабочую альтернативу выставке и нетворкингу, которая не только вовлекла участников форума, но и стала инструментом лидогенерации.
Инсайт №5: Модератор — активный ведущий, а не конферансье
Модератор не должен быть конферансье, он должен быть хозяином ситуации, активным ведущим, имеющим свой взгляд и своё мнение, умеющим держать внимание аудитории. Это сильно влияет на вовлечённость участников и их желание не отвлекаться от мероприятия.
Инсайт №6: Нужна единая площадка для навигации участников
При насыщенной программе мероприятия обязательно нужна единая площадка для навигации участников. На форуме SAP это был сайт, который ежегодно используется для привлечения, но в этот раз стал ключевым способом навигации и основным местом трансляции контента.
В офлайне с навигацией проще: даже если человек не сразу найдёт нужный зал, он вряд ли решит покинуть событие. А вот в онлайне такое вполне может случиться.
На форуме SAP было 6 параллельных залов, в каждом из которых от 2 до 4 сессий, шоу-кейсы, нетворкинг в вебинарных комнатах. Понятная программа и простая навигация на сайте помогли участникам не теряться и, как следствие, не уходить с мероприятия.
Инсайт №7: Необходим партнёрский подход в работе с подрядчиками
В подготовке масштабных событий такого типа, как бизнес-форум SAP NOW, всегда участвует несколько сторон. Как минимум, это команда со стороны организатора и команда технического подрядчика.
В работе очень важна скорость взаимодействия и партнёрский подход. Во-первых, все взаимодействия организатора с подрядчиком происходят исключительно в удалённом формате, включая процесс самого мероприятия. Это требует высокого темпа и уровня коммуникаций. Во-вторых, схема «дать бриф — получить результат» не работает. Нужно постоянно что-то обсуждать, менять, адаптировать, искать решения, иногда создавать их с нуля.
Инсайт №8: Онлайн — это другой пользовательский опыт
Нужно помнить, что онлайн — это другой пользовательский опыт. Больше всего формат онлайн-мероприятий похож на телевидение.
Ваш участник в любом случае находится в роли зрителя, даже если при этом участвует в дискуссии и задаёт вопросы в чате. Зрителю очень легко отвлечься, потерять интерес и выключить «телевизор». А ещё зрителя сложно заставить смотреть один и тот же канал весь день. Поэтому важно объективно ответить себе на вопрос, позволяет ли бренд делать мероприятие на целый день или всё таки лучше растянуть на несколько.
Инсайт №9: Онлайн может больше, чем кажется
Многие считают, что онлайн сильно ограничивает возможные форматы коммуникации с участниками. Но это не так. Нужно пробовать новое, задействовать больше технологий: чат-боты, искусственный интеллект, поиск по интересам, имитации, моделирование и так далее.
Инсайт №10: Действие всегда лучше фрустрации
Как решить, стоит ли переводить мероприятие в онлайн-формат? Пожалуй, оставим здесь ответ, который не нуждается в комментариях.
«Автомобили памяти» ко Дню Победы от Braininglab и Ситимобил
Взгляд назад: Супер-идеи event-дизайна от организаторов Met Gala
Поделиться