Евгения ДемидоваДаже самые опытные труженики event-индустрии нередко совершают ошибки в общении со спикерами. Каждый из нас заслуживает уважения, это в равной степени касается организаторов и приглашенных спикеров. Основой грамотного общения должна быть честность — в этом, пожалуй, заключается главное правило любых отношений.
Спикеры нуждаются в защите
Люди посещают конференции по двум причинам: налаживание связей и возможность послушать содержательные доклады.
Любой event-менеджер понимает, как много зависит от перфоманса, но порой недооценивает значимость спикера и не утруждает себя налаживанием с ним грамотных отношений.
Кругом дают советы, как организовать мероприятие, извлекая как можно больше выгоды, но мало кто рассказывает о тонкостях взаимоотношений со спикерами. Тем временем, выступление спикеров — важная часть услуги, которую event-менеджер предлагает своим клиентам. Важно оценивать ее значимость и грамотно выстраивать общение с каждый выступающим.
Каждый раз, совершая очередную ошибку в общении со спикером, нам остается лишь удивляться, за что они порой нас так ненавидят.
Любите держать все под контролем?
Если вы event-менджер и не любите командовать, то с вами явно что-то не так. Даже если вы всегда были самым расслабленным человеком на Земле, работая в event-индустрии, вы станете одержимы идеей все контролировать.
Не удивительно, ведь ваша задача — составить четкий план действий и безупречно организовать работу всей команды. Вы требовательны к деталям и все держите под контролем. Однако именно это качество может стать серьезной помехой в налаживании отношение со спикерами. Такое педантичное с вашей стороны поведение может действовать на нервы даже самым спокойным и неприхотливым людям.
«Можно посмотреть вашу презентацию?»
Неужели серьезно?! Если вы хотите ознакомиться с презентацией, на подготовку которой спикер потратил достаточное количество своего драгоценного времени, это может означать только две вещи: вы безответственно подошли к выбору спикера или стараетесь проконтроливать каждый его шаг. И то и другое серьезно скажется на ваших с ним отношениях.
Представьте, что вы устраиваете концерт и пригласили артиста, в успехе которого ни капельки не сомневаетесь. Разве вы осмелитесь предложить ему спеть песню по-другому или поменять кое-где текст? Если же вы не уверены в успехе выступления, значит недостаточно ответственно подошли к выбору спикера. У хорошего спикера всегда имеется портфолио, сайт с презентациями или видео на YouTube.
Обращаясь к спикеру с просьбой показать вам презентацию, вы демонстрируете недоверие. Не стоит этого делать.
«Я не смогу вам заплатить»
Спикеры не работают бесплатно.
Не надейтесь найти добровольцев, которые охотно помогут воплотить в жизнь вашу идею, не получив за свою работу ни копейки. У каждого более или менее приличного спикера на подготовку презентации уходит до 7 дней, плюс 2-3 рабочих дня, которые они проводят на вашей конференции. Время — деньги, об этом нужно помнить. Хороший спикер откажется от предложения поработать бесплатно, купившись на уговоры «Это хороший шанс показаться себя!»
«Я оплачу расходы на проезд и проживание»
Именитые спикеры скорее всего откажутся от такого «заманчивого» предложения. Если только мероприятие не будет хорошим пунктом в их резюме или возможностью наладить выгодные бизнес-связи. Еще раз: отказываясь платить за само выступление, вы предлагаете человеку бесплатно потратить собственное время. Хорошего перфоманса в таком случае ожидать не стоит.
«Хорошо. Но я не укладываюсь в бюджет!» — подумаете вы. В этом случае предлагаю задуматься над качеством вашего мероприятия. Если не хватает средств на достойного спикера, то что можно сказать обо всем мероприятии в целом?
«У нас отличная аудитория!»
Спикеры всегда интересуются особенностями аудитории. Однако только опытный event-менеджер может дать внятный ответ по этому поводу.
Запомните, незнание аудитории является большим пробелом в event-планировании. Настоящие профессионалы event-дела помогают спикеру в изучении аудитории, предоставляя максимальную информацию о возрасте, профессии, социальном статусе, осведомленности слушателей о предмете выступления и других важных деталях.
Главное не лениться! Современные технологии позволяют собрать данные об участниках еще задолго до самого мероприятия. В следующий раз вместо просьбы просмотреть слайды обсудите со спикером особенности аудитории, чтобы вместе выработать правильную стратегию выступления.
«Я хочу, чтобы вы твитнули об этом 15 раз»
Мероприятие должно освещаться в социальных сетях, это современно и практично. С другой стороны, принуждать людей насильно делать твиты противоречит правилам здорового общения.
Именно поэтому задача event-менеджера состоит в том, чтобы подобрать спикера с мотивацией, верящего в успех предприятия и знакомого с современными технологиями. Такой специалист сделает 15 твитов и осветит событие в своем блоге совершенном естественным образом, без каких-либо договорных обязательств или требований с вашей стороны.
Время от времени ненавязчиво и в вежливой форме все же необходимо напоминать спикеру о значимости блогов, твитов и других полезных опциях социальных сетей, поддерживать его и направлять в нужное русло.
«Я слышал, что вы прекрасно выступили!»
Выступления спикера нуждается в фидбеке. Это касается как положительных отзывов, так и критики.
Обобщенные фразы ушли в прошлое. Сегодня в распоряжении организаторов достаточно много инструментов, помогающих получить исчерпывающие отзывы по мероприятиям.
Профессиональный спикер всегда интересуется тем, какое впечатление произвело его выступление. От этого во многом зависит успех следующих перфомансов.
«О чем пойдет речь на вашем выступлении?»
Подобным вопросам вы подливаете масла в огонь. Сам факт приглашения определенного спикера на мероприятие подразумевает вашу осведомленность по поводу того, о чем может пойти речь и как будет выглядеть презентация.
Если вы не уверены в спикере, это означает лишь то, что он выглядит чайником в ваших глазах или вы несерьезно подошли к выбору кандидата.
Уважающий себя организатор заранее ознакомится с портфолио спикера, чтобы иметь хотя бы общее представление о специалисте и не задавать подобные глупые вопросы.
И напоследок
Спикер не просто часть event-команды, это один из самых значимых компонентов услуги, которую вы, как организатор, оказываете клиенту.
Тщательно подходите к процессу выбора спикера, должным образом изучая его портфолио и отзывы по другим мероприятиям.
Аудитория должна чувствовать, что вы верите в силы спикера и цените его. Успех всего мероприятия подчас целиком и полностью зависит от вашего умения выстраивать доверительные отношения со спикерами.
Уважайте, хольте и лелейте ваших спикеров!
По материалам eventmanagerblog.com
Поделиться