Ирина ШепетухаИногда приходится экономить на организации мероприятий. Мера не самая приятная, но порой необходимая. Особенно это актуально в период кризиса. Как сократить расходы, и не потерять качество выбирая площадку отеля? Об этом расскажет менеджер по организации мероприятий Novotel Moscow City — Ирина Шепетуха.
В отелях часто предлагаются услуги проведения бизнес-встречи «под ключ». И, самое главное, что при этом не придется тратить лишнее время и силы. Если же мероприятие не подразумевает сотню гостей, то выгоднее провести встречу на территории своего офиса, заказав кейтеринг в ресторане отеля.
Если отель расположен в здании того же бизнес-центра, где находится компания, то гости приглашаются на обед в ресторан, а потом возвращаются для обсуждения вопросов в офис. Таким образом, мероприятие обходится значительно дешевле, так как не нужно платить за аренду, а она, как известно, составляет солидную долю бюджета.
Можно неплохо сэкономить на кейтеринге, ведь не обязательно заказывать канапе с икрой. Есть не очень дорогие, но вкусные и необычные блюда для мероприятия любого масштаба. Кстати, даже обычный кофе-брейк можно подать оригинально. Например, в некоторых отелях популярностью пользуется летающий кофе-брейк. Это когда канапе привязывается к надутым гелием шарикам. Гости едят канапе, получают шарики в подарок, фотографируются с ними.
Если вы не знаете точное количество гостей, то лучше заказать ближе к нижней границе. Всегда можно добавить. Это лучше, чем сокращать. И обязательно согласуйте с координатором отеля самую позднюю дату для корректировки меню. Обычно за несколько дней до мероприятия точное число участников становится известно.
Сэкономить можно и на аренде оборудования. В некоторых отелях его предоставляют бесплатно. Представьте, сколько вы тратите на аренду помещения, оборудования и его доставку с дальнейшей установкой. Гораздо проще найти площадку, где будет все необходимое.
Раньше фирмы вывозили своих сотрудников на тимбилдинг в Турцию или в Египет, но сегодня это затратное решение. Вместо этого можно провести креативный event на территории отеля. Сейчас большой популярностью пользуются кулинарные мастер-классы. Участники готовят на профессиональной кухне под руководством эксперта, соревнуются, узнают новые блюда, учатся понимать друг друга. Стоимость составляет около 3000 рублей на человека.
Также популярен зеленый кофе-брейк. Он проводится на поляне из настоящей свежей травы. Это очень актуально зимой, когда за окном холодно, серо и уныло. Шеф-повар готовит полезные блюда из свежих ингредиентов: смузи, фруктовые салаты и другие полезные блюда. Для большего эффекта при оформлении используется жидкий лед. Вместо классического кофе-брейка с круассанами участник мероприятия получает красивую презентацию на зеленой поляне.
Выясните, кто и как будет оплачивать дополнительные расходы. Допустим, гость попросил чашку кофе, кто будет за нее платить? Обычно все включается в счет компании, но отелю всегда нужно подтверждение. Поэтому на мероприятии должен быть представитель компании, который выделен специально для решения таких вопросов.
Если официант получает от гостя заказ, не входящий в меню банкета или кофе-брейка, то администратор обращается именно к этому человеку, и только после того, как чек будет согласован, заказ выполняется. В противном случае гость будет вынужден получить отказ.
При составлении меню необходимо учитывать особенности аудитории: пол, возраст, культурные особенности. Например, если переговоры с турецкими партнерами, то в меню не должно быть свинины.
Вообще, при заказе кейтеринга лучше не рисковать, а ориентироваться на какие-то универсальные блюда. Закажите, к примеру, курицу. Ее можно приготовить в разных вариациях. К тому же, она низкокалорийна и типична для большинства стран и культур.
Всегда уделяйте внимание деталям. Буквально каждый шаг гостей, каждую минуту их времени нужно держать в голове. Тогда ни результат, ни конечная сумма не станет для вас сюрпризом. Все пройдет именно так, как задумывалось.
Магия цвета: 25 выигрышных сочетаний для мероприятия в любом стиле
Виртуальная свадьба Wedding Online от IKEA
Поделиться