Редакция Event.ruПо самым разным причинам в карьере каждого организатора мероприятий случается этот неприятный сценарий, когда площадка забронирована, программа события опубликована, реклама запущена, билеты раскуплены, а ваш основной докладчик неожиданно отменяет выступление.
Опытные спикеры и зарубежные эксперты поделились своими советами о том, как минимизировать риски отмены и сделать так, чтобы случаи форс-мажора не стали катастрофичными для вашего мероприятия.
Проработайте все риски
«Хотя многие случаи неожиданных отмен в последнюю минуту находятся вне зоны вашего контроля, заранее вы можете сделать многое. Я всегда советую внедрять надежный протокол прибытия — согласование каждой детали должно быть сделано заранее и настолько детально, насколько это необходимо. Стоит назначить отдельного сотрудника ключевым контактным лицом для спикеров. Этот человек будет связываться с основным докладчиком за несколько месяцев и дней до мероприятия, чтобы подтвердить организацию поездки и убедиться, что все идет по плану», — говорит David Bitton, соучредитель и директор по маркетингу компании DoorLoop, занимающейся разработкой программного обеспечения, и частый ключевой докладчик на мероприятиях в сфере недвижимости.
«Если возможно, запланируйте приезд спикера на день раньше мероприятия. Это даст вам уверенность в том, что ваш докладчик уже на месте или в пути, и даже если будут задержки рейсов, у него есть время, чтобы прибыть вовремя. А за день или в ночь перед мероприятием проведите прогон вместе со спикером, чтобы иметь возможность заранее исправить любые технические проблемы», — советует Melinda Marcus, основатель консалтинговой компании Influence Advisors и член National Speakers Association.
Работайте со спикерскими бюро
Отдавайте приоритет спикерским бюро, где команда спикеров может служить подстраховкой на случай отмены.
«Обычно, если вы обращаетесь в бюро спикеров, в случае болезни, отмены рейса и других экстренных ситуаций у вас есть целый список кандидатов, которые смогут его заменить. Удивительно, но, как правило, оказывается, что даже если ваш спикер идеален для мероприятия, есть как минимум три других, которые удовлетворят аудиторию», — отмечает Kevin Mikolajczak, владелец и ведущий дизайнер Bellevue Lighting, который предлагает сосредоточиться на содержании в целом, а не на одном человеке.
Melinda Marcus предлагает включить формулировку для отмены в последнюю минуту в контракты с бюро выступающих. «Уточните заранее, могут ли они предоставить вам еще одного человека в последнюю минуту, если возникнет такая необходимость и включите это в контракт», — говорит Melinda.
Будьте откровенны со своей аудиторией
Если становится понятным, что участие спикера становится невозможным — необходимо сразу донести до аудитории эту информацию, ничего не скрывая.
Если случится наихудший вариант развития событий — незамедлительно актуализируйте информацию на сайте и сообщите аудитории о смене докладчика с помощью электронных рассылок и/или текстовых сообщений.
Также проследите, чтобы все маркетинговые материалы нивелировали ваши риски — укажите на сайте и билетах информацию о том, что основной спикер может быть изменен, особенно если запланирована автограф-сессия.
Находите плюсы и не выставляйте никого в плохом свете
Если спикеру нужно отменить выступление, обязательно сообщите об этом аудитории, но затем двигайтесь дальше и сконцентрируйтесь на положительных моментах и на том, что принесет с собой новый спикер, какую пользу, новые форматы и дополнительные фишки он может дать.
Erin Mills, CEO и основатель агентства экспериментального маркетинга Strat House, рассказывает забавный кейс, в котором она организовывала громкое спортивное мероприятие, и запланированный спикер отменился в последнюю минуту, что вынудило команду мероприятия заменить его.
«Вместо того, чтобы быть отрицательным, этот опыт позволил нам создать дополнительный event. С запланированным героем такой вариант был бы просто невозможным, а с менее известной персоной мы смогли организовать личную встречу для посетителей и фанатов, которая компенсировала изменение. Сам спикер смог предоставить поклонникам свой авторский мерч», — говорит Erin Mills.
«Если докладчик отменился по моральным, финансовым или иным деликатным причинам, никогда не выставляйте его виноватым. Худшее из решений — это выяснять отношения и демонстрировать обиды. Лучше, если есть такая возможность, поделиться с участниками события тем, какой урок был извлечен вами лично из этого опыта», — отмечает Mills.
Запланируйте онлайн-выступление или запишите короткое видео
Лучше всего, если у спикера будет возможность подготовить дубль выступления в онлайн-формате, но если онлайн-присутствие не подходит для ваших спикеров, уточните, не захотят ли они заранее записать короткое вступительное видео или сообщение для участников.
«Эту тактику мы использовали, когда нашему основному спикеру пришлось отменить поездку по медицинским показаниям. Мы смогли записать вступительный сегмент, в котором он участвовал», — рассказала Erin Mills.
Продвигайте событие, а не спикера
Коммуникация перед событием всегда должна быть сосредоточена на ценности мероприятия, а не на одном конкретном человеке. Именно поэтому так важно работать над брендом события и строить качественную разнообразную программу.
«При смене спикера не заостряйте на этом внимание, сосредоточьтесь на содержании, которое будет представлять новый спикер, чтобы было ясно, что ценность выступления остается прежней», — советует Kim Lawton, основатель и генеральный директор нью-йоркского экспериментального агентства Enthuse Marketing Group.
По материалам bizbash.com
Войти в зону комфорта: 5 корпоративных мастер-классов в стиле хюгге
Игорь Демидов, N:OW: «PR работает вдолгую, но он работает»
Поделиться