Анна ЗакКаждый из организаторов мечтает о том, чтобы договоры с заказчиками заключались быстро, без проволочек и это минимизировало бы риски неоплат и другие предполагаемые сложности. Однако на практике нередко встречаются ситуации, когда мероприятие вот-вот должно состояться, а договор еще где-то на стадии согласования… И в этот момент все риски организатор берет на себя, надеясь, что документ будет подписан после, хотя часто это — совершенная утопия.
Анна Зак, организатор, режиссер мероприятий и event-консультант, поделилась топом полезных правил, которые помогут заключить договор с заказчиком, даже если еще не согласована смета, и избежать попадания в риски.
Основные ошибки
В моей практике был случай, когда мероприятие уже было проведено, а договор еще «летал» между странами — видимо, голубиной почтой — и клиент в итоге его потерял… Мне было «очень весело» после разбираться с налогами. И жутко страшно, что нам не оплатят примерно 6 млн рублей постоплаты. После такого форс-мажора я усвоила навсегда — сначала договор, потом мероприятие.
Да, всем известно, что договор это гарант. Что он оберегает обе стороны. Но все равно на консультациях я часто слышу: «Ну не могут они подписать договор без подробностей по смете, а мы не можем утвердить такую смету сейчас, потому что клиенты еще выбирают/утверждают».
В основе таких рассуждений лежит несколько ошибок:
- Нет четкой технологии работы. Каждый раз у вас есть ряд обстоятельств и вы не можете дать себе же возможность стратегически планировать ваш ивент-бизнес.
- Клиент во главе угла независимо от того, какие могут быть последствия. Что ж, риск благородное дело, но не всегда настоящее.
- Нет достаточных знаний и понимания корпоративных процессов, поэтому вы часто не готовы к таким поворотам, хотя они — совершенно предсказуемы.
- Не применяются юридические инструменты, которые позволяют находить варианты подписания договора, без окончательной сметы.
- Работа со всем и со всеми подряд. Ваше УТП — совершенно непонятно ни вам самим, ни клиентам — потому вы не вызываете серьезное отношение к себе.
Топ-10 правил
Можно ли подписать договор без окончательной сметы? Да. Как? Даю базовые рекомендации всем — 10 топ-правил, которые помогут вам спать спокойно и создавать лучшие события для ваших любимых клиентов:
Сделайте базовый договор и создайте путь клиента до мероприятия. Он должен быть ясным и понятным вам самим.
Договор обязательно должен быть подписан до начала активной фазы подготовки к мероприятию. Если у заказчика сложный процесс согласований и оплат — сформируйте краткий базовый договор, указав, что детальная стоимость услуг будет в приложении «Смета мероприятия» — так у вас будет время детально ее составить, при этом ваши договоренности уже будут подкреплены юридически.
Также зафиксируйте документально остальные важные для вас и заказчика моменты и укажите возможность составления доп. соглашений, которые позволят менять условия договора. На практике все клиенты соглашаются на такой вариант, если действительно хотят с вами работать. Кроме того, заведенный в базу контрагент/договор, гарантирует более быстрое подписание приложений и оплат.
В любой работе есть нюансы, поэтому обговаривайте все детали с клиентом «на берегу». Запускать в работу договор можно уже после первых переговоров, потому что дорабатывать вы его будете все равно, но уже на этом моменте вы должны понимать — сотрудничают с вами или нет.
Кроме того, настройте технологию, которая позволит вам легко подготавливать все материалы и предложения для заказчика — она облегчит процесс взаимодействия и сделает путь от старта к результату понятным и простым для обеих строн. Сегодня доступны системы CRM, которые очень облегчают такие рабочие процессы, позволяют контролировать и лучше организовывать многие этапы, а также экономят время и усилия команды — пользуйтесь ими.
Из практики. Еще совсем давно, в начале 2000-х, мы столкнулись с проблемой, что у нас уходит много времени и сил на подготовку тендера, а его результат до определенного момента неизвестен. Тогда мы подготовили пакеты документов, шаблоны и, самое главное, создали цепочку входящих и исходящих действий, которые уже были понятны и однозначны, закрепив их во внутренней системе. Так, мы двигались не хаотично, а упорядоченно, и вели нашего потенциального клиента по нужному пути. После таких изменений, мы стали чаще получать проекты.
Схема, по которой мы действуем сейчас. Запрос — концепция/первичная смета + набор документов — утверждение как подрядчика (письменно, официально на электронную почту) — доработки и 2-3 недели на подписание договора — окончательная смета и подписание — закупка — реализация.
Выходя в тендер, на переговоры, ознакомьтесь подробно с условиями клиента на заключение договора. Существуют процедуры и регламенты. Лучше понимать их заранее.
Обычно после утверждения подрядчик заносится в базу клиента, далее следует процедура ряда согласований договора и условий с разными отделами компании. У каждой компании будут свои условия и регламенты. Такие процедуры могут занимать от пары часов до долгих месяцев. Однако в среднем на это нужно заложить 2-4 недели, чтобы не волноваться лишний раз за ваш договор.
Также вам могут понадобиться различные документы — узнайте подробно у вашего клиента, какой пакет документов вам будет необходим для заключения сделки. Уточните сроки процедур. Узнайте, что еще вам нужно будет согласовать в процессе утверждения документов.
Лучше иметь такой «готовый набор» всегда под рукой — это поможет сократить сроки подписания договора.
Проверьте соответствие законодательству пунктов образца договора. Если глобально вам важно поправить лишь 1 пункт — не заставляйте переделывать половину документа. Это затянет процесс.
Пример из практики: одна компания, заключая с нами договор, внесла в него изменения — дополнила информацию про форс-мажоры, убрала несколько пунктов в ответственности, добавила другие контактные данные, видоизменила пункты о конфиденциальности. Мы приняли все правки, кроме одной, касающейся ответственности исполнителя, ведь для нас это было наиболее серьезной зоной риска. В том числе в рамках договора это существенно ухудшало наши условия и было нарушением принципов гражданского кодекса. Мы предложили иную, более развернутую формулировку, и заказчик спокойно на нее согласился. Такое согласование заняло 3 дня, но при этом все стороны остались довольны.
Проработайте ваш договор с юристами или проверьте поступающий договор с ними вместе. Если вы делаете разные мероприятия, то в соответствии с их спецификой таких специалистов у вас должно быть несколько.
Наиболее простым и верным решением будет обращение к юристам. Какими могут быть базовые версии основных договоров, которые обеспечат вам спокойную работу:
- договор с клиентом
- договор с подрядчиком (если у вас несколько основных — сделайте такую форму, куда можно внести легко и быстро все данные и информацию об особенностях работы)
- договор на разовые услуги
- договор авторских прав
- шаблоны для приложений, доп. соглашений, правил, смет, графиков, других возможных документов.
Однажды наше большое мероприятие сопровождал специальный юрисконсульт, так как сложные механизмы и нюансы работы над проектом требовали понимания и специальных знаний. И такая услуга безусловно стоила своих денег, так как обеспечила нам «юридическое спокойствие», сэкономив время и нервы.
Заложите + 20% во все сроки, ведь они могут нарушаться: не завтра, а 3-4 дня; не банковские дни, а календарные; не 2 недели, а больше.
Очень часто многие не обращают внимание на то, что в договоре указаны не просто какие-то дни, а именно банковские дни — то есть при расчетах не учитываются выходные. Иногда, такой нюанс может очень серьезно повлиять на, например, внесение предоплат.
-Вы же сказали 3 дня! Мы говорили с вами в пятницу. Уже вечер понедельника! -Да, три банковских дня
Знакомо? А ведь в таком случае это по факту — уже утро среды, никак не понедельник.
Ну и, конечно, если вы объективно понимаете, что проработка каких-то позиций требует от вас 3-5 дней, а не «вчера», которое нужно клиенту, проговорите эти вещи заранее и заложите в график к договору большие сроки. И когда вы вдруг сделаете все раньше, то ваш заказчик будет счастлив.
Предварительно, какая-бы ни была у вас концепция и итог переговоров/тендеров — всегда накидывайте примерный бюджет. Сразу. Это сэкономит вам время на проработку. Тем более если клиент изначально сообщает вам общую сумму.
При поступлении заявки на мероприятие мы сразу проводим подробное обсуждение ТЗ: в переписке, по телефону или организуем личную встречу — это лучше всего, конечно. Создаем специальный документ, который после клиент получает, изучает и утверждает.
Такой небольшой бриф позволяет вам достаточно точно предположить предварительную стоимость проекта. Вы сразу видите основные статьи расхода бюджета, объемы и зоны вашей ответственности, а также лучше ориентируетесь в том, что вас ждет впереди. В таком случае можно сразу понять — стоит ли овчинка выделки?
Если есть возможность — подписывайте годовые контракты с вашими заказчиками. С доп. соглашениями гораздо проще работать по изменениям в сметах.
Недавно ко мне обратился владелец ивент-агентства: у него были сложности с большим количеством задач от заказчиков, их повышенной требовательностью, массой документов и согласований, микросроками и не понятными финансовыми выгодами. Мы провели аудит текущих клиентов и выяснили, что трое из них обращались за последнюю пару лет от трех до семи раз в год с разными объемами задач и запросов. Каждый раз агентству приходилось заново проводить все процедуры, утверждения и подготовки документов… Если переводить потраченные часы с обще время, то только за последний год на четыре мероприятия от одного клиента ушло более двух месяцев «бумажно-бюрократических» действий.
Когда все считаешь — сразу видишь яснее.
В итоге мы составили для этих трех клиентов предложения, и двое из них сразу заключили годовые договоры. Теперь процессы утверждения, подписания и оплаты с ними занимают меньше времени. Как следствие, мы сняли рабочую нагрузку с команды агентства и освободили больше времени.
Вносите необходимые пометки в тексте договора и в сметах о том, что стоимость будет корректироваться. Проводите переговоры с клиентом — это существенные условия.
Цена это большая ценность как для вас, так и для вашего клиента. И существенное условие договора. Но организатор мероприятий не всегда может сразу выдать стоимость той или иной позиции. Клиент имеет право выбирать, уточнять, думать, утверждать, а мы не можем иногда сказать: сколько точно метров ткани, какая стоимость закупки будет через 2-3 месяца, что произойдет с условиями доставки из Китая и тому подобное.
Поэтому необходимо донести эти смыслы до клиента и добавить соответствующие условия в письменном виде в договор, обозначить важные для него зоны и варианты изменений.
Правильные аргументы, примеры, прояснения делают организатора в глазах клиента более профессиональным, заботящимся, знающим, умеющим. Находите возможности в минусах, превращайте их в ваши плюсы.
Прописывайте все ограничения и важные нормы сразу. Особенно то, что касается оплат, NDA, форс-мажоров, правил площадок.
Чаще всего в договоре раздел про форс-мажор скопирован из статей Гражданского кодекса. Но этого делать вообще не нужно. Кодекс в любом случае вас защищает, даже если вы это не напишите в договоре. А вот что нужно, так это вносить необходимо точные, важные детали.
Если соглашение о конфиденциальности (тот самый NDA) у вас подписано отдельно — в пунктах о конфиденциальности в договоре обязательно должна быть отсылка на этот документ.
Также его необходимо дублировать всем вашим подрядчикам в письменном виде. Даже если это простой аниматор, к которому вы обратились за разовой услугой. А если площадка вас просит подписать ограничения, правила — вы также должны запараллелить такие вещи с вашими подрядчиками, работающими на ней.
Основное и важное: готовьте ваши документы заранее — все клиенты очень ценят скорость, внимательность, качество, надежность.
Создать папку с первичными документами — дело пары кликов. Проверить ошибки и «очепятки», сроки и соответствующие детали — иногда в шаблонах попадаются предыдущие даты/названия/количества — это прекрасный тон подрядчика. А отправить еще до работы с клиентом список важных документов, а также ваш вариант договора — признак уважения и профессионализма. Не пренебрегайте этими моментами — всегда важно находиться на шаг впереди.
В заключение
Договор это регулятор между вами и клиентом, дающий юридическую защиту обеим сторонам. Он помогает избежать рисков и закладывает основу для действий в форс-мажорных и конфликтных ситуациях, от которых никто не застрахован. А еще договор — это признак уважения, профессионализма и бизнес-этики. Помните об этих важных вещах.
Да пребудет с вами сила. Сила договора!
Караоке Квиз — новый интеллектуально-развлекательный формат мероприятий
«Ковчег 5.0»: день рождения в формате метафорического путешествия с африканским вайбом
Поделиться