Екатерина ЛисейчеваЕкатерина Лисейчева, СЕО event-агентства «Мандариновая лиса», автор Telegram-канала «Лисейчева, твой выход», рассказала, как сотруднику грамотно подготовиться к отпуску и отправиться на отдых без ущерба для команды, если на каждом лежат уникальные задачи или он единственная функциональная единица проекта.
Отпуск в маленьком, но гордом бизнесе
Пару недель назад руководитель креативного отдела в «Лисе» отправился в отпуск, а я чуть было не отправилась… не знаю. В астрал, например.
Причина здесь в том, что на каждом сотруднике завязано огромное количество процессов и каждый закрывает большой блок задач. Объем креативно-руководящих задач перешел мне, но мои основные обязанности никто не забирал.
До 2020 года отпуск в команде воспринимался максимально сложно: она была меньше, многие совмещали несколько блоков, функций, ролей и получалось, что, передавая задачу, ты передаешь примерно целую вселенную. Добавляется еще одна к чьей-то собственной. Тогда не получалось уйти в отпуск как в «нормальных компаниях» — все равно встревали в чаты, где-то включались, были на далеком, но участии.
В 2023 году все сильно иначе: технически к отпуску мы в команде были готовы, потому что давно выработали спецсхему подготовки. Дальше дело только в дополнительных руках и голове.
Хотя справедливым будет сказать, что эта схема не всегда четко работает. Это особенно тяжело в случаях, когда уходящий — носитель уникального знания и единственная функциональная единица по какому-то направлению в компании. А его двухнедельное отсутствие должно пройти бесшовно для бизнеса и команды.
Итак, что нужно сделать сотруднику
Осознать, что ты уходишь в отпуск, привести все дела в порядок, даже если ты любитель творческого беспорядка и жить без него не можешь, не оставлять хвостов. Проект нужно передать в чистом, аккуратном виде. Без «я сегодня ухожу, но завтра должно быть готово это, это и вот это». С заботой о сокомандниках.
Запаковать дела так, чтобы принимающий все четко понял — где какой статус, в каком документе что искать. Финально нужен один файл, в котором человек сможет найти ответы на все возникающие по ходу дела вопросы.
Написать всем клиентам и команде, что ты уходишь в отпуск вот в такой период, передаешь задачи вот такому человеку, процесс на это время вот так реорганизуется.
Подготовить отдельный файл с контактами людей, которые участвуют в процессе (можно дополнительным листом в файле из пункта 1) — контакт + ревью.
Например: Маша, креатор, крутая, но проваливает сроки. Не обращаться сейчас к ней, даже если очень хочется.
Я бы здесь отдельно остановилась, что именно эти комментарии вообще самые главные! Их надо читать внимательно, чтобы время перед проектом не превратилось в ад. Ну и оставлять комментарии тоже важно с чувством, с толком — так, чтобы тебя поняли.
Сделать все для сохранения традиций и принципов работы, которые завязаны на тебе. Допустим, каждую неделю руководитель отдела проводит летучки с брифингом и отвечает на вопросы. Нужно стараться поддерживать этот ритм: передать эту задачу, включиться по зуму, задать вопросы и подготовить файл с ответами заранее — как угодно.
Например, если руководитель реализации проводит брифинги каждый понедельник, но на время его отпуска руководитель креатива подхватывает эту задачу, чтобы команда ощущала привычный ритм и процессы шли своим чередом.
Признаться, это все непросто. Особенно в сфере ивента, где очень много непредсказуемого. Особенно для принимающего, потому что он забирает полный объем задач, не отказываясь от своего.
Но это возможно! Спасибо всем системам синхронной работы, команде и выработанной схеме подготовки.
Без качественного, настоящего отдыха хороших проектов не создать, поэтому подготовка отпуска иногда важнее будущего успеха от отпуска, потому что она обеспечивает и плавный уход в пальмы и мягкое возвращение в рабочий контекст.
По возвращении все ровно наоборот: «встрече-передача» дел, пройтись по всем пунктам, деталям и проверить, не появились ли новые комментарии.
Модно VS полезно: дюжина трендов в организации тимбилдингов, которые можно подружить с KPI
Лучшие кейсы с премии «Событие года»: Победитель в номинации «Лучший городской праздник». Торжественное открытие светомузыкального фонтанного комплекса в Дербенте
Поделиться