Евгения ДемидоваГибридные мероприятия стали новой реальностью современного event-бизнеса. Их неоспоримое преимущество — возможность подключения удаленной аудитории. Успех гибридных мероприятий обусловлен не только стремительным развитием технологий, но и особенностями современного бизнеса и общества в целом: постоянный цейтнот, стремление сократить издержки, связанные с проездом сотрудников, невозможность «оторваться» от рабочего места и многое другое.
Не имеет значения, идет ли речь о конференции Sapphire Now от компании SAP, в павильонах которой каждый раз разворачивается настоящая телевизионная студия, или о небольшом внутреннем совещании, где используют всего одну камеру, цель гибридных мероприятий одна — дать возможность онлайн-аудитории принимать активное участие в ходе всего мероприятия, имея при этом такие же возможности, как и у очных посетителей.
Перед вами 10 ключевых факторов, от которых зависит успех гибридного мероприятия.
1. Качественный звук
Слабый звук и помехи станут настоящим кошмаром для тех, кто решил посетить мероприятие удаленно. Речь спикера и вопросы участников должны звучать одинаково разборчиво, именно поэтому стоит позаботиться о качественных микрофонах и отличной технической поддержке в ходе сессий.
2. Быстрый Интернет
От скорости Интернета напрямую зависит качество аудио- и видеопотоков, а значит, именно этот показатель определяет то, какой увидят и услышат вашу конференцию удаленные зрители. Как правило, на площадке уже существует эксклюзивный провайдер, поэтому к выбору места проведения конференции стоит подойти особенно тщательно. Стоит также обратить внимание на количество одновременных трансляций: параллельная трансляция сразу трех сессий предполагает в три раза более быстрое интернет-соединение. Проверить пропускную способности сети можно на специальных сайтах, например InternetFrog или Bandwidth Place.
3. Количество и качество видеокамер
На этапе подготовки к мероприятию важно определиться, какие сессии будут транслироваться. В каждом зале должна быть установлена хотя бы одна видеокамера, если позволяет бюджет — сразу несколько. Снимая помещение с разных ракурсов, играя планами, вы сделаете трансляцию более разнообразной и привлекательной для зрителя. Говоря о выборе видеоаппаратуры, лучше остановится на HD-камерах, поддерживающих высокое качество полученного на выходе изображения.
4. Взаимодействие поставщиков
В процессе организации гибридного мероприятия задействовано большое количество поставщиков: компании, предоставляющие аудио- и видеосъемку, техники, вещательная компания, и скорее всего провайдер виртуальной платформы. Все они должны взаимодействовать друг с другом. Обеспечение слаженной работы всех поставщиков входит в задачи event-координатора. Очень важно убедиться в том, что все участники, вовлеченные в процесс организации мероприятия, находятся на связи и готовы решать совместные вопросы.
5. Android и iOS
Медиаконтент должен быть доступен для пользователей разных мобильных устройств: как с операционной системой Android, так и с iOS. Обычно за эту опцию отвечает вещательная компания.
6. Тестовый запуск
Компания SAP обычно проводит сразу два теста перед стартом конференции Sapphire Now и других гибридных мероприятий: за день и за полтора часа до открытия. Тестирование помогает избежать возможных ошибок и учесть все недоработки.
7. Онлайн-аудитория
В идеале посетители мероприятия должны беспрепятственно взаимодействовать с онлайн-аудиторией, видеть ее и слышать. Если же бюджет или технические возможности ограничены, необходимо позаботиться о том, чтобы удаленные участники имели возможность видеть и слышать все, что происходит на площадке, и оставлять комментарии и вопросы, к примеру, в сети Twitter. К тому же, организаторам стоит позаботиться о том, чем заполнить паузы в онлайн-пространстве, когда во время физического мероприятия объявлен кофе-брейк. Хорошей идеей будет создание виртуального модератора или гайда, с помощью которых онлайн-участники смогут с легкостью ориентироваться в конференции.
8. Взаимодействие спикера и удаленных участников
Напомните спикерам о необходимости приветствовать не только присутствующих, но удаленных зрителей. Важным нюансом при этом является умение держаться перед видеокамерой — взгляд спикера периодически должен быть обращен в камеру. В случае вопроса из чата спикеру необходимо упомянуть имя и место жительства автора. Так участник почувствует себя частью происходящего, даже не смотря на то, что физически он там присутствовать не смог.
9. Особенности удаленного участия
Посетители очного мероприятия присутствуют на площадке целый день, чего не стоит ожидать от онлайн-слушателей. Большинство удаленных пользователей проводят у экранов компьютеров только пару-тройку часов, это вполне нормальное явление. Не стоит ожидать от удаленного участника, что он просидит у монитора ровно столько времени, сколько длится вся сессия. Задача event-команды — продумать, каким образом ненавязчиво преподнести онлайн-информацию и чем удержать внимание пользователя.
10. Цели мероприятия
В конечном счете, использование онлайн-технологий является не просто способом удивить публику, а средством достижения определенных целей. Следует основательно продумать цель, которую вы хотите добиться с помощью того или иного мероприятия. Когда цель сформирована, выбор аудиовизуальных средств упрощается, таким образом вы поймете, какие опции сделают ваше мероприятие более эффективным.
По материалам bizbash.com
Сюрреалистичный шик на приеме в стиле Рене Магритта
Что вы узнаете на третий день Global Event.ru Forum?
Поделиться