Уклонение заказчика от подписания акта о проведении мероприятия

Основным документом, которым обычно подтверждается факт оказания event-агентством услуг по договору, является акт оказания услуг.

Следует отметить, что составление акта является обязательным для сторон только в случае, если это предусмотрено договором. «Нормами права, регулирующими отношения по возмездному оказанию услуг, не предусмотрено обязательное актирование исполнения договора возмездного оказания услуг и не регламентирован порядок сдачи и приемки услуг» (Определение Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 1 августа 2011 г. N ВАС-9253/11). Если в договоре прямо не определено требование составлять акт, то суды признают услуги оказанными и без такого документа при наличии доказательств, что услуги были выполнены (постановления ФАС Московского округа от 20.01.09 № А40-11299/08-35-49 и Северо-Западного округа от 13.09.07 № А56-12751/2006). Минфин России также подтверждает, что акт оказанных услуг является обязательным, только если это предусмотрено договором (письма от 13.11.09 № 03-03-06/1/750 и от 30.04.04 № 04-02-05/1/33).

Однако, на практике, при отсутствии акта могут возникнуть проблемы с заказчиком по оплате услуг, а также возможные споры с налоговиками по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения операций (НДС, налог на прибыль).

Случается, что event-агентство сталкивается с ситуацией, когда заказчик после проведения мероприятия уклоняется от подписания Акта оказания услуг, обычно в целях еще более отсрочить (или снизить) договорную постоплату услуг.

Одной из мер, которая поможет предотвратить негативные последствия от неоплаты услуг, возникшие в связи уклонением заказчика от подписания акта, является формулировка условия договора, в котором срок постоплаты «привязывается» не к дате подписания акта, а к дате проведения мероприятия. В качестве более «мягкого» для заказчика условия можно предложить условие об оплате, в котором частично постоплата стоимости услуг находится в зависимости от даты проведения мероприятия, а частично, – от даты подписания акта. Согласно практике компании «Event-юристы» оба способа в большинстве случаев принимаются заказчиками.

Еще одной превентивной мерой является включение в договор с заказчиком условия, в соответствии с которым, если заказчик не возвратил исполнителю подписанный акт и не предоставил письменную претензию в определенный срок, услуги исполнителя считаются принятыми заказчиком, а акт подписанным. В этом случае event-агентству дополнительно надлежит вооружиться доказательствами направления акта заказчику (почтовые квитанции, описи передачи акта заказчику и прочее), так как при их отсутствии воспользоваться подобным условием договора (например, в суде или при налоговой проверке) будет затруднительно.

Если заказчик уклоняется от подписания акта, исполнителю придется доказывать факт оказания услуг иными способами. Фактически оказанные услуги при отсутствии акта судом признаются подлежащими оплате заказчиком в случае предоставления иных доказательств.

Не рекомендуется затягивать процедуру привлечения медиаторов или обращение в суд в случае уклонения заказчика от подписания акта, так как у налоговых органов могут возникнуть сомнения в обоснованности затрат исполнителя на проведение мероприятия, если компания-исполнитель долгое время не будет отражать в бухгалтерском и налоговом учете услуги как оказанные. Например, в суде рассматривалось дело, по факту отказа налоговиков в признании компанией ее расходов на субподряд и в вычете НДС по ним. Одной из причин, суд указал неподписание акта заказчиком. По мнению налоговиков, налогоплательщик не проявил должной осмотрительности при выборе контрагента, то есть заказчика. ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 26.09.11 № А13-5629/2010 принял такие аргументы налогового органа и доначислил исполнителю налоги. В такой ситуации, при отсутствии подписанного двумя сторонами Акта оказания услуг, только (как правило), наличие судебного акта, подтверждающего факт оказания услуг заказчику, предотвратит претензии налоговиков к event-агентству о доначислении налогов на прибыль и НДС. Обращение в суд с иском о взыскании долга будет являться доказательством для налоговиков добросовестности налогоплательщика и подтверждением факта оказания услуг, правильности соответствующего отражения в бухгалтерском и налоговом учетах услуг как оказанных.

Доказательствами факта оказания услуг по организации мероприятия при отсутствии подписанного исполнителем акта могут являться:

1. фотоматериалы и видеоматериалы с проведенного мероприятия, которые фиксируют оказание каждой услуги, включенной в смету. Отсутствие фиксации факта исполнения какой-либо услуги может привести к уменьшению стоимости услуг по требованию заказчика. Как косвенное доказательство может быть рассмотрено интервью участника мероприятия, взятое непосредственно на мероприятии;
2. односторонний акт с фиксацией в нем отказа заказчика от подписания при наличии доказательств направления акта в адрес заказчика (постановления ФАС Уральского от 18.05.11 № Ф09-1885/11-С4 и Московского от 19.05.11 № КГ-А40/3985-11 округов, п. 14 информационного письма от 24.01.2000 № 51 «Обзор практики разрешения споров по договору строительного подряда», постановления ФАС Московского от 22.03.12 № А40-73425/11-62-653 и Уральского от 05.10.10 № А76-44514/2009-25-164 округов);
3. нотариальное заверение электронной переписки, смс-переписки исполнителя с уполномоченными представителями заказчика;
4. нотариальное заверение сайта, нотариально удостоверенный протокол осмотра сайта заказчика, на котором размещена информация по результатам проведенного мероприятия;
5. свидетельские показания, крайне редко, но все же принимаются во внимание судебными органами как доказательство оказания услуг (Постановления ФАС Московского от 07.09.10 № А41-11313/09 и Дальневосточного от 10.09.09 № А59-304/2009 округов), иные доказательства.

В заключении хотелось бы отметить, что при судебном разбирательстве оцениваются действия каждой из сторон договора, на поверхность выплывают все нарушения условий договора, в том числе и те, которые не были заявлены сторонами друг другу до судопроизводства. Event-агентству следует заручиться весомой базой как прямых, так и косвенных доказательств факта надлежащего оказания услуг и начать это делать нужно еще на стадии подписания договора, оттачивая каждую формулировку в договоре, избегая размытых «качественных», неоднозначно трактуемых определений услуг, предвидя, с учетом сформировавшейся судебной практики, все последствия, к которым может привести то или иное условие договора.