Ян ГуламовПочему подрядчики по оборудованию подводят даже в хорошо спланированных мероприятиях и как этого избежать на практике? Ян Гуламов, основатель Right Guys, разобрал типовые ошибки рынка и пути их решения, на основе практического опыта работы с мероприятиями разного масштаба.
Этот материал будет полезен event-менеджерам, которые отвечают за результат, а не только за смету.
В ивенте оборудование часто воспринимают как второстепенный элемент проекта. На этапе подготовки основное внимание уделяют концепции, площадке и программе, а оборудование подключают позже — как техническую задачу, которую «нужно просто закрыть».
Проблемы почти всегда возникают на площадке. Именно там становится понятно, что оборудование — это не фон, а часть общего впечатления: визуального, функционального и организационного. И любые сбои здесь автоматически считываются заказчиком как недоработка всей команды.
В ивент-рынке есть два типа прокатчиков: те, кто «привозит позиции», и те, кто отвечает за результат блока целиком. Большинство проблем возникает в момент, когда от первых ожидают поведения вторых.
Оборудование подключают слишком поздно
Проблема
Во многих проектах оборудование появляется в самом конце — когда ключевые решения уже приняты. Подрядчику передают готовый список и ожидают, что он просто «реализует». В этот момент уже невозможно повлиять на логику пространства, учесть реальные ограничения площадки или предложить более устойчивые решения. Любые несоответствия приходится исправлять в последний момент. Это как просить «чуть подправить проект», когда бетон уже залит.
Как этого избежать
Подключать прокатчика на этапе планирования и обсуждать не перечень позиций, а задачу проекта и условия ее реализации.
Оборудование считают второстепенной статьей бюджета
Проблема
На этапе сметы оборудование часто воспринимается как менее значимая статья расходов. Его бюджет заметно меньше, чем у площадки, кейтеринга или шоу-программы, при этом именно здесь чаще всего пытаются сэкономить. Понимание реальной роли оборудования, например мебели, приходит уже на площадке — когда оно становится частью визуального образа и комфорта гостей.
Как этого избежать
Оценивать оборудование не по доле в бюджете, а по влиянию на итоговое восприятие результата заказчиком.
Экономия там, где она не работает
Проблема
Заметно более дешевые предложения выглядят привлекательно на этапе выбора подрядчика. Но в ивенте низкая цена редко бывает случайной. Чаще всего она означает системные ограничения: изношенное оборудование, неподготовленный персонал, слабую логистику или отсутствие резервов.
Логика здесь простая: если цена ниже рынка, где-то уже сэкономили — вопрос только, где именно. Погоня за минимальной ценой часто выходит боком.
Как этого избежать
Понимать, что системное качество возможно только в ценовом диапазоне, который позволяет его обеспечивать на каждом этапе.
Две волны спроса и работа в последний момент
Проблема
Event-индустрия живет в режиме пиков. Первая волна — проекты, запланированные заранее. Вторая — клиенты, приходящие за недели или даже дни до мероприятия. В таких условиях компании без резервов и ограничений по загрузке начинают брать на себя больше заказов, чем способны качественно реализовать. Это похоже на ресторан, который принимает вдвое больше гостей, чем помещается в зале — дальше начинается импровизация.
Как этого избежать
Работать с подрядчиками, которые умеют управлять пиками: ограничивают загрузку и закладывают резервы под изменения.
Обещают то, за что не могут отвечать
Проблема
Плохой учет, отсутствие своевременных списаний и контроля состояния оборудования приводят к ситуации, когда за несколько дней до мероприятия выясняется, что часть подтвержденных позиций недоступна. Параллельно с этим некоторые компании размещают у себя на сайте все, что существует на рынке — независимо от того, есть ли это у них в наличии. Задача простая: получить заказ. Дальше начинаются срочные замены, попытки «подобрать что-то похожее» и фразы из серии «обычно это есть, но сегодня не сложилось».
Как этого избежать
Работать с подрядчиками, которые показывают и подтверждают только то оборудование, за которое готовы отвечать, и фиксируют конкретные позиции под конкретные даты.
Менеджер не понимает проект целиком
Проблема
Иногда менеджер подрядчика формально принимает заказ, задает минимум вопросов и быстро подтверждает смету. На практике это означает, что он не погрузился в специфику площадки, логистику, условия монтажа и демонтажа.
Как этого избежать
Обращать внимание не только на количество вопросов, но и на их глубину. Профессиональный менеджер понимает площадку, логистику и монтаж так же хорошо, как собственное оборудование.
Медленные решения и ручные процессы
Проблема
В ивенте изменения происходят постоянно. Когда все решения принимаются вручную и проходят через длинные цепочки согласований, даже небольшие правки начинают занимать часы или дни.
Как этого избежать
Выбирать подрядчиков, у которых скорость обеспечена системой и автоматизацией.
Отсутствие собственной инфраструктуры
Проблема
Компании, полностью зависящие от сторонних подрядчиков, теряют управляемость. Любая поломка или доработка превращается в обсуждение причин, а не в решение. Когда времени нет, объяснения мало кого интересуют.
Как этого избежать
Работать с компаниями, у которых есть собственная логистика и технические мощности.
Отсутствие собственной службы технического персонала
Проблема
Даже качественное оборудование можно испортить неаккуратным монтажом. Работа со случайным, дешевым персоналом приводит к ошибкам и рискам на площадке. Экономия на людях почти всегда возвращается в виде проблем.
Как этого избежать
Наличие собственной службы технического персонала, которая знает оборудование и стандарты компании.
Сервис, заканчивающийся доставкой, и игнорирование репутации
Проблема
Распространенная модель — выполнить доставку и монтаж, а дальше считать задачу закрытой. Это работает ровно до первого сбоя — а дальше внезапно выясняется, что «мы вообще-то уже все сделали».
Как этого избежать
Выбирать подрядчиков, которые сопровождают проект до его завершения, остаются на связи 24/7 и работают с прицелом на долгосрочные отношения.
В заключение
Компании, которые берут ответственность за блок оборудования целиком, выстраивают работу иначе: они думают задачей, рисками и итоговым результатом. Такой подход позволяет стабильно работать и с крупными проектами, и с обычными мероприятиями, которых в месяц проходят сотни. Именно по этой модели мы работаем в Right Guys — с фокусом на надежность и системность. Во главе угла сегодня стоят долгосрочные отношения, а не разовые сделки, если ты смотришь на перспективу. И это то самое партнерство, которое выгодно обеим сторонам.
Понимая, что работа с новым подрядчиком это всегда стресс и выход в зону непредсказуемости — мы подготовили базовый чек-лист для event-менеджера. Здесь ключевые вопросы, которые нужно задать в начале работы, чтобы минимизировать риски того, что в дальнейшем что-то пойдет не так:
- Когда подрядчик подключается к проекту?
- Работает ли он со списком или с задачей целиком?
- Подтверждается ли наличие конкретного оборудования?
- Есть ли резервы под изменения?
- Понимает ли менеджер площадку, логистику, монтаж и демонтаж?
- Сколько уточняющих вопросов он задает на старте?
- Насколько быстро принимаются решения?
- Есть ли собственная логистика?
- Есть ли ремонт и техническая поддержка?
- Есть ли собственная служба технического персонала?
- Есть ли связь 24/7 в день мероприятия?
- Есть ли реальные отзывы вне сайта?
- Соответствует ли цена уровню ответственности?
- Готов ли подрядчик отказаться, если не может гарантировать результат?
Поделиться