Топ-8 практик, о которых event-менеджеры должны забыть в 2015 году

В 2015 году мы все окончательно погрузились в технологии, но можно ли сказать так же о ваших мероприятиях? Можно ли назвать вас по-настоящему современным организатором? Вот список из девяти самых популярных порочных практик, используемых сейчас в event-менеджменте. Проверьте, не застряли ли вы в прошлом и не пора ли вернуть ваши мероприятия назад в будущее.

1. Ваша команда использует больше пяти различных поставщиков, чтобы технически оснастить мероприятие. Один для создания сайта под event. Второй для организации регистрации. Третий для рассылки писем. Четвертый для исследований. Пятый для планирования расписания. Шестой для чекинов… Вам тоже кажется, что это не самый эффективный способ ведения дел?
2. Чтобы всегда иметь под рукой нужные вам контакты, вы заносите их в таблицы. Вы занесли туда спикеров, которые уже участвовали в ваших мероприятиях, потенциальных лекторов, спонсоров, бывших и потенциальных участников и еще несколько человек, которые вообще не понятно как попали в эту странную таблицу.
3. Вы тратите бешеные деньги разработчику и дизайнеру, чтобы создать сайт под мероприятие с нуля. Вы чуть не упали в обморок, когда вам озвучили финальную стоимость сайта. Но вы знали, что это все на благо вашему проекту. И вот ваш сайт уже готов, но вы все равно продолжаете горевать, потому что в последнюю минуту вам срочно нужно что-то исправить. Знакомо?
4. Вы используете бумагу и маркер, чтобы отмечать явившихся на мероприятие гостей. А потом вы пытаетесь вручную сравнить список зачекинившихся со списком зарегистрировавшихся.
5. Иногда вы рассылаете одни и те же промо-письма всему своему контакт-листу. И не важно, спикер ли это или просто посетитель, купил ли человек билет или еще только собирается это сделать. Неужели так много вашего времени отнимет экспорт, импорт и синхронизация списков всех этих людей?
6. Брендинг вашего мероприятия разительно отличается от вашего UX-дизайна. Ваш сайт и страница регистрации на event выглядят по-разному. Ваша e-mail рассылка и рядом не стояла с мобильным приложением для мероприятия. Вы используете столько сторонних инструментов, что кажется, ваш event будет напоминать неудавшееся шоу родом из 80-х.
7. Вы тратите кучу денег на приложение для одноразового мероприятия, которым большинство гостей даже не воспользуется.
8. Вам довольно сложно оценить успех мероприятия, потому что всевозможные базы данных и аналитика у вас размещены на совершенно разных платформах. Вы тратите уйму времени, импортируя и экспортируя данные между этими платформами. Но вам кажется, что где-то должно быть решение вашей проблемы.

А теперь представьте себе мир, где ваша регистрационная система и e-mail рассылка синхронизированы; где изменения в расписании, которые необходимо внести в последнюю минуту, больше не тратят ваших нервов; где все случается по щелчку пальцев, а технологии работают только на вас. Вам будет сложно перестроиться на новые инструменты, если вы привыкли делать все по старинке. Однако все труднее игнорировать преимущества компьютерных платформ типа All-in-one для event-менеджмента.

Такие интегрированные платформы позволяют работать сразу с несколькими направлениями планирования. Это, например, революционные в области маркетинга платформы Marketo и Hubspot, Zenefits и BambooHR для систем HR. Необходимость использования этих платформ осознается многими профессионалами особенно тогда, когда приходится работать с большими объемами данных, которые в разных программах организованы по-разному. И это очень затормаживает весь процесс работы. В event-индустрии такое происходит повсеместно: заказ билетов, регистрация гостей, рассылка, опросы, мобильные приложения — с этим нужно работать одновременно.

Например, используя CRM как часть платформы all-in-one вместо таблиц, менеджеры могут сегментировать контакты так, чтобы организовать целевую аудиторию для рассылки по тем людям, которые еще не купили билет на мероприятие. После они могут посмотреть процент отклика на эти письма и сколько человек купили билеты после получения e-mail’а. Все данные по мероприятию из этой области в итоге собираются в одном месте. А статистика по нему позволит менеджеру оценить, насколько успешна была его рассылка во время продаж билетов. Удобно, неправда ли? Согласитесь, данные значат очень много, если поставить их в правильный контекст. Поэтому если у вас есть возможность, внедряйте в свою работу такие интегрированные платформы. Это облегчит жизнь вам и расчистит дорогу инвестициям в ваши новые проекты.

По материалам eventmanagerblog.com