Николай НовоселовПростыми и практичными советами по автоматизации в процессе подготовки мероприятий с читателями Event.ru поделился основатель проекта АртНаука Николай Новоселов.
Чем этот год отличается от прошлого? Всего тремя вещами! Как говорила мне моя подруга Дарья в январе 2015 года: работать вы будете больше и дешевле.
Если в вкратце осветить происходящее:
- Мероприятий на рынке стало меньше, а конкуренция выше;
- Прибыль с проектов стала меньше, а риски выше;
- Штат стал меньше, а настрой его пессимистичнее.
Конечно, если вы «свое агентство» и не считаете цифры, то можно дальше пить Moët и радоваться сезону.
С июля этого года мы автоматизируем нашу работу: это позволяет решить часть вопросов. Без факапов, конечно, не бывает, но это другая история. Впереди несколько очень жарких дат, и мы накопили сотню неудачных решений и несколько удачных.
И у вас есть шанс экстренно уменьшить количество проблем.
Мессенджеры (Telegram, Facebook, вКонтакте, WhatsApp)
Под каждое мероприятие мы создаем отдельную беседу по образцу «11.12 АБД КосмоМедведи». Здесь 3 уникальных идентификатора: дата, клиент, уникальный тэг. В беседе состоят: все ведущие, аккаунт, руководитель, администратор, закупщик. Первое сообщение описывает все, что нужно (адрес, чек-лист, контакты и так далее).
Что дает:
- Меньше звонков по телефону: большинство вопросов уже освещены в мессенджере.
- Доступ с любого телефона в любой момент (даже в 4 часа утра) любому участнику беседы.
- В отличии от СРМ системы, скорость доступа выше на порядок. Особенно это важно при ответе на вопросы: Как проехать? Телефон организаторов/площадки? Размер доплаты? Тайминг срочно!
Заготовки документов (чек-лист, тайминг) на Google-диске
Почему не типовые, спросите вы? А потому что нет типового, ответим мы. Под каждый проект мы создаем отдельную папку (с таким же названием, как и беседу). В ней находятся все чек-листы, тайминги, образцы логотипов, материалов для изготовления и так далее.
Что дает:
- Все материалы доступны по одной ссылке, любому контрагенту и ведущему.
- Типовой чек-лист заставляет отвечать на каждый вопрос, который может быть потерян или забыт. Гардероб? Встреча автобуса? Прием площадки?
CRM система
К сожалению, за три дня СРМ систему не интегрируешь. Да и наибольшая польза от нее на этапе продажи/формирования сделки.
Google-календарь
У меня есть поразительная способность – я звоню ведущим, когда они выступают. И я знаю, что не одинок в этом)
Также, Google-календарь может заменить таск-менеджер: вы можете ставить задачи из своего календаря в любой календарь сотрудника. Я не рекомендую это решение как идеальное, но как временное – вполне отлично. Например, надо забрать из типографии макеты или прозвонить аренду тепловых пушек.
Обе задачи решаются ведением совместных календарей, для этого подходит простая бесплатная Google-почта. Также, она легко интегриуется в смартфон и высвечиватся в виде push-уведомлений. Идеально.
Что дает:
- Заменяет простой таск-менеджер: задачи можно ставить прямо через телефон любому сотруднику.
- Напоминалки найдут везде.
- Теперь вам не будут звонить прямо во время торежственного награждения. Во всяком случае сотрудники)
Экстренный аутсорс
За ночь вычитать текст, подогнать ролик под экран Известия холл, разработать логистику доставки 80 новогодних подарков клиентам? Тогда Workzilla.
Надо разгрузить 4 грузовика реквизита за полчаса? Доставка этих 80 новогодних подарков клиентам по офисам? Привезти в 8 утра флешку в круглосуточную типографию на Павелецкой, распечатать пригласительные и привезти на площадку обратно? Тогда это YouDo.
Конечно, вы можете и сами за ночь изучить Adobe premier pro для конвертации видео в нужный формат. А можете за 300 рублей решить это через Workzilla.
Что дает:
- Возможность быть везде и сразу за сущие копейки.
- Не пахнуть потом и кровью после разгрузки тех самых 4 грузовиков реквизита.
Каждое из этих решений удивительно простое и незаменимое в работе организатора, особенно в Новый Год, и многие профессионалы уже используют эти или подобные технологии в процессе подготовки мероприятий.
Зачем козе баян или 8 причин отрастить event`ору бороду
Ежедневник event-менеджера: 6 поводов отказаться от бумажных носителей
Поделиться