Чек-лист по выбору кейтеринга на мероприятие от «Кейтеринг Консалтинг»

Кейтеринг зачастую стоит заказчику до половины бюджета мероприятия. И это та часть, которую точно нельзя «провалить».

Кирилл Погодин, основатель «Кейтеринг Консалтинг», к которым часто обращаются корпоративные клиенты, которые хотят отдельного бдительного контроля за подрядчиком по питанию на масштабных или статусных мероприятиях, подготовил подробный мануал, с помощью которого даже организаторы небольших мероприятий смогут уверенно выбрать надежного подрядчика.

Ниже чек-лист, который включает 6 ключевых зон для внимания при выборе подрядчика по питанию на мероприятии, а также комментарии от заказчиков мероприятий, которые поделились опытом работы с экспертами по контролю кейтерингов на масштабных событиях.

В качестве самого первого и простого, запросите у потенциального подрядчика по кейтерингу следующую информацию:

• Количество обслуживаемых выездных мероприятий в год

Без учета пандемийной коррекции 150 мероприятий в год – уже достойный показатель, 300-500 мероприятий в год – это много.

• Годовой объем продаж по выездным мероприятиям

Средний кейтеринг по меркам Москвы – 40-80 млн.р./год, крупные операторы – 120-200 млн.р./год. В год карантина показатели были скромнее приблизительно в 2-2,5 раза.

• Количество штатных сотрудников кейтеринг-службы

Без учета (!) всего линейного персонала – 20-35 штатных сотрудников – численность кейтеринга средней руки в Москве до 2020. Теперь этот показатель стал скромнее ~ в 1,5-2 раза.

• Ключевые клиенты

Узнайте какое количество клиентов за прошедший год работает с компанией уже второй-третий раз и что это за компании.

• Отзывы клиентов

Их не слишком активно пишут, и если их нет, просите телефоны и имена заказчиков для получения этих отзывов в живую, серьезные операторы это предоставят.

• Площадки-партнеры

На большинстве площадок работают многие кейтеринги, наличие эксклюзивных площадок или работа в пуле постоянных подрядчиков – хороший показатель. Наличие многократного опыта работы на крупных площадках – тоже аргумент.

• Отзывы площадок-партнеров

Их обычно нет. Если их смогут собрать для вас, это будет хорошим аргументом в пользу подрядчика.

• Ключевые подрядчики

Внятный ответ с кем работает кейтеринг по закупке продуктов, напитков и расходных материалов – хороший знак. Сразу их не назовут, дайте подрядчику время.

• Наличие страхования вида деятельности и гражданской ответственности

Нет почти ни у кого пока, но очень крутая опция, ее наличие – хороший знак.

• Наличие лицензии на алкоголь

Факт пробела в законодательстве. Нормальная лицензия по алкоголю для кейтеринга – лицензия на мелкооптовую торговлю, получается сложно и дорого. Чаще всего отсутствует. При наличии стационарного отеля/ресторана/бара предъявят лицензию заведения, которая не годится для мелкооптовой продажи на выездные мероприятия. Это вопрос-тест — будут ли «вешать вам лапшу на уши».

Чем меньше компания смогла/захотела вам предоставить, чем более закрытую позицию потенциальный подрядчик занял, тем, как правило, он слабее. Сравните информацию полученную от разных подрядчиков, ситуация будет довольно показательной.

У большинства кейтерингов площади офиса, склада, кухни – вполне рабочие, не слишком презентабельные, но жесткий отказ под любыми предлогами – плохой знак.

На что стоит обратить внимание:

• Наличие офиса

Менеджеры продаж, бухгалтерия, секретари – постоянный штат – синоним основательности компании.

• Наличие шоу-рума

Найдете не много у кого в Москве и еще меньше в других городах, если есть – перед вами далеко не самый последний подрядчик. Заезжайте, посмотрите, серьезно дополните картину!

• Наличие собственного пищевого производства, его площадь

Это must have, просите его посетить, обещайте надеть халат, бахилы, шапочку и маску. Отказ «у вас нет мед.книжки» — не серьезный, вас просто не хотят туда пускать. Если своего производства нет, бегите, перед вами аферисты.

• Готовность провести дегустацию в выездном формате

Именно в выездном, это же кейтеринг. Все, что вам покажут на их же территории – точно не то же самое, что вы потом увидите в выездном исполнении.

• Использование профессионального технологического оборудования: шоковый охладитель, пароконвектоматы, термобоксы

Прямо эти слова называйте и просите показать и рассказать в каком количестве имеется. Если стушуются – серьезно плохой знак, а готовы уйти в подробности в обсуждении – очень хороший. Тоже не специфика менеджера по работе с клиентами – дайте ему время проконсультироваться с шеф-поваром.

• Использование профессиональной упаковки, кассет для транспортировки бокалов, полное отсутствие картонной упаковки оборудования

Просите посетить чье-то мероприятие, до прихода гостей и смотрите в подсобку, нравится ли вам насколько там аккуратно и профессионально все выглядит? Рассказ, что все мероприятия закрытые – не убедительный, вас всегда могут провести на площадку на этапе подготовки, как своего сотрудника.

Консалтинг нужен клиенту на масштабных событиях для выбора наиболее релевантного и качественного кейтеринга, а также контроля его работы.

Мария Есаева, начальник управления «Центр коммуникаций» ГК «Росатом»

Когда мы готовим масштабные мероприятия, нам прежде всего важно пригласить в конкурс те кейтеринги, которые имеют опыт решения именно нашей задачи — это первое зачем мы обращаемся в «Кейтеринг Консалтинг». А дальше, конечно, те вопросы, порой неудобные, которые консультанты задают подрядчикам, чтобы мы точно понимали, у кого какие сильные и слабые стороны – это без преувеличения бесценно)) Ну и, само собой, контроль подготовки мероприятия, когда к моменту заезда на площадку все спланировано, прописано и просто исключает возможности неожиданных накладок и сбоев. Они фактически становятся моими глазами и руками на мероприятии, а я спокойна, что во всех локациях все под контролем.

Ужасно, но факт, в России катастрофически пренебрегают пищевой безопасностью, особенно на выездных мероприятиях. Вы же не хотите, чтобы гостей мероприятия банально отравили? Ниже самые простые вещи, без которых работать с кейтерингом точно нельзя.

• Внедрена ли система HACCP

По-русски, ХАСП. Попросите коротко рассказать вам как эту систему применяют на практике. Суть проста – контроль температурного режима на всем пути работы с продукцией – от приемки сырья до выдачи на столы готовых блюд.

• Наличие штатного санитарного врача

Есть только у очень крупных операторов.

• Наличие сертификатов на все используемые продукты и материалы

Без вариантов! На всю продукцию и расходные материалы, по закону должны быть гигиенические сертификаты. Попросите предъявить на шпажки для канапе, например.

• Наличие актуальных медицинских книжек у всего производственного и обслуживающего персонала

В 99% случаем их нет у половины персонала – это противозаконно. Рассказ – что мед.книжки в офисе/на производстве в сейфе – ложь. Привлекаемые официанты не сдают их ни в какой сейф, завтра они выйдут к другому кейтерингу на работу, мед.книжки должны быть с собой. Их подлинность обещайте проверить в реестре и всех с поддельными отстранить от работы – посмотрите на реакцию.

• Наличие актуальных санитарных паспортов на транспорт

Это как мед.книжка у официанта, только для автомобиля. Каждый автомобиль должен регулярно проходить санитарную обработку и в сан.паспорте об этом должна быть отметка. Чаще всего, этим пренебрегают.

Реклама

Event.ru рекомендует - лучшие площадки! ПОДПИШИСЬ НА ТГ! Эффективные
онлайн-события
«под ключ»

Bounce — современное
клубное пространство
на Белорусской
с большим двором Еvent-агентство Вместе -
более 1500 проектов
по всей России Мультимедийное сопровождение мероприятий полного цикла

Event.ru рекомендует - топовые артисты! NEW: Дворец Культуры
от LOFT HALL
на 1200 персон Event.ru рекомендует - надежные подрядчики!

Omega Rooftop —
панорамная
площадка-трансформер
с видом на Кремль Всё для онлайн/гибридных мероприятий Event.ru рекомендует - креативные event-агентства

Как сюда попасть?

Все объявления/ Скрыть объявления

Системность в ведении бизнеса не заменить ничем. В столь комплексном виде деятельности, как кейтеринг только наличие стандартов и прописанных процедур помогает обеспечивать прогнозируемого качество, уделите этому особое внимание.

• Перечень формируемых документов при подготовке мероприятия

Чем обстоятельнее готовятся к мероприятию и чем больше деталей прописываются «в бумаге», тем более высокого качества услугу вы получаете, а вот просто разговор о профессиональных менеджерах с их бесконечным опытом – это отговорки.

• Наличие детального тайминга заезда и монтажа на площадке

Либо банкетный менеджер будет управлять ситуацией несмотря ни на какие сложности и форс-мажоры, либо нет. Детальный тайминг подготовки мероприятия делают редко и очень зря.

• Наличие детального стандарта инструктажа для обслуживающего персонала

Помните – у всех кейтерингов официанты – фрилансеры, а значит – не носители стандартов. Попросту говоря, очень часто сотрудники низкоквалифицированные и низкомотивированные. Нет подробного письменного стандарта инструктажа = нет качественного сервиса.

• Документальная приемка-передача напитков/материалов заказчика

Любая приемка передача от вас продукции или напитков, например клиентского или спонсорского алкоголя, непременно должна быть по накладной, без нее работают дилетанты.

• Фотофиксация дегустации

Если кейтеринг на дегустации не делает фото всех блюд – плохой знак. Что он будет повторять на мероприятии? Рассказ, что все фото есть в базе, на практике себя не оправдывает.

• Запрет на курение для обслуживающего персонала

Лишь два уточнения. Почему гости вашего мероприятия должны чувствовать запах от курящего официанта? И как вы летаете в Америку по 10-12 часов не куря? Все возможно, вопрос насколько это готов обеспечить кейтеринг. Контролируемые перерывы на курение официантов задачи не решают. Корень, как правило, в том, курит ли банкетный менеджер сам или нет.

• Не привлечение официантов к погрузочным работам

Официанты, как и все люди, занимаясь физическим трудом, потеют. Грузить должны грузчики.

Внешний консалтинг необходим для контроля одновременной работы кейтерингов на разных площадках.

Людмила Терехова, директор по корпоративной культуре и бренду «Магнит»

С «Кейтеринг Консалтинг» я сотрудничаю уже не первый год. Для одного из крупных проектов они в один день обеспечили пять контрольных групп из 32-х менеджеров, чтобы контролировать кейтеринговые компании в 5 разных городах на мероприятиях общей численностью более 10 000 гостей. В работе с ними сначала это, конечно, выбор релевантных подрядчиков и рекомендации по существу услуги, отказ от неэффективных и неудачных решений. Далее, что немаловажно, «Кейтеринг Консалтинг» очень детально фиксирует все обязательства кейтеринга в договоре, такого не прописывает ни один подрядчик по питанию. Ну и контроль реализации, само собой, а в завершении детальный отчет, который тоже будет полезен для понимания всего, что заказчик сам не увидит никогда.

Не ждите, когда будет слишком поздно, проведите разведку боем, посетив чужое мероприятие, или обсудите эти вопросы до того, как доверитесь подрядчику.

• Наличие униформы у всех категорий персонала – поваров, официантов, грузчиков

В том числе, одинаковые форменные, а не личные, белые рубашки у официантов.

Это очень хороший знак, компания работает не первый месяц и в не в гараже, если дожили до инвестиций в униформу. Особенно, если в специальной униформе работают грузчики и официанты на этапе подготовки зала до переодевания в основную униформу.

• Четко описанные технические требования к подсобному помещению и электромощностям в виде приложения к договору

Опытный кейтеринг знает, что может стать жертвой обстоятельств, потому предвидит все важные вопросы и согласовывает их с заказчиком заранее. Если не согласовывает, значит неопытный.

• При работе на открытом воздухе, обязательное требование тентов со стенками и полом для подсобного помещения и тентов со стенками для банкетных/фуршетных столов

Скажите, что бюджета нет и тентов не будет вообще, но погоду вы проверяли, все будет хорошо. Если согласятся работать, вы имеете дело с дилетантами.

• Обязательное использование раций для масштабных мероприятий и крупных площадок

Не предлагайте как решение, спросите, как будут управлять сотней официантов. Если расскажут про систему старших официантов и использование раций, ставьте плюс подрядчику.

• Наличие упаковки для оставшейся продукции, пригодной к употреблению, для передачи заказчику

В оставшихся салатах вам должны отказать, использование их по истечении нескольких часов небезопасно. А вот ланч-боксы и пакеты для передачи оставшейся продукции у серьезного кейтеринга всегда имеются.

• Готовность передать остатки продукции, пригодной к употреблению и невостребованной заказчиком, благотворительным организациям

90-й уровень профессионализма.

Обычно этим заниматься банально лень.

• Видеорегистратор работы в подсобном помещении кейтеринга

Экзотика, но идея уже опробована на практике. Хорошо стимулирует к соблюдению правил пищевой безопасности и к организованности всей работе за кулисами.

Внимание к качеству собственной работы похвально и… обязательно!

• Наличие внутренней службы контроля качества

Спросите как с этим работают, либо будет что послушать, либо нет.

• Наличие службы безопасности на мероприятии

Атрибут крупных операторов и крупных мероприятий. Конечно, банкет на 20 персон чаще всего не сопровождает сотрудник службы безопасности. Поинтересуйтесь, как на месте будет решен вопрос с любым официантом, если он поведет себя неадекватно. Рассказ, что такого не бывает… ну, вы поняли.

• Собственный контроль фактического выхода готовых блюд перед отгрузкой продукции с собственного производства

Довольно часто вес готовых блюд не соответствует заявленному. Спросите, как кухня будет уверена в том, что фактический выход блюд соответствует прописанному в технологических картах. Правильный ответ один – они должны взвесить все по факту приготовления и убедиться.

• Наличие весов в подсобном помещении на мероприятии

Обычная и простая мера, просите, чтоб были, практически любой кейтеринг предоставит.

• Обязательные суточные пробы по каждому мероприятию, журнал их регистрации и соблюдение правил их взятия и хранения

А вот с этим гораздо хуже. Многие кейтеринги даже не слышали, что порцию каждого из блюд надо хранить 48 часов (раньше было 72) опечатанную в холодильнике с ведением специального журнала. Просто спросите, берут ли суточные пробы, посмотрите на реакцию. Для масштабных мероприятий – требуйте обязательно.

• Наличие системы отчетности перед заказчиком по сервированному алкоголю

Отчетность пробками/бутылками вы, наверняка, практиковали. Кейтеринг, рассказывающий, что воровства на его мероприятиях нет, чаще всего просто плохо осведомлен. А вот если расскажут как его исключают или минимизируют – респект подрядчику! Из простого – нет доступа официантов к личным вещам, официантам вообще не выдаются закупоренные бутылки, официанты не покидают зал в течение мероприятия и перед уходом личные сумки досматриваются… службой безопасности. Послушайте, что расскажут вам.

Сфера питания на крупных мероприятиях требует ответственного подхода и широкой экспертизы — именно поэтому на особо ответственных и масштабных событиях контрольная группа «Кейтеринг Консалтинг» берет на себя всю работу с подрядчиками по питанию, контролируя каждый этап.

Елена Черкалова, менеджер по направлению Корпоративные мероприятия Х5 Retail Group

Для меня основное преимущество работы с «Кейтеринг Консалтинг» — это возможность получить экспертизу, основанную на большом опыте работы данной компании в сфере кейтеринга, детальном анализе потребностей клиента, понимании рынка и настоящей клиентоориентированности. Проверено на личном опыте проведения с ними мероприятий Х5 Retail Group.