Евгения Демидова«Кина не будет — электричество кончилось!», фраза, известная нам по советскому фильму «Джентльмены удачи», может стать страшным сном для каждого event-менеджера, ведь она звучит еще более устрашающе, если «кина не будет» из-за неявки зрителей…
Сорваться может любое, даже самое грандиозное мероприятия, и срывается оно, как правило, из-за неявки гостей, причин чему может быть великой множество. Винить в произошедшем себя или кого-то еще, рвать нервно волосы и готовиться к окончательному провалу — дело совершенно бесполезное. Болезнь проще предупредить, чем лечить — это правило распространяется почти на все сферы нашей жизни. Отсюда логический вывод: будьте готовы к срыву мероприятия, как вы готовитесь к любым другим аспектам в организации. Продумайте, какие факторы напрямую влияют на неявку гостей, как их избежать, а если избежать не удалось, какие меры предпринимать в самый последний момент.
Почему зрители решают не приходить?
Причин этому может быть много. Знать их обязательно, т.к. это может помочь во время общения с потенциальными клиентами. Основное:
Изменились планы. Пожалуй, это самая распространенная причина неявки. Расписание в календаре современного человека постоянно меняется. Где гарантия того, что вы сможете найти время на мероприятие, запланированное еще несколько месяцев назад?
Прошел ажиотаж. Организаторы, как правило, создают шумиху вокруг события, чтобы привлечь как можно больше внимания со стороны потенциальных посетителей. Тем не менее, не каждому event-менеджеру удается подогревать интерес до самого открытия. Запал зрителей быстро проходит, и в итоге на мероприятие приходят единицы.
Если не заплатил, можно не приходить. Именно поэтому большинство бесплатных мероприятий заведомо обречены на провал. Деньги мотивируют. Если вы заплатили за какую-либо услугу или купили билет, то явитесь туда хотя бы из-за того, чтобы не потерять потраченные средства.
Спонсоры/VIP/Пресса/Партнеры. Зачастую эта категория посетителей редко является на само мероприятие. Они обычно слишком заняты, хотя кормят организаторов обещаниями обязательно присутствовать на месте.
Если мероприятие сорвется, вы не единственный, кто пострадает
Сорванное мероприятие подпортит нервы не только event-менеджеру, но и всем, кто ждал его с нетерпением или внес непосредственный вклад. К основным категориям «пострадавших» относятся:
Спонсоры. Вы пообещали им толпы потенциальных клиентов. В итоге спонсоры видят пустой зал и горы продукции, которая была подготовлена специально для вашего мероприятия.
Спикеры. Некоторые спикеры отказываются выступать даже в том случае, когда аудитория заполнена наполовину. Что уж говорить о срыве мероприятия!
Вы или ваш начальник. Пустые места являются предвестником пустого кошелька. Поверьте, ваш начальник будет расстроен не меньше вашего.
Те, кому не достался билет. Наверняка, среди ваших потенциальных посетителей были те, кто не успел приобрести билет, т.к., по вашим словам, мест уже не оставалось. И тут они узнают, что мероприятие сорвалось по причине неявки гостей. Ваш имидж подпорчен. Они, в целом, ничего не теряют, теряете в первую очередь вы.
Тонкости продажи билетов
Прежде чем приступить к основной части советов, позвольте внести некую ясность по поводу продажи билетов.
По закону вы не имеете права продавать один и тот же билет несколько раз. Если билет продан, то место занято, и никто другой не может на него претендовать.
Не расстраивайтесь из-за невозможности продать билет дважды: чтобы обеспечить явку, существует множество других вполне легальных тактик. Например, раздача бесплатных билетов в качестве вознаграждения в различных конкурсах.
Несколько советов, которые реально помогают бороться с неявкой гостей
1. Анализ аудитории
Как ни странно, большое количество организаторов не утруждают себя заботой подведения итогов после окончания мероприятия. Цифры, графики и прогнозы — вещь не менее важная в event-бизнесе, чем, к примеру, в финансах. Чем более тщательный анализ вы проводите, тем меньше вероятности совершить досадные ошибки в будущем.
Во-первых, изучите публику, которая прибыла на мероприятие несмотря ни на что. Героев нужно знать в лицо! Как их зовут? По каким билетам они попали на мероприятие? Их пол, возраст, профессия, интересы?
Анализ и понимание явившейся аудитории поможет определить рычаги воздействия, подскажет, как и где лучше продавать билеты, а также направит в правильное русло стратегию общения с партнерами, спонсорами и прессой.
2. Поддержание связи с приглашенными
За пару дней до мероприятия обязательно уточните у гостей, не изменились ил их планы. Вы напомните о себе, что, безусловно, повлияет на выбор некоторых, а также сложите ясную картину, сколько примерно человек стоит ожидать. Если ответ на рассылку не получен, обязательно позвоните клиенту и поинтересуйтесь лично.
3. Лист ожидания
Вносите желающих попасть на мероприятие в лист ожидания. Данную практику давно и с успехом используют авиакомпании, создавая своеобразную очередь из людей, ожидающих свободные места на рейсы.
Не важно, когда началась подготовка к мероприятию, билеты можно бронировать с самого первого дня. Продавать билеты и регистрироваться в списке ожидания можно онлайн, в т.ч. через соцсети, что создаст дополнительную шумиху вокруг события. И явка будет обеспечена.
4. Билет в последнюю минуту
Отличной тактикой будет продажа билетов за несколько минут до начала мероприятия или даже когда оно уже началось. Информацию можно разместить в соцсетях, сообщив при этом об «уникальной возможности приобрести последний билет».
Регистрация, заканчивающаяся аж за неделю до самого мероприятия напрочь лишает вас статуса современного, гибкого и клиентоориентированного event-агентства.
5. Продажа билетов через посредников
Билеты на мероприятие можно продавать напрямую, а можно через посреднические сайты, которых сейчас достаточное количество. Позаботьтесь о том, чтобы пользователи располагали полной информацией о вашем мероприятии, разместите на веб-ресурсе посредника ссылку на ваш сайт и контактные данные. Не говоря уже о том, что регистрация должна быть делом пяти минут.
6. Бесплатные билеты для прессы
Если вы ожидаете, что некоторое количество приглашенных может не явится, обязательно раздайте бесплатные билеты представителям прессы. На небольшие мероприятия можно пригласить блогеров, на крупные — представителей радиостанций и телеканалов. Это отличный способ заполнить помещение и получить дополнительную рекламу.
7. Рекомендации
Если вдруг вы обнаружили, что билеты не распроданы, а лист ожидания пуст, не отчаивайтесь — попросите аудиторию соцсетей порекомендовать ваше мероприятие друзьям. За репост предусмотрите вознаграждение или скидку. Чем больше людей в сети будут знать о вашем мероприятии, тем больше вероятность, что билеты раскупят.
8. Возмещение расходов на билет
Внесите в условия покупки билета пункт о возмещение расходов на билет только тем, кто придет на мероприятие. Теперь у купивших билет будет хороший стимул явиться.
9. Недоступность
Одной из типичных ошибок является продажа большого количества билетов за один раз.
Вы должны окружить мероприятие аурой недоступности, тогда люди сами потянутся к вам. Каждый захочет получить билет, если их количество сильно ограничено, или почти все билеты распроданы.
10. Подогревание интереса
Как показывает практика, на мероприятие не являются те, кто приобрел билеты одними из первых. С течением времени интерес к событию теряется и иссякает окончательно за пару дней до самого мероприятия.
Ваша задача — окружить вниманием всех, кто приобрел билет на ваше мероприятие. И не важно, когда это произошло — полгода назад или за неделю — вы должны поддерживать связь с этими людьми. Отправляйте им письма, публикуйте новые посты в соцсетях, поддерживая тем самым интерес каждого участника.
И напоследок…
Надеемся, наш мини-гайд поможет вам избежать досадных срывов из-за неявки гостей.
Безусловно, тему можно развивать до бесконечности, и существует миллион различных способов сохранить интерес публики к вашему мероприятию. Тем не менее, начало положено и в вашем распоряжении уже есть несколько практичных советов, благодаря которым на ваших мероприятиях свободных мест будет все меньше и меньше!
По материалам eventmanagerblog.com
Лето + лагерь + пиво = крутая вечеринка для взрослых
7 причин провести следующее мероприятие в Крыму
Поделиться