Скрытые расходы или 20 пунктов, о которых забывают event`оры

Вы завершили планирование бюджета для вашей программы и поняли, что неожиданно превысили запланированную сумму. Как это могло произойти? Вы учли все, что могли, но окончательные цифры говорят о другом. Поэтому вы начинаете нервничать, когда осознаете, что существуют другие скрытые расходы, которые не отразились в изначальном бюджете. И хватаетесь за соломинку, чтобы найти способы удостовериться, что включили эти скрытые сборы.

Управление бюджетом

Ваш бюджет должен быть учтен с самого начала события и до конца. Всегда должен быть минимальный начальный, рабочий и фактический бюджет. Организаторы должны предугадать все возможные статьи расхода в первоначальном бюджете, чтобы отправная точка отражала финансовое положение события. Однако, все может произойти. Иногда мероприятие «вручается» вам без бюджета, или планирование происходит настолько быстро, что бюджет не учитывается. Оптимальная ситуация — бюджет формируется, как только возникает необходимость в событии.

Как возникают скрытые сборы при организации события?

Случается, что расходы увеличиваются уже в процессе проведения мероприятия, например, во время прямой трансляции, и вы не узнаете об этом, пока не получите окончательный счет от подрядчика. Перед тем, как давать распоряжения поставщикам, вам нужно быть уверенными в финансовых последствиях и убедиться, что ваш бюджет позволяет это делать.

Вот краткий обзор из 20 скрытых сборов при планировании мероприятия, которые могут подстерегать, если вы не будете осторожны.

20 скрытых статей расходов при планировании событий:

1. Плата за транзакции в авиакомпании
2. Удобства на площадке
3. Износ оборудования
4. Использование конференц-связи
5. Плата, взимаемая рестораном или отелем за подачу вина, принесенного клиентом
6. Комиссия за использование кредитной карты
7. Уборка и курортные сборы
8. Печать раздаточных материалов и указателей
9. Различные аудиовизуальные элементы
10. Канцелярские товары и расходы на доставку
11. Почасовые расходы на персонал
12. Room Drops
13. Плата за обслуживание
14. Расходы на сотрудников и поставщиков
15. Налоги
16. Чаевые
17. Расходы на дополнительных участников
18. Расходы на создание веб-сайтов
19. Доступ Wi-Fi
20. Комиссия за банковский перевод

Что я могу сделать, чтобы защитить свой бюджет?

Если вы ищете способ защитить свой бюджет от некоторых из этих раздражающих пунктов, подумайте о добавлении статьи непредвиденных расходов. Чтобы сделать это, включите в свой бюджет от 3 до 10% ваших общих затрат, на тот случай, если у вас появятся отличные идеи или дополнения, которые могут возникнуть после формирования вашего первоначального бюджета. Управляйте этой статьей расходов соответствующим образом на основе добавлений, которые вы делаете. Если вы спланируете это для клиента, он будет вам благодарен, так как будет гарантия, что нужная сумма денег отложена, и что вы можете гарантировать, что вы находитесь в рамках бюджета.

Не забывайте о скидках

Часто организаторы забывают о скидках, льготах и дополнительных бонусах. Обязательно включите их, так как они помогут сэкономить вам деньги.

Убедившись, что вы учитываете некоторые из этих скрытых статей бюджета, вы сможете найти правильный путь к финансовому успеху.

По материалам socialtables.com