Илья Шумилкин
Эд ХалиловОрганизация стандартного event’а по четкому ТЗ — это рутинный процесс для рядового event-менеджера. Но как быть, если нужно организовать мероприятие там, где нет ничего? Ниже чек-лист от Ильи Шумилкина и Эда Халилова, основателей проекта #ТурбоОстров, которые имеют опыт организации мероприятия в самом экзотическом месте — на необитаемом острове в сердце Индийского океана.
-
Выбор площадки
Основные критерии выбора страны:
- Удобный перелет;
- Не нужна виза;
- Минимальная разница во времени с Москвой;
- Дружелюбные флора и фауна и благоприятный климат.
Дополнительные критерии выбора острова:
- Расположение локального аэропорта, госпиталя, строительных и продуктовых магазинов, оптовых поставщиков фруктов и морепродуктов не более чем в тридцати минутах на скоростной лодке;
- Размер острова должен позволять организацию нескольких локаций как для проведения программы (места для постройки лагерей участников, проведения испытаний на суше и в воде, лобное место), так и для технических нужд (штаб организаторов, санитарная и кухонные зоны);
- Широкая песчаная береговая линия вокруг всего острова для возможности подхода катеров и лодок с любой стороны;
- Наличие пальм с плодами и прочей растительности;
- Наличие пресной воды;
- Привлекательный внешний вид.
Создание РПГ
РПГ проекта на необитаемом острове отличается наличием в команде дополнительных позиций, которых нет на обычном проекте. Это тоже нужно заранее предусмотреть.
Организация питания
Первое и самое главное — мощный генератор, хорошие холодильники и организация сухого склада с защитой от дождя, муравьев и прочих прелестей существования на необитаемом острове. Главная ошибка — покупка большого количества провизии, которое негде хранить. В тропическом климате все быстро портится, а это дополнительные траты в том числе на бензин, который стоит на Мальдивах довольно дорого.
Экзотические фрукты. Если вы думаете, что на островах в Мальдивах все фрукты растут на пальмах — просто протяни руку, то это не так. В 90% случаев на островах растут только кокосовые пальмы, достать с которых кокосы неподготовленному человеку практически невозможно. Кокосы можно добыть с земли, те, которые упали. А всякие манго с ананасами можно только специально заказать и купить. По такой же схеме, как закупаются отели, то есть не просто пойти в магазин, а найти местных, кто может организовать доставку.
Пятница. Вымирает все. Даже авиасообщение. Выходной. И хоть кокос не расти. Основная религия на Мальдивах — ислам, а пятница у мусульман — святой день, никто не работает. Поэтому планируем все покупки с учетом этой особенности.
Используйте дождевую воду. Собирать ее можно в специальные большие емкости, но обязательно фильтровать перед применением.
Креативный сценарий
Главное, что нужно использовать в программе — это остров. Весь креативный сценарий должен быть построен вокруг его возможностей и особенностей расположения. Придумывая испытания, нужно учитывать силу и направление течения, а также прочие факторы. В реализации могут сильно помочь специальные приложения, которые помогают определить погодные условия с возможными осадками, приливы и отливы.
Техническое обеспечение
Привоз глобального оборудования планируется задолго до начала мероприятия. Нужно предусмотреть время на доставку и растаможку, заложить временные риски. На острове практически не требуется профессиональный свет и звук. Концепция программы предусматривает акцент на других вещах. Вы вполне можете ограничиться 2 кВт звука, несколькими световыми приборами, пультом, а также экраном с проектором. Чем проще — тем лучше. Главное — это генератор.
Логистика
Как правило логистика складывается следующим образом:
- международный перелет (+-10 часов)
- + внутренний перелет (+- 1 час)
- + трансфер на скоростной лодке (+- 30 минут)
Обеспечение безопасности
Безопасность — самое главное. Важно не только отвезти на остров участников, но и привезти их всех обратно живых и здоровых. На острове должна круглосуточно дежурить лодка, а все члены команды уметь оказывать первую помощь.
То-чего-нельзя-предусмотреть
При подготовке мероприятия на острове, даже если тебе кажется, что ты продумал все до мелочей, всегда есть место неожиданностям, к этому тоже нужно быть готовым.
Самая непредсказуемая и капризная вещь на острове — это погода. Шторм, засуха, дождь. Абсолютно непредсказуемо и внезапно. Бороться бесполезно. Сегодня построили причал, завтра его снесло. Вечером поставили палатки, утром проснулись по брови в воде.
Команда #ТурбоОстров делает уникальные тимбилдинги на другом конце света — присоединяйтесь к специальным корпоративным заездам!
Как журнал Sports Illustrated организовал самый нестандартный показ на Miami Swim Week
Такая разная event-индустрия: В чем различия организации событий в России и в США
Поделиться