Владимир ПрошкоВ обычной жизни мы часто сталкиваемся с тем, что конечный результат во многом зависит от того, насколько качественно выполнена подготовительная работа. Скажем, нет смысла подшивать зигзагом криво скроенную юбку или хранить велосипед, в котором так и не смогли починить слетающую цепь. Никто не станет ставить дом на рассыпающийся фундамент. Это нонсенс, ведь доводить до совершенства и украшать можно лишь то, что функционально и изначально, на самом базовом уровне, сделано на славу. Именно поэтому монтаж мероприятия так важен для конечного успеха проекта.
В теории все довольно просто. Монтаж мероприятия — поступательное возведение всех необходимых для реализации проекта конструкций, доставка и подвес оборудования, налаживание его работы и т.п. Но в действительности все куда сложнее. Во-первых, монтажу предшествует серьезная подготовительная работа. Во-вторых, сам монтаж должен быть грамотно проведен в контексте тайминга и распределения работ. В-третьих, как бы детально ни был прописан план монтажа, никогда нельзя исключать объективные препятствия (вроде пробок, влияющих на логистику), человеческий фактор и форс-мажоры. Избегать всех проблем помогает дотошный менеджмент агентства. Действительно дотошный.
Предшествуют монтажу мероприятия проектные работы:
- изучение технических параметров площадки;
- разработка техдокументации (чертежей, планировок, схем подвесов, расчет допустимых нагрузок);
- составление ТЗ и подбор необходимых подрядчиков;
- согласование работ с пожарными и иными инспекциями.
Непосредственно монтажные работы традиционно включают в себя:
- составление графика монтажа-демонтажа;
- разработку плана гримерных и технических помещений;
- поставку передвижных источников питания;
- монтаж сцены и прилегающих помещений или иных сценических конструкций;
- установку партера при необходимости;
- обеспечение видеоаппаратурой и проекционной техникой;
- установку звукового оборудования;
- установку светового оборудования;
- изготовление и монтаж декораций.
Event.СОВЕТ
В зависимости от концепции мероприятия может быть необходимо монтирование тентовых конструкций, тогда это будет первым номером программы монтажа. Многие проекты на воздухе подразумевают использование различных аттракционов — от надувных до стационарных, важно продмать монтаж этих конструкций. Для выездных мероприятий актуальна проблема монтажа барных стоек и фуршетных линий. Это же касается и различных спецэффектов, которые имеет смысл вносить в план монтажа.
Какие же нужно знать секреты, чтобы все было спроектировано и создано настолько прочно и достойно, что украшать этот базис можно было бы уверенно и максимально творчески?
Секрет 1. Общее собрание. Все нюансы и мелочи всплывают в живом обсуждении проекта, именно встреча всех подрядчиков ставит и решает вопросы совместной работы, коммуникации. Одним интересны эти детали, другим — другие. Задача общего собрания — аккумулировать все технические запросы и обеспечить их своевременное решение. Ивент весь строится на мелочах, это же касается и монтажа. И именно на общем собрании проговаривается все вплоть до расположения розеток и «пилотов», обговаривается каждый миллиметр застройки, выявляется необходимое количество генераторов, прокладка кабелей и всё-всё-всё.
Секрет 2. Единый график монтажа. Менеджер агентства должен собрать от всех задействованных подрядчиков их требования и планы по монтажу, далее выстроить единый график, чтобы в нем наглядно было видно, в какой последовательности монтируются конструкции и оборудование, когда подвозят комплектующие, не будут ли машины и люди друг другу мешать. После составления общего графика монтажа он снова высылается всем подрядчикам для дальнейших комментариев и корректировок. В идеале уже по факту составления единого плана проводится еще одно общее собрание.
Секрет 3. Распределение людей и работ. Иногда агентства допускают ошибку, когда в едином графике монтажа не учитывают зонирование, не смотрят, какое количество мастеров работает на том или ином участке. Внезапно в одном месте сосредотачивается толпа мешающих друг другу специалистов, а другая зона — будь то улица, зона welcome, back stage или какая-то еще вне сцены и угощений — пустует. Смысл работы агентства при монтаже — в менеджменте чужих бизнес-процессов, а потому следует учитывать не только временной люфт, но и количество персонала от подрядчика на ту или иную работу каждой зоне. Чем дотошнее будет агентство «влезать не в свое дело» — вникать в работу подопечных организаций, тем больше вероятность избежать накладок.
Секрет 4. Документация и предоплаты. Понятно, что для самого факта начала продуктивной работы агентство должно заключить договор с подрядчиком на оказание необходимых услуг (хотя что греха таить: порой в event-индустрии многое держится на честном слове в прямом смысле этого выражения). Между тем, чтобы полностью обезопасить себя от проблем, желательно еще и внести все предоплаты подрядным организациям, чтобы в последний момент не столкнуться с проблемной ситуацией, когда работы по факту не выполнены или явно не будут выполнены в срок (или подрядчик и вовсе готов «психануть» и «соскочить» с проекта), а рычага давления в критический момент нет.
Секрет 5. Работа с площадкой. Немаловажно в деле монтажа и участие самой площадки. Нюанс тут заключается в том, что с подрядчиков event-агентство может позволить себе спрашивать довольно строго, коль скоро обеспечивает компаниям определенный объем работ. С площадками же такой номер не проходит, и в этом плане площадка — совершенно равный партнер, который в случае неотлаженных отношений и вовсе может прекратить пускать на свои территории. В этом контексте задача агентства — перед монтажом наладить максимально дружеские и доверительные отношения. Скажем, один из действенных способов — уведомление площадки обо всех бизнес-процессах, которые будут происходить в день монтажа (предоставление и детальное разъяснение графика, списков персонала, автомобилей и т.п.). Чем больше знает управляющий площадки, тем больше он чувствует и свою вовлеченность в процесс, ощущает свою значимость на уровне значимости Клиента. И в этом случае всегда идет навстречу, если в процессе монтажа возникают какие-то мелкие сложности: помогает в поиске недостающих «пилотов», ножниц, скотчей и прочей мелочи. А из мелочей, как мы помним, и состоит любой монтаж и любое мероприятие.
P.S. В своем материале я говорил о тонкостях работы агентства при монтаже, но эти сведения пригодятся, разумеется, и event-менеджерам компаний-заказчиков, если они проводят мероприятия своими силами. Единственное предостережение, которое хотелось бы сделать: техническая сторона вопроса действительно очень сложна, никто не запрещает пробовать все делать самостоятельно, но настоятельно и по-дружески советуют все же обращаться в агентства, у которых попросту чуть больше опыта и понимания в технических вопросах.
Поделиться