Digital-ОттепельВ 2016 году команда агентства интернет-маркетинга R-Top провела первую конференцию для маркетологов, разработчиков и бизнес-сообщества «Digital-Оттепель» в своем родном городе, Нижнем Новгороде. С тех пор конференция проводится каждый год и высоко ценится диджитал-специалистами.
Они поделились своим опытом и рекомендациями после семи лет организации события и выделили 5 секретов успеха для тех, кто планирует делать ежегодные конференции.
Контент is king
Конференция — всегда про получение и обмен знаниями. В 2016 году мы решили организовать «Digital-Оттепель», потому что нам не хватило актуального контента на одном из профильных форумов. Мы были разочарованы тем, что в основном программа состояла из рекламных докладов и мало касалась трендов отрасли. Тогда мы договорились, что сделаем свое событие, и оно будет стопроцентно полезно публике.
Конечно, у нас были и есть партнерские доклады, но все они проходят тщательный отбор. Нам действительно важно, чтобы никто не ушел разочарованным. Мы просим, чтобы в выступлениях обязательно были примеры, кейсы — это помогает лучше усвоить информацию. При этом, создавая расписание, отталкиваемся от индивидуальных потребностей спикеров: принимаем во внимание то, на какое время рассчитаны лекции. То есть рядом могут стоять получасовые, пятидесятиминутные и двадцатиминутные доклады.
Последовательность выступлений экспертов нужно определить так, чтобы прослеживалась логика с точки зрения тем и форматов. Как и большинство конференций, «Digital-Оттепель» разделена на секции. Например, в этом году были секции: SEO, SMM, креатив и influence marketing, продажи и управление проектами. Параллельно, во втором зале, проходили воркшопы.
Грамотный тайминг
Время — это главная ценность, оно дорого стоит. Бывает так, что человек едет послушать какого-то конкретного спикера или поучаствовать в конкретном воркшопе. Представляете, как ему может быть обидно и сколько негатива могут получить организаторы, если встреча сильно задержится? Ничего хорошего не будет и в том случае, если спикер готов выйти на сцену, а в зале на 300 человек сидят всего 20. Такая ситуация произошла на «Оттепели» в этом году. К первой лекции после вечеринки собралось катастрофически мало людей, и руководитель SMM-отдела нашего агентства Дарья Бозакина выступила вместо приглашенного спикера, хотя в расписании стояла третьей. В связи с этим наши выводы на будущее: тусовки организуем после всех мероприятий; по возможности дополняем программу какой-то активностью перед началом лекций.
На регистрацию участников лучше всего оставлять час-полтора и задействовать не менее двух-трех волонтеров, чтобы не было огромной очереди. Меньше очередь – меньше потраченных нервов.
Пиар- и рекламную кампанию мы обычно начинаем за три месяца. В это же время заключаем договоренности со спикерами. О проведении конкурсов и премий сообщать также необходимо как можно раньше, не за две недели. Если уж что-то и делать, то осознанно, а не для галочки: ни к чему хорошему такой подход не приводит.
Забота — в мелочах
Думать о комфорте гостей, партнеров и спикеров очень важно. Однажды мы не запаслись впрок водой, и получили несколько отзывов расстроенных посетителей. Такие упущения могут испортить общее впечатление о событии. Мыло, туалетная бумага, вода, антисептик — пусть лучше что-то останется, и вы используете это в будущем.
Кейтеринг и кофейню нужно выбирать те, в качестве работы которых вы уверены лично, и знаете на 100 %, что они не подведут. С ними заранее нужно проговорить все организационные вопросы, а также возможность представления в меню позиций для вегетарианцев и людей, соблюдающих пост. Чем у́же вы будете сегментировать аудиторию, тем лучше. Людям будет приятно, что вы о них подумали, они это обязательно отметят. Одно дело когда вы создаёте просто базовый комфорт и совсем другое — кастомизированная забота, это сразу чувствуется.
Не стоит забывать о чистоте помещений: нужно обязательно предусмотреть их регулярную уборку. А чтобы гости не остались без связи, лучше всего арендовать портативные аккумуляторы.
Непрерывная коммуникация
Ни в коем случае не теряем контакта со спикерами, партнерами и слушателями. Гости конференции должны знать, что могут обратиться в любой из каналов — мессенджер или соцсеть, и им ответят. Так они чувствуют себя частью общего процесса, лучше вовлекаются в активности и проникаются доверием к команде. Мы второй год ведем Telegram-канал конференции, где напоминаем о лекциях и воркшопах, сообщаем о сдвигах в расписании: это действительно удобный инструмент взаимодействия.
Ну а чтобы непредвиденных ситуаций было как можно меньше, важно оставаться на связи со спикерами. Никто не застрахован от того, чтобы проспать время или что-то забыть. Не боимся писать экспертам за 50-40 минут до начала лекции, спрашивать, все ли в порядке, чтобы, в случае форс-мажора, иметь возможность скорректировать программу. Относимся к спикерам с вниманием, реагируем на их просьбы быстро и вообще стараемся быть проактивными, то есть предупреждаем то, что им может понадобиться, и предлагаем решения заранее.
Партнеры — не менее важная история. Проявляем максимальное гостеприимство, подготавливаем площадку для выставки продукции, даем, как и спикерам, талончики на бесплатный кофе и обед, остаемся на связи и всячески поддерживаем.
Также необходимо подумать о том, в какие моменты участники смогут познакомиться друг с другом, кроме как в перерывах между лекциями. Например, в этом году мы впервые организовали воркшопы, во время которых гости работали в группах, и афтерпати, на которую по билету мог попасть любой желающий.
Мотивация команды
«Digital-Оттепель» — обожаемый ребенок команды R-Top. Мы знаем, что с января следующего года начнется активная подготовка, и ждем этого.
В 2016 году мы испытывали страх, потому что не знали, каким будет отклик. Мы рассчитывали на 100-200 человек, а пришло порядка 300-350, и мы получили массу положительных отзывов. Конечно, это придало нам сил и уверенности. С течением лет мы все больше и больше утверждались в мысли, что мероприятие нужно не только нам, но и отрасли. Этот проект — не про деньги, а про общественно значимую работу, про вклад в индустрию. И вот эта идея, а ее важно осознать и сформулировать, нас очень поддерживает и заряжает.
Чтобы становиться лучше, мы следим за европейскими и российскими конференциями, новинками в ивент-индустрии и проводим работу над ошибками. Стараемся сотрудничать с проверенными подрядчиками, использовать качественное оснащение и стильно упаковывать бренд. После каждой «Оттепели» обязательно рефлексируем и отмечаем моменты, которые хотим изменить в следующий раз.
Фотографии с конференции в 2022 году
Автор фото: Александр Мерзляков, Geo.Pro
Лучшие кейсы с премии «Событие Года»: Победитель в номинации «Свадьба года» — «Сообщение длинною в жизнь…»
Топ-7 лофт-пространств для свадьбы в Москве
Поделиться