Александр КулебякинОчень часто случается так, что организаторы с головой погружаются в процесс подготовки событий, продумывают их программу, занимаются кейтерингом и прочими вещами, за которыми совершенно забывают о некоторых простых деталях, без которых успех мероприятия просто невозможен. В результате, нередки случаи, когда из-за малого количества проданных билетов его приходится отменить вовсе.
Каждая такая история, конечно, особенная, но есть и ошибки, которые организаторы провальных мероприятий допускают каждый раз. Сегодня мы поговорим именно о них.
Выбор времени
Прежде всего, нужно внимательно отнестись к времени проведения конференции. Самый правильный в этом случае совет — не назначать мероприятие на лето, или незадолго до или после крупных праздников, когда люди заняты вовсе не работой, а отдыхом. Даже на самую интересную конференцию можно не продать нужное количество билетов только из-за того, что она проходит, когда многие потенциальные посетители уехали из города в отпуск. То же самое касается и пятницы — все хотят скорее закончить работу и начать отдыхать, а не сидеть целый день на деловом событии. Еще один немаловажный фактор — проведение в близкие даты мероприятия, организатором которого является ваш конкурент. Конечно, не всегда можно знать, когда кто-то решит провести событие схожей тематики, но совершенно точно следует мониторить ситуацию и, когда это возможно, избегать такого соседства.
Цели и задачи
После выбора времени, самой важной задачей является определение цели мероприятия. Событие должно быть не просто поводом собраться вместе, а преследовать решение реальных задач. Удачный вариант — связать условную конференцию с актуальной проблемой, которая волнует аудиторию и оказывает влияние на жизнь людей. Тема может быть как узкоспециализированной (изменения в законодательстве или сегменте рынка), так и довольно глобальной (защита информации).
Например, существует большое число конференций и форумов, посвященных вопросам информационной безопасности. На этих мероприятиях специалисты и эксперты не просто собираются, чтобы поучаствовать в конкурсах по взлому, а для того, чтобы обсудить реальные проблемы — защита промышленных систем, управляющих поездами и атомными электростанциями, безопасность банковского программного обеспечения и т.п. Такие события представляют большой практический интерес, поэтому билеты на них хорошо расходятся и в США, и в Европе, и в России.
Организация
Каждое мероприятие имеет свою цель. Если речь идет о конференции, то она привлекает участников по двум причинам: полезной информацией, которую можно почерпнуть из выступлений, и возможностью завязать контакты с потенциальными клиентами или партнерами в кулуарах. В случае гала-концертов, гости ждут незабываемых впечатлений и того, что их удивят так, как никогда и нигде раньше.
Соответственно, исходя из ожиданий и потребностей гостей, следует вести работы по организации мероприятия. Для конференции важны хорошие условия для общения участников. Необходимо отвести достаточно времени на дискуссии и обсуждения докладов, а для неформального общения выделить время на кофе-брейки и фуршеты. Для развлекательного мероприятия важнее всего, красочность и оригинальность программы, фуршет и музыкальное сопровождение. Для любого типа события важны и «физические» моменты, вроде наличия удобного паркинга (или возможностей для передвижения), кондиционируемого помещения (или, наоборот, хорошо отапливаемого), обязательным условием в XXI веке является надежный Wi-Fi. Сейчас не предоставить своим посетителям возможность оплаты через интернет считается плохим тоном.
Известная отечественная конференция интернет-деятелей РИФ+КИБ каждый год собирает негативные отзывы о неработающем интернете, а в последние пару лет нарекания вызывала и работа официального провайдера сервиса такси, обеспечивавшего транспортировку гостей в подмосковный пансионат.
Если уделять всему этому повышенное внимание, то вполне возможно успешное проведение таких сложных мероприятий, как открытие международного терминала аэропорта Лос-Анджелеса, во время которого, собралось около тысячи гостей, оставшихся в полном восторге.
Упомянув о масштабном мероприятии, важно отметить еще один фактор, который может показаться незначительным для организаторов, — это очереди. В 2013 году на Российской Интернет Неделе количество посетителей превысило 15 тыс. человек. Конференция проходила 3 дня, в течение которых в зоне регистрации скапливались большие очереди. Сообщения об этом можно было видеть на страницах в социальных сетях. Чтобы не возникало таких неприятных моментов, правильным будет использование онлайн-сервисов, позволяющих оперативно осуществлять контроль доступа посетителей с помощью мобильного приложения для check-in. На входе сотрудник сканирует камерой телефона QR-коды на билетах участников, проверяя подлинность. Процесс занимает несколько секунд.
Маркетинг
После того, как определена дата проведения мероприятия, его формат, состав участников и программа, абсолютно необходимо должным образом его прорекламировать. Факт остается фактом — даже хорошее мероприятие само себя не продаст, так что вкладываться в продвижение необходимо. Целесообразно начинать активные действия не ранее, чем за год до предполагаемой даты проведения (все успеют о вас забыть) и не позднее, чем за полгода до него (иначе многие могут не успеть построить планы, выбить финансирование поездки на работе и т.д.).
Основными каналами продвижения являются СМИ и социальные медиа. Пробиться в общероссийские издания довольно сложно, поэтому логично заниматься продвижением вашего события на тематических сайтах, которые посещает ваша аудитории, предлагая их редакциям релевантные новости. Сотрудничество со СМИ может проходить разными способами: бесплатно, по бартеру, в качестве рекламы и в рамках партнерской программы. В последнем случае сайты будут получать процент с ваших продаж. В социальных сетях можно как вести страницы и группы, посвященные мероприятию, так и размещать рекламу в них — например, усиливая охват постов в Facebook.
Заключение
Подготовка и успешное проведение мероприятия — непростое дело, требующее тщательности и скрупулезности, внимательного отношения к каждой детали. Необходимо, прежде всего, ставить себя на место посетителя конференции или форума, задавать вопрос — зачем им необходимо купить билет и что они получат взамен. Только в таком случае можно добиться успеха.
За кадром: 10 идей оформления фотозоны
9 способов сделать свадебную церемонию на открытом воздухе уютной и запоминающейся
Поделиться