Евгения ДемидоваРабота с множеством различных арендодателей может стать увлекательной частью вашей карьеры по организации мероприятий, но что на самом деле они имеют в виду, когда говорят о некоторых вещах.
Иногда может показаться, что event-организаторы и арендодатели говорят на разных языках. Вот несколько комментариев, которые вы можете услышать от своего поставщика, и что за этим на самом деле скрывается.
Наш WiFi немного тормозит
Не рассчитывайте на наш WiFi, он вас подведет. Гарантировано.
Проверьте возможности WiFi во время посещения площадки. Обязательно задавайте вопросы о скорости и проверьте пропускную способность соединения. Найдите альтернативные варианты или, возможно, забронируйте другое место, во избежание проблем. Найдите место, владельцы которого понимают, насколько важен хороший WiFi для вашего мероприятия и его посетителей.
У нас есть список предпочтительных поставщиков
Вы будете платить комиссию за привлечение кого-то другого, не входящего в наш список.
Если у вас уже есть поставщик, с которым вы всегда работаете и которому доверяете, обязательно поинтересуйтесь у потенциального арендодателя о каких-либо возможных ограничениях. Некоторые арендодатели требуют, чтобы вы работали с определенными поставщиками, такими как конкретные аккредитованные кейтеринговые компании. Иногда они могут взимать дополнительную плату за сторонних поставщиков, которых вы заходите привлечь к работе.
У нас запланированы строительные работы, но это не повлияет на ваше мероприятие
Если, конечно, все не затянется.
Если вы когда-либо наблюдали какие-либо ремонтные работы, вы знаете, что они очень редко заканчиваются вовремя. Обязательно обсудите любые возможные изменения с арендодателем, которые могут повлиять на ваше мероприятие. Если вы стеснены во временных рамках, то возможно захотите рассмотреть другие места, чтобы организовать событие в более надежном месте.
Мы рады удовлетворить ваши запросы и пожелания
Но мы можем взимать с вас дополнительную плату за это.
Не забудьте спросить о скрытых платежах, которые могут быть внесены в дополнительные услуги. В некоторых случаях арендодатель может предложить дополнительные услуги, которые предоставляются бесплатно, но вы должны быть уверены в этом, чтобы избежать каких-либо неприятных сюрпризов в окончательном счете.
Мы должны переместить вашу группу в другое место
И оно может быть менее привлекательным, чем первоначальный вариант.
Если планируется крупномасштабное событие, то вы не должны сталкиваться с этой проблемой, но иногда, когда организуются небольшие встречи, вас могут попросить переместиться из одного места в другое. Это может произойти из-за ошибки, такой как двойное резервирование, например. Когда возникнет такая ситуация, обязательно расспросите о другом месте проведения события. Если новый предложенный вариант в каких-то аспектах уступает первоначальному, попросите, чтобы это отразилось в вашем окончательном счете.
Мы предлагаем бесплатные услуги
Но вам может потребуется приложить усилия, спросите о них сами, не дожидайтесь, что вам их предложат.
Ваш арендодатель может предложить дополнительные преимущества и опции, такие как транспортные услуги, модная мебель, дополнительная аппаратура и многое другое. Если вы не спросите, вы никогда не узнаете. Обязательно сообщите все свои потребности и пожелания, в идеале до того, как будут подписаны контракты, и узнайте, может ли арендодатель выполнить любое из них бесплатно.
Мы предлагаем самые современные технологии
Но не спрашивайте, как это работает.
Убедитесь, что вы сможете провести пробный прогон любого аудио- и видеооборудования, которое вы планируете использовать. Часто на месте присутствуют только несколько сотрудников, которые знают, как работает техника. Убедитесь, что эти люди доступны во время вашего мероприятия (в идеале) или до начала, чтобы они могли показать вам и вашей команде, как всем этим пользоваться.
Мы принимаем кредитные и дебетовые карты
Но мы будем взимать плату за их обслуживание, так что вы можете заплатить другим способом.
Вы можете заплатить картой, но в некоторых местах будет взиматься плата за обслуживание. Спросите об этом заблаговременно, и если это так, то можно рассмотреть возможность банковского перевода, например.
Ранний доступ — это не проблема
Но если вы заранее не запросили его перед заключением контракта, мы, разумеется, будем взимать с вас дополнительно за каждый час.
Убедитесь, что вы спросили обо всем, что вам может понадобиться, прежде чем подписывать контракт. Даже если разговор идет о заблаговременном доступе, который, казалось бы, должен быть ожидаем, это может принести дополнительные затраты, если он не обсуждался заранее.
У нас специальный дресс-код
Так что не забудьте сообщить об этом вашим гостям, иначе их могут не пропустить.
В то время как большинство мест встречи позволят вам самим определять дресс-код для вашего мероприятия, некоторые эксклюзивные и престижные заведения, такие как частные клубы, гольф-клубы или места более высокого уровня, могут иметь политику дресс-кода, о которой вам следует знать. Сообщите вашим гостям заблаговременно, чтобы дать им время на подготовку.
Заключение
Создание качественных отношений с арендодателями и поставщиками — важная составляющая развития вашего бизнеса и карьеры. Заблаговременное планирование и умение читать между строк, поможет провести ваше мероприятие на высшем уровне. Теперь вы будете готовы интерпретировать то, что арендодатели действительно пытаются сказать, и задавать правильные вопросы.
По материалам smartmeetings.com
17 гифок из «Friends», которые идеально отражают планирование свадьбы
Как найти работу своей мечты? Советы для event-выпускников
Поделиться