Евгения ДемидоваПланирование и проведение эффективного мероприятия требует тщательной подготовки: от нахождения подходящего места до обеспечения интереса со стороны поставщиков и, в свою очередь, участников. Однако, в своем стремлении к успеху события, мы нередко забываем учитывать некоторые основы.
9 пунктов в контрольном списке дел при подготовке отраслевой выставки для event-организаторов и поставщиков.
-
Количество поставщиков
Как и организаторы мероприятия, поставщики, с которыми вы работаете, несомненно, являются решающим элементом, когда дело касается вопроса достижения успеха. Если вы пригласите слишком мало экспонентов — разочаруете тем самым участников. Слишком большое количество также будет проблематичным. Имея это в виду, вам нужно рассмотреть характер события при выборе местоположения. Если разнообразие — это именно то, что должно произвести впечатление на посетителей, вам стоит забронировать место, которое позволит большому количеству поставщиков разместить свои стенды.
Удобство расположения
Когда дело доходит до проведения события, то приходится беспокоится о бюджете, поставщиках и участниках. Но если вы не учтете практичность, вы можете исключить целые сегменты обеих аудиторий. От доступа к зданию и наличию парковки, удобству перемещения по фактическому месту проведения также зависит успех вашего мероприятия. Убедитесь, что вы выбрали место, подходящее для аудитории всех возрастов и возможностей.
Первая медицинская помощь
Независимо от того, предназначено ли ваше мероприятие для привлечения десяти человек или десятков тысяч, как организатор, вы несете ответственность за здоровье и безопасность присутствующих на месте, а это подразумевает назначение ответственного за оказание первой помощи. Начните с выяснения, есть ли в вашей команде обученные люди, которые будут добровольно оказывать первую помощь на мероприятии. Если так, отлично. Если нет, поговорите с представителями площадки и узнайте будет ли кто-либо на месте во время вашего мероприятия, кто мог бы взять на себя эту ответственность.
Если event-организация — это ваше основное направление, имеет смысл иметь такого помощника в команде. И, если вы этого еще не сделали, может быть стоит инвестировать средства в обучение одного или двух членов вашей основной команды.
Аварийные выходы
Хотя это чаще всего лишь мера предосторожности, она позволяет быть готовым к любым неожиданным инцидентам или чрезвычайным ситуациям, поэтому наличие плана площадки организатору просто необходимо. Это может показаться излишним, но всегда стоит проверять все противопожарные выходы перед началом вашего мероприятия и информировать персонал о том, как выводить посетителей из здания.
Варианты доставки
Если поставщики продают товары и услуги в день вашего мероприятия, продумали ли они подходящую упаковку или доставку, если это необходимо? Будущие клиенты могут ничего не купить у экспонентов вашей выставки, если они поймут, что нет способа быстрой перевозки или что срок доставки займет недели. От фирменных упаковок и коробок до приемлемой даты поставки, крайне важно, чтобы все эти вещи учитывались при подготовке к событию.
Шум
То, что часто не учитывается при планировании мероприятия — это уровень допустимого шума, который будет доноситься с места проведения выставки. Это особенно важно, если вы проводите мероприятие вблизи жилого района.
Диетические потребности
Как и само расположение, угощение играет большую роль в процессе наслаждения событием — и, как организатор, вы в конечном счете ответственны за отличный день ваших гостей. От аллергических реакций до предпочтений в еде, кейтеринг для всех участников и поставщиков поможет гарантировать, что никто не останется голодным. Не стоит забывать о различных диетических блюдах, чтобы учесть предпочтения всех посетителей.
Временные рамки
Как event-организатор вы будете отвечать за управление мероприятием не только в день его проведения, но и в преддверии. Каждый аспект процесса планирования событий должен быть рассчитан по времени, чтобы обеспечить бесперебойную работу. Дайте себе достаточно времени, чтобы придумать план Б, если какой-либо из организационных шагов пойдет наперекосяк. Поставщикам также необходимо практиковать свои навыки тайм-менеджмента, прибыть на место заранее, чтобы установить свой стенд и быть готовыми приветствовать участников вовремя. Если вы работаете в сжатые сроки, дайте сотрудникам, поставщикам, спикерам и волонтерам конкретные инструкции, чтобы свести к минимуму возможные казусы и происшествия.
Лицензии
Договорившись с поставщиками и спикерами, а также забронировав место проведения события, вы можете подумать, что позаботились о самых важных моментах мероприятия. Но отказ в предоставлении соответствующих лицензий может испортить все ваше мероприятие. Ниже перечислены некоторые из причин, по которым вам может понадобиться получить лицензию или разрешение:
- Прослушивание музыки;
- Предоставление продуктов для поставщиков и посетителей;
- Использование общественных земель;
- Продажа или предоставление алкоголя.
Готовы серьезно заняться event-организацией в 2018 году? С помощью этого практического списка вы можете организовать безопасное и успешное мероприятие для ваших поставщиков и посетителей.
По материалам eventbrite.co.uk
5 романтических event-идей для вечеринок в преддверии Дня Валентина
Интервью Pro Event: Татьяна Спурнова
Поделиться