Елена НовиковаЛюбое бизнес-событие строится, в первую очередь, на людях, которые делятся своими знаниями, опытом и экспертизой. Спикеры – это драйвер для принятия решения об участии в любой конференции, а качественная работа с ними как на этапе подготовки, так и реализации способна повысить продажи мероприятия, гарантировать качество контента и сделать выступающих настоящими амбассадорами вашего события.
Ниже мы подготовили 7 полезных и важных советов для организаторов деловых конференций:
Всегда заключайте договор
Как бы это не было парадоксально, но именно об этом, казалось бы, важном пункте организаторы часто забывают напрочь, ориентируюсь лишь на личные договоренности. Сколь высока роль спикера в продажах конференции, столь и фатальной она может стать при отсутствии должного уровня ответственности у выступающего.
Если с коммерческими отношениями все более-менее понятно, то при выступлении по бартеру или на любых других взаимовыгодных условиях, договор часто считается чем-то лишним. На самом деле базовое соглашение, где будут прописаны все ключевые условия вашего взаимодействия способно в разы повысить ответственность выступающего, даже если прямая финансовая заинтересованность и санкции отсутствуют.
Презентация не позднее чем за 10 дней/дубль на флешке
Качество презентации – это лицо не только спикера, но и конференции в целом. Для серьезных деловых событий абсолютно не допустимы ошибки в тексте, некачественные фото или съезжающие края.
Также моветоном считается мелкий/нечитаемый шрифт и обилие разных цветов в тексте презентации.
В идеале они все должны быть оформлены в одном фирменном стиле, для чего организатор предоставляет спикеру ТЗ для подготовки, либо самостоятельно редактирует исходник презентации.
Резервный вариант на флешке – необходимость для любого профессионала. Эта маленькая предусмотрительность поможет нивелировать все риски, связанные с плохим интернетом, сломавшейся техникой и другими неприятностями, от которых не застрахован ни один организатор.
Замена спикера
При любом уровне договоренностей никогда нельзя быть полностью уверенным, что в ваши взаимоотношения не вмешается форм-мажор. Болезнь спикера или любые другие непредвиденные обстоятельства могут поставить под угрозу ваше событие.
Даже если вы подходите к этим вопросам с оптимизмом и уверенностью – всегда имейте план Б. Это может быть спикер на замену, возможность онлайн-связи со спикером или видеозапись его выступления.
Качественная коммуникация
Спикер мероприятия должен заблаговременно обладать всей полной информацией о конференции, своем выступлении и всех технических деталях. В идеале, в штате должен быть отдельный человек, который занимается коммуникацией со всеми спикерами, может оперативно отвечать на вопросы и предоставлять исчерпывающую информацию обо всех нюансах.
Как минимум, цепочка ваших взаимодействий должна быть выстроена таким образом, чтобы регулярно (но при этом не слишком часто) напоминать спикеру о его выступлении и предоставлении материалов. Минимум информации, которую должен предоставить организатор:
- дата и время конференции
- ТЗ по презентации
- программа мероприятия
- время его выступления (вместе с четким указанием времени во сколько необходимо прибыть на площадку)
- подробная схема проезда/прохода в зал выступления
- парковка
- технический райдер площадки
- подтверждение бытового райдера спикера
Репетиция
Не всегда возможно осуществить данный пункт на деле, но для того, чтобы выступление прошло идеально, мы рекомендуем спикеру побывать на площадке и провести репетиционное выступление – проверить кликер, высоту экрана, наличие дублера, убедиться, что проектор не светит в глаза и т.д.
Если спикер освоится на площадке заранее – это существенно повысит качество выступления и сведет к минимуму трату времени на настройку.
Нюансы выступления
Необходимо договорится на берегу о нюансах выступления, которые были бы комфортны и для спикера и для организатора мероприятия и для самих гостей.
Обсудите, будет ли возможность и желание у спикера пообщаться с аудиторией после выступления, готов ли он предоставить участникам презентацию, поделиться своими личными контактами.
Также стоит согласовать готовность спикера ответить на вопросы в процессе своего выступления или после него.
Не лишним будет узнать какие особые пожелания к организаторам есть у самого спикера, чтобы максимально комфортно выстроить весь процесс.
Инфлюенс
По желанию спикера или согласованию с ним, вы можете использовать его аудиторию для большего охвата и дополнительных продаж. Предложите ему посты с промо-кодом в соц.сетях, анонсы выступления, рассылки по его базам. Степень вовлеченности спикера будет сильно зависеть от условий его выступления. В случае если условия коммерческие — вы можете заранее обсудить с ним степень его участия, а в случае бесплатного выступления – предложить возможности дополнительного заработка для самого спикера, в виде процента от продаж билетов, что можно отследить по специальным модулям и ссылкам, либо уникальному промо-коду
10 простых правил для обеспечения безопасности живых событий в эпоху COVID-19
Свадебная флористика в истории: 12 лучших букетов невест благородных кровей
Поделиться