Евгения ДемидоваКогда церемония вручения «Золотых глобусов» в этом году закончилась, для некоторых все только началось. Часть гостей собралась на всевозможные after-party в Лос-Анджелесе. Им сообщили, что нужно собраться на парковке, откуда их на шаттлах должны были довезти до отеля Beverly Hilton. Однако многочасовые задержки автобусов разозлили VIP-гостей и сорвали их планы на вечер, став пикантной темой для новостей по всему миру.
Этот инцидент ярко иллюстрирует, насколько важен хорошо налаженный трансфер для успешного мероприятия.
Профессионалы индустрии дают несколько советов, как решить вопрос с транспортом в лучшем виде.
Узнайте, кто ваши гости
Первым делом узнайте, кого необходимо отвезти. Вам нужна информация о том, сколько им лет, ограничены ли они в движении, будет ли у них с собой багаж, нужна ли им связь в салоне и можно ли этих людей рассадить по разным машинам или они обязательно должны ехать все вместе. Вам нужно, грубо говоря, провести демографический анализ ваших гостей и иногда принять за них решение — как им будет комфортнее. Онлайн-приложения, которые помогают собрать такую информацию, предоставляют нам возможность сделать это все проще и быстрее.
Транфер — дело комфорта и индивидуального подхода
Предложите гостям в салоне что-то, что в духе вашего бренда, что-то персональное — презентацию или специальный саундтрек. Спросите по внутренней связи, не душно или не холодно ли в машине. Убедитесь, что автобусу хватит времени, чтобы заранее охладить или прогреть салон, прежде чем приглашать внутрь гостей. Позаботьтесь о том, чтобы на борту была бутилированная вода. Разработайте план действий в случае, если кто-то что-то потерял или нашел в салоне. Такие мелочи всегда оставляют приятные впечатления от поездки.
Продумайте запасной трансфер
В течение всего мероприятия под рукой у вас должна быть запасная машина. Это не существенно скажется на вашем бюджете, зато у вас всегда будет план Б в случае, если какому-то VIP-гостю потребуется срочно перепланировать свой маршрут. Так вам не понадобится перекраивать все расписание основного трансфера, да и дергать остальных гостей не придется.
Запланируйте больше посадочных мест
Если на вашем мероприятии 100 гостей, это не значит, что для них нужен транспорт именно на 100 мест. Забронируйте больше. Иногда машину лучше загрузить не полностью. Если у вас в запасе больше мест, лучше не заставлять гостей ждать всех остальных и отправить машину, которая загружена не полностью, а опоздавших посадить на следующую. Это также сыграет на руку, если, например, в салоне уже сидят VIP-гости, время которых лучше поберечь. Ограничьте время посадки гостей 7-10 минутами.
Расстояние — не все, что вам нужно учесть
Часто event-менеджеры ошибочно рассчитывают время между пунктами отправления и назначения чисто географически. Даже если дорога из одной точки до другой занимает 5 минут, прибавьте к этому время посадки и выгрузки пассажиров, время парковки, возможные пробки или сложности с самой трассой (на ней, например, могут быть крутые повороты).
Отрепетируйте
Пустите по разработанному маршруту выбранные вами машины в тот же день недели и в то же время суток, когда должно состояться ваше мероприятие. Чем ближе к event’у вы выберете дату для репетиции, тем лучше, так как ремонтники, например, могут задумать перекладывать покрытие на вашем участке дороги. Вам также следует учесть погоду, трафик, будут ли на маршруте еще какие-то мероприятия или полицейские проверки. Используйте секундомер и прогоняйте машины раз за разом. Берите в расчет не самое лучшее время.
Отбирайте персонал с умом
Персонал, работающий с трансфером должен быть дружелюбным, гостеприимным и профессиональным, отвечать требованиям бренда. Такие люди должны выделяться из толпы, чтобы они смогли помочь гостям быстро сесть в нужный транспорт. Они должны быть своего рода дирижерами, управляющими толпой и знающими, как общаться с водителями.
Заставьте гостей почувствовать, что трансфер — это тоже часть event’а
Чем больше гости ощущают, что трансфер — это нудная рутина, которую необходимо пережить до, после или между мероприятиями, тем хуже становится их настроение. Если гость рассматривает транфер как способ развлечься или завести с кем-то контакты, тем более терпеливым он будет, тем более комфортно будет ему. Поездка в шаттле должна соответствовать вашему мероприятию и должна быть безупречной.
По материалам bizbash.com
«По своей натуре я не бизнесмен». Интервью с Алексеем Алесковским
Как сделать конференцию, на которую придут
Поделиться