Не ленись, тендерись! Или проблемы тендерных взаимодействий с клиентом

Наиболее эффективным для заказчика способом выбора агентства для организации и сопровождения мероприятий является проведение тендера. Таким образом, у последнего появляется возможность сравнения и оценки разноплановых предложений. Но почему же event-агентства так неохотно участвуют в тендерах?

Давайте разберемся, чем руководствуется заказчик, предлагая конкурс бюджетов и идей, и какие затраты несет агентство, соглашаясь на авантюру под названием «тендер»?

Начнем с того, что для клиентов более выгодным является закрытый тендер, результаты которого можно попросту опустить. Это экономит и силы, и время заказчика. Для агентств закрытый тендер – такая себе серая лошадка, которая промчалась и скрылась за углом, ведь причины отказа, как, впрочем, и критерии выбора победителя, агентству никто не сообщает. А это абсолютно бесполезно с точки зрения профессионального самосовершенствования, к тому же подрывает самооценку участников тендера, оставшихся «за кадром».

Пожалуй, игра стоит свеч, когда речь идет не об организации отдельного мероприятия на 200 человек, а о тендере на годовое обслуживание крупной компании. Но все же, перед тем как принять решение об участии в тендере советуем вам провести небольшой анализ возможностей компании-заказчика и ваших собственных, чтобы потом не было мучительно больно за потраченные впустую время и деньги.

Итак, дав предварительное согласие на участие в тендере, критически оцените свое портфолио:

• возраст и историю своей компании;
• универсальность (разноплановость) проектов;
• ваш годовой оборот;
• команду специалистов (количество, специализация);
• клиентский портфель;
• рекомендации клиентов, партнеров.

Это первое на что, обращает внимание клиент. И если по части вопросов у вас возникло ощущение, что еще есть над чем работать, не тратьте понапрасну времени, а ищите клиентов традиционным способом, предлагая свои услуги вне тендерных баталий.

Если, все же, вы решили испытать удачу, проведите критический анализ условий тендера и потенциальных затрат вашего агентства:

1. Качество брифа. Профессионально составленный бриф отличается четкостью и детализацией. После прочтения у вас не должно остаться вопросов и ощущения недосказанности. В противном случае – бриф может оказаться фиктивным, необходимым клиенту только ради соблюдения внутренних процедур компании.
2. Дебрифинг. Отличным инструментом в дотендерной подготовке является проведение дебрифинга тет-а-тет с клиентом. Таким образом, вы сможете задать вопросы и получить однозначные ответы. Готовность клиента встречаться с потенциальным исполнителем говорит о серьезности его намерений и «прозрачности» процедуры.
3. Бюджет. Важный этический вопрос взаимодействия с клиентом. Бюджетные рамки должны быть четко определены, в противном случае вы рискуете быть загнанными «в тиски», когда на горло вашей песне (читать «идее») будут постоянно наступать. Ничего хорошего из идеи, загнанной в стесненный бюджет не выйдет, удовлетворения от своей работы вы, скорее всего, не получите. Ищите более реалистичную идею в рамках бюджета или не тратьте драгоценное время попусту.
4. Креатив или бюджет. Во время дебрифинга постарайтесь выяснить, чем является этот тендер – конкурсом бюджетов или конкурсом идей. В противном случае вы рискуете состязаться с начинающими агентствами, работающими «за еду».
5. Сроки. Ни в коем случае не пытайтесь успеть в последний вагон. Профессионалам, как никому другому, необходимо время на качественную реализацию идей. Хорошо продуманное мероприятие требует времени. Грамотно проанализируйте необходимые временные затраты на подготовку предложения и сопоставьте их со сроками, указанными в тендере.
6. Участники тендера. В идеале хорошо бы ознакомиться со списком конкурентов. Это даст вам возможность, во-первых, предварительно оценить уровень предложений, во-вторых – понять насколько клиент разбирается в рынке, отследить принципы и критерии его выбора.
7. «Скелет в шкафу» клиента. Пожалуй, с этого пункта стоило начать. Важно навести справки о клиенте и его взаимодействии с предыдущими подрядчиками. Будет отлично, если вам удастся пообщаться с управляющим агентства, который в прошлом имел опыт сотрудничества с клиентом. Разумеется, ваш опыт взаимодействия будет абсолютно иным, уникальным в своем роде, но собранная дополнительно информация может застраховать вас от ряда недоразумений и сложностей во взаимоотношениях с заказчиком.
8. Время-деньги. Когда вся предварительная работа по изучению официально оглашенного тендера сделана, самое время прикинуть временные затраты на подготовку вашего предложения. И уж будьте уверены, что вы получите никак не меньше 100 часов работы специалистов различного уровня, где 10% – время, потраченное топ-менеджментом, 45% – менеджерским составом, 45% – исполнительским (дизайнеры, копирайтеры и так далее). А теперь переведите время в деньги. Если вы готовы к таким вложениям – тогда полный вперед!

Не ленись, тендерись!