Редакция Event.ruДаже агентства, совсем не имеющие опыта работы с госзаказчиками, сейчас начали смотреть в сторону тендерных процедур, пытаясь в условиях падающего коммерческого спроса получить заказы на мероприятия от государства.
Но госзакупки — это сложная многосоставная процедура, не терпящая даже малейших ошибок со стороны участников и требующая высокого уровня ответственности и экспертизы.
На основе конференции НАОМ, посвященной работе с закупками, мы подготовили краткое саммари из 15 основных ошибок, которые агентства совершают при начале работы с госзаказчиками.
Спикер Станислав Петров рассказал обо всех нюансах поиска первых тендеров, оценки их перспективности, а также обо всех требованиях, несоблюдение которых может стоить агентству не только проигрыша в тендере, но и потери всего бизнеса.
Искать тендеры от случая к случаю
Мониторить тендеры необходимо постоянно. Это можно делать самостоятельно, поручить отдельному менеджеру или отдать на аутсорс специализированным компаниям.
После того как вы получили аккредитацию в Единой информационной системе закупок, вы можете установить там фильтры по названию заказчика и по коду ОКПД.
Для поиска подходящих тендеров существует также ряд коммерческих систем, которые работают по абонентской плате: сервис Контур.Фокус, программа Seldon и прочие. Они ежедневно присылают пользователю подборки госзакупок, которые соответствуют выбранным критериям.
На данный момент существуют следующие площадки для проведения торгов:
- Сбербанк-АСТ (sberbank-ast.ru)
- Росэлторг (roseltorg.ru)
- РТС-тендер (rts-tender.ru)
- Национальная электронная площадка (etp-ets.ru)
- Заказ РФ (zakazrf.ru)
- РАД Госзакупки (lot-online.ru)
- ЭТП ГПБ Электронная торговая площадка Газпромбанка (etpgpb.ru)
- ЭТП ТЭК-Торг (tektorg.ru)
Не оценивать объективно заказчика
Участие в тендере — это очень трудозатратный процесс, поэтому, когда вы найдете интересную для вас закупку, необходимо внимательно проанализировать ее, чтобы спрогнозировать свои перспективы. Для этого стоит изучить план-график будущих закупок заказчика и документы в архиве за предыдущие годы — всю информацию, до которой вы можете дотянуться. Узнайте, сколько участников выходило на тендеры в прошлом и что это были за компании, какие там были требования и отличались ли они от текущих; было ли снижение цен на торгах и поступали ли жалобы от участников.
К примеру, если на торги вышло 2 участника, снижение цены составило 1 %, подавались жалобы, которые ничего не изменили, — скорее всего, шансы взять тендер у этого заказчика невелики. Хороший показатель — снижение цены на 15 %.
Рассчитывать на демпинг
Чаще всего закупки на проведение мероприятий проводят в формате открытого конкурса в электронной форме. На таких конкурсах участников оценивают не только по цене, но и по так называемому нестоимостному показателю, куда входят квалификация, опыт работ и наличие сотрудников с соответствующими выписками.
Конкурентная цена дает только 60 % шанса победить на конкурсе, к тому же зачастую значительно снизить цену на торгах невозможно — слишком низка маржинальность. Поэтому именно нестоимостный показатель обычно становится решающим фактором для выбора победителя торгов в сфере мероприятий.
Обычно государственные заказчики оценивают опыт работ, который в том числе складывается из количества и общей суммы выполненных контрактов за прошлые годы. Причем, если по 44-ФЗ учитываются все работы, то по 223-ФЗ заказчик может учитывать только работу с госзаказами или установить ограничения по объему на учет опыта. Если же закупки на торгах превышают 20 миллионов рублей, то поставщик обязан иметь опыт работы с госзаказами.
Помните, что падение цены заказа напрямую связано с его маржинальностью. Бывают закупки на очень большие суммы, где цену не снижают больше, чем на 3 %. Маржинальность этих заказов очень мала, и компании соревнуются за них только ради возможности познакомиться с заказчиками, зарекомендовать себя, пополнить портфолио. Однако есть и такие проекты, цена которых снижается на 70 %.
Не всегда падение цены решает исход торгов. Бывает так, что один поставщик снизил цену на 60 %, но выиграл тот, кто снизил цену на 10 %. Как правило, такая ситуация объясняется артельным сговором, который преследуется по закону, — только вот наказать заказчика могут в следующем году, а попасть на неудачный тендер ваша компания может уже сегодня.
Не обращать внимания на «красные флаги»
Например, в перспективных торгах требования к образованию персонала довольно общие. Если вы видите слишком детализированные требования, когда заказчик выбирает поставщика по количеству профессоров в составе команды, требует дипломы конкретных вузов или нетипичных для выполнения этих задач специальностей, — это плохой признак. Скорее всего, в тендере также участвует компания-конкурент, персонал которой в точности соответствует заявленным требованиям.
Не соблюдать технические требования по отправке документов
Очень важно при отправке заявки внимательно проверить, что все документы читаемы, доступны в полном формате и открываются, а также соблюдены ограничения по весу архивов.
Если заказчик не найдет в заявке всех приложений и закрывающих актов, он может не засчитать этот контракт, а иногда и обязан это сделать во избежание проблем.
Рассчитывать на полную предоплату
Обычно на мероприятия с бюджетом меньше 50–100 миллионов не ставят даже аванс.
Нужно также учитывать, что если предоплата предусмотрена, желающих взять этот тендер будет намного больше. Но речь в любом случае о предоплате. Если даже аванс есть, по закону его размер не может превышать 30 %.
Условия оплаты могут быть разными: постфактум или поэтапные платежи. Поэтапная оплата бывает, например, в случае проведения многодневных мероприятий. Для исполнителя это, разумеется, наиболее удобный способ, так как он лишает заказчика возможности цепляться к деталям после окончания мероприятия, чтобы не принимать работу. С поэтапной оплатой такого не бывает.
Не предусмотреть гарантийные обязательства
Поставщик обязан обеспечить гарантийные обязательства перед заказчиком. Обеспечение можно самостоятельно перечислить на расчетный счет заказчика или запросить под тендербанковскую гарантию. Второй вариант предпочтительнее, так как объем такого обеспечения может доходить до 25 %.
Если банковская гарантия недействительна или составлена неправильно, заявку на участие в торгах отклоняют.
Так бывает, если формулировки в документах гарантии не соответствуют тем, которые запросил заказчик.
Важно! Если документы подготовлены неправильно и в течение одного квартала на одной и той же электронной площадке вас отклонили три раза – обеспечение забирает себе заказчик. Эта сумма может доходить до 5 миллионов рублей, и, чтобы не лишиться своих денег, стоит очень внимательно подходить к вопросу оформления документов.
Проблемы с банковской гарантией влекут фатальные последствия для поставщика: компанию и ее учредителя автоматически включают в Реестр недобросовестных поставщиков на несколько лет. Перспективы получить кредит или гарантию в банке после этого также снизятся до минимальных шансов.
Банк предоставляет гарантию как на обеспечение заявки, так и на контракт.
Прежде чем выходить на тендер, нужно убедиться, что банк предоставляет оба этих вида. Если поставщик не может предоставить гарантию выполнения заказа, он не сможет заключить контракт и, соответственно, выполнить его. В таком случае заказчик через банк может затребовать себе обеспечение контракта.
Не персонализировать пакет документов под разных заказчиков
Собрать в облаке пакет документов и перенаправлять их разным заказчикам при работе с госзаказами не получится — здесь каждый случай индивидуален.
Техническое задание заказчика на торгах по 44-ФЗ составляется исходя из буквального толкования текста этого закона.
При торгах по 223-ФЗ каждый заказчик сам составляет техническое задание, опираясь на собственное положение о закупках, поэтому перед выходом на торги по нему нужно досконально изучить положение заказчика и понимать, что отступить от ТЗ ни в коем случае нельзя ни на шаг.
Не заложить сопутствующие расходы в смету
Важно понимать, что в первичной смете не будет всех необходимых расценок и исчерпывающих расходов, а в случае подписания контракта все сопутствующие расходы лягут на подрядчика. Учитывайте, что никаких дополнительных средств, кроме указанных в контракте, заказчик выделить уже не сможет.
Не учитывать конкурентный тендер или нет
Торги на госзакупках по 223-ФЗ могут проводиться как по конкурентным, так и неконкурентным процедурам. Разница в том, что после окончания конкурентной процедуры заказчик обязан заключить с победителем контракт, а в условиях неконкурентной процедуры заказчик может отказаться заключать контракт с победителем. Расходы, потраченные на подготовку тендера, при этом никто компенсировать не будет.
Тендеры размещаются на восьми федеральных бесплатных закупочных площадках и могут быть оформлены как:
- конкурс
- аукцион
- запрос котировок
- запрос предложений
Большинство тендеров по 223-ФЗ – неконкурентные. В ЕЭС зарегистрировано порядка 1 500 видов неконкурентных процедур. Там заказчики указывают любые сроки, суммы и условия, которые считают необходимыми. В основном такие тендеры размещаются на коммерческих площадках. Только подача заявки на таких площадках может стоить до 15 тысяч рублей. Перспективный тендер по неконкурентной процедуре – это всегда большой риск.
Не отправлять запрос на разъяснения, если непонятны условия
В случае любых дополнительных вопросов по сути тендера можно отправить запрос на разъяснения. Такой запрос может быть направлен трижды. Заказчик обязан в течение двух дней дать письменный ответ и поместить его на сайте. Если требования кажутся вам избыточными, а разъяснения заказчика не помогают прояснить ситуацию, можно подать жалобу в Федеральную антимонопольную службу для приостановки закупки.
Неготовность подписать контракт в установленный срок
В случае выигрыша тендера критически важно подписать контракт в установленные законом сроки. Как правило, у победителя есть всего несколько дней, чтобы получить банковскую гарантию или отправить обеспечение заказчику. Если компания выиграла контракт, но не готова предоставить гарантию — это считается невыполнением контракта.
Невнимательность при оценке технического задания может стоить больших денег, но если несерьезно отнестись к срокам заключения контракта, можно потерять бизнес.
Не составлять протокол разногласий в случае невыполнимых требований
Перед заключением контракта прочитайте его очень внимательно, и, если будут любые замечания, составьте протокол разногласий. Заказчик будет обязан исправить этот пункт в контракте или мотивировать свой отказ. Если выяснится, что в контракте указаны невыполнимые требования, а поставщик на них уже согласился и подписал контракт, то он обязан его выполнять либо доказывать свою правоту в судебном порядке.
Не закреплять договоренности в переписке
Всю переписку с заказчиком обязательно нужно вести по электронной почте либо фиксировать на бумаге. В случае работы с московскими заказчиками, можно вести коммуникацию в системе ПИК. Это поможет избежать проблемных ситуаций, когда один представитель заказчика согласился на определенные условия, а другой представитель на следующий день выставил за это штраф. Помните, что на стороне заказчика могут быть специалисты, недовольные выбором победителя, а несколько нарушений могут привести к расторжению контракта.
Начинать сразу с крупных тендеров
Начинать работу с госзакупками лучше с торгов по 44-ФЗ. Это структурированные и понятные процедуры, где не бывает больших неожиданностей.
Очень часто заказчики год от года работают с одними и теми же поставщиками. Но причина не в коррупции, а в страхе, что новая компания не выполнит работу должным образом — ведь проваленный тендер может стоить кому-то места.
Участвуя в тендерах, полезно лично знать заказчика.
Конечно же, речь не о личных договоренностях о победе в тендере — это запрещено законом. Ваша задача — выстроить коммуникацию с заказчиком, узнать о его будущих проектах, и о том, как вы можете помочь их реализовать.
Можно попробовать прийти в приемный день, позвонить и записаться через заместителей.
Если нет большого опыта, выбирайте небольшие тендеры или аукционы, где вы можете обойти конкурентов по цене. Например, для госзакупок до 100–600 тысяч рублей нужен всего один поставщик, там нет торгов и сразу заключается контракт. Либо, если опыта работы с госзакупками нет совсем, стоит изучить торги в отраслях, близких к организации мероприятий: организация круглых столов, сувениры, кейтеринг, оформление, полиграфия — все это часто закупается отдельно. Начинающая компания может выйти на небольшой заказ ради портфолио, зарекомендовать себя у этого заказчика, хорошо выполнив такой заказ, и «набить на нем руку».
Лучшие кейсы с премии «Событие Года»: Победитель в номинации «Лучший городской праздник» — Фестиваль городского ландшафтного дизайна «Цветочный джем»
«Страшные» истории организаторов: когда все идет не по плану
Поделиться