Екатерина СафроноваПока онлайн остаётся самым безопасным и наименее рискованным с точки зрения возможной отмены форматом мероприятий, главным вопросом организаторов будет выбор оптимальной платформы.
И если для оценки реальных площадок у каждой команды ивент-профи есть выработанный за годы практики чек-лист, то виртуальные площадки пока для многих terra incognita.
- На что обратить внимание при выборе онлайн-платформы?
- Как оценить качество?
- Как понять, что площадка отвечает задачам мероприятия?
- Что принципиально важно, а на чем можно сэкономить?
Мы подготовили чек-лист из 16 вопросов, которые стоит задать потенциальному подрядчику при осмотре виртуальной площадки (на демо-созвоне) по аналогии с теми чек-листами, которые есть у каждой опытной ивент-команды при проверке площадки реальной.
Продукт и команда
- Как появилось решение и как давно?
Сейчас на волне возросшего спроса на профессиональные решения для онлайн-мероприятий начинает появляться большое количество молодых стартапов. С другой стороны — крупные компании разработчики также выводят на рынок новые продукты, заточенные под специфические запросы организаторов онлайн-мероприятий. Стоит заранее понять с чем вы имеете дело, чтобы знать, чего ожидать.
Стартапы с большей вероятность согласятся доработать решение под особые потребности и будут более гибкими в ценовой политике. Но вам придется иметь дело с необкатанным продуктом и неотлаженными бизнес-процессами со всеми вытекающими рисками.
У опытных разработчиков скорее всего будет все в порядке с надежностью и качеством. Все процессы прописаны и стандартизованы, меньше бардака и неопределенности. Но это означает также меньше вероятности внести непредусмотренные изменения в продукт. Вам придется ориентироваться на тот набор функционала, который предлагает разработчик.
Некоторые виртуальные площадки и платформы были разработаны с учетом специфики конкретной отрасли или для определенных типов событий, например, только для публичных конференций или для образовательных программ.
Вторая часть вопроса покажет, насколько поставщик хорошо понимает потребности организаторов и ограничения своего продукта.
Отзывы клиентов, которые уже успешно использовали платформу для своих мероприятий, помогут лучше понять, насколько подходит решение для ваших задач. Еще лучше если подрядчики готовы поделиться контактами клиентов, чтобы вы получили ответы из первых рук.
Отсутствие портфолио и отзывов должно насторожить, особенно если это новички на рынке.
Технические ограничения
У участников должен быть комфортный доступ к виртуальному событию с любого устройства — смартфона или ноутбука — и из любого браузера. Или вам придется придумать, как оповестить участников о существующих ограничениях платформы.
Нет ничего хуже, чем лаги и сбои во время виртуального события. Стоит заранее выяснить ограничения платформы, особенно если вы планируете масштабное событие на несколько тысяч участников.
Идеальная виртуальная площадка, должна хорошо интегрироваться с другими цифровыми решениями, то есть иметь открытый API. Это пригодится, например, чтобы организовать регистрацию на событие через лендинг или билетный сервис.
Функционал
Вопрос о гибкости и адаптивности платформы позволит лучше понять, для каких мероприятий подходит виртуальная площадка, а для каких нет. Если какой-то функционал объективно не нужен, но отключить его нет никакой возможности, это может негативно сказаться на впечатлениях участников.
Если речь идет о публичном событии, то вопрос монетизации — один из основных. Чем больше у площадке возможностей для продвижения спонсоров и чем лучше они отвечают интересам потенциальных партнеров, тем лучше. Размещение кликабельных логотипов партнеров на экране трансляции — хорошо, но мало. Здорово, если платформа позволяет реализовать также какие-то нестандартные варианты интеграции брендов. Ценность такого партнерства будет намного выше.
Вовлеченность и нетворкинг — два аспекта живых событий, которые могут пострадать больше всего при переводе события в виртуальный формат. Спросите поставщика, как участники могут взаимодействовать на онлайн-площадке: есть ли тет-а-тет чаты, можно ли проводить опросы и голосования, где и как участники могут познакомиться и узнать друг о друге?
Интерфейс виртуальной площадки должен быть прост и понятен любому участнику, независимо от его технической подкованности. Системы администрирования это тоже касается. Сейчас у команды организаторов нет времени на долгое обучение, нужно такое решение, чтобы все сразу было интуитивно понятно.
В реальном конференц-зале вы можете, например, легко посадить в один зал маркетологов, а в другой — рекламщиков и провести два параллельных потока. Или сделать мастер-класс со “звездой” доступным только покупателям VIP-билета. А может то же самое обеспечить виртуальная площадка? Какой еще функционал платформы кроме собственно трансляций можно разделить по группам пользователей?
Конфиденциальность и безопасность
При организации виртуального события вам придется иметь дело с персональными данными участников. Российское законодательство требует обязательного хранения персональных данных граждан на территории России. Уточните у поставщиков локацию серверов и процедуру получения согласия на обработку персональных данных. Попросите показать соответствующие регламенты.
Вопрос защищенного доступа к контенту актуален и для закрытых корпоративных событий и для платных деловых конференций. Может ли кто-то получить доступ к трансляции просто перейдя по соответствующей ссылке? Реализована ли обязательная авторизация для доступа к контенту? Есть ли персональные ID или пароли?
Цены и поддержка
Полезно понять, какой ценовой диапазон предлагает площадка, как формируется цена и от чего зависит итоговый ценник. Бывает так, что предложение в рекламе площадки выглядит очень привлекательно, но включает настолько маленький базовый функционал, что он не решает практически никаких задач. Другой вариант — цена площадки зависит от количества участников: чем крупнее будет событие, тем дороже обойдется площадка при том же объеме функций.
Знание модели ценообразования поможет выбрать оптимальную площадку под бюджет и задачи мероприятия.
Некоторые площадки предлагают вариант для небольших или бесплатных мероприятий по специальной цене. Полезно знать о наличие такой возможности.
Под технической поддержкой подрядчики могут подразумевать совершенно разные вещи. Неплохо бы узнать входит ли в цену решения обучение и поддержка докладчиков, помощь в настройке и тех. сопровождение в процессе мероприятия для устранения возможных неполадок? Не захочет ли площадка взять дополнительную плату за эти опции?
Если техподдержка — это дежурный оператор, готовый ответить на вопросы и проконсультировать — это одно, и совсем другое — выделенный специалист в команде организаторов отвечающий за виртуальную площадку. Стоит заранее выяснить и прописать в соглашении весь объем участия сотрудников подрядчика в подготовке и проведении мероприятия.
Российский Саммит Экспертов в области эстетической медицины Merz Aesthetics 2020. Технические детали кейса IG PRO
AR \ EVENT: Как интегрировать дополненную реальность в мероприятия?
Поделиться