Выбор подрядчика: доверяй, но проверяй!

Примерно в 90% случаев общение заказчика мероприятия с подрядчиком происходит через event-агентство. Это и понятно: технические вопросы требуют специальных знаний, которые есть лишь у узких профессионалов и которые со временем появляются и у агентств благодаря постоянному общению с мастерами своего дела. И все же бывают случаи, когда Клиент сам решается курировать все вопросы, связанные с выбором подрядчика. Что же ему следует учитывать в таком непростом решении?

Для начала важен уровень компании-подрядчика. Никаких официальных или даже объективных рейтингов на сегодняшний день среди подрядных организаций нет, но есть негласные лидеры рынка в каждом отдельно взятом направлении (по тентовым конструкциям, по сценическим конструкциями, световому оборудованию, звуковому оборудованию, по видео- и проекционному оборудованию, по генераторам, по спецэффектам и т.п.). И не составляет труда выявить этих лидеров рынка по отзывам как прямых Клиентов, так и агентств.

Размер компании тоже имеет значение. Важно понимать, что для креативного агентства, например, не суть важно, будет в нем два человека или двадцать, их сила — в изобретательности. Но относительно подрядных организацийсобственная база оборудования и обслуживающего его персонала — ключевой ресурс. У небольших компаний в арсенале не так много колонок, световых «голов» и прочих агрегатов, поэтому для обеспечения крупного заказа они все равно вынуждены брать оборудование в аренду. И тут сразу появляются риски непроверенного оборудования и неквалифицированного персонала (или, проще говоря, персонала, не привыкшего работать с тем или иным взятым на прокат оборудованием).

Цены по рынку в сравнении с ценами конкретного подрядчика тоже можно считать мерилом и объективным способом оценки подрядчика. Достаточно сделать несколько звонков, чтобы выяснить, что в среднем, скажем, световая «голова» стоит 3000 рублей. Если подрядчик предлагает цену в 4000 рублей, это означает, что он берет серьезную наценку, и неплохо было бы выяснить, за что именно (и стоит ли за это переплачивать). Если же цена предлагается в 2000 рублей, тоже возникают вопросы: каково качество столь дешевого оборудования? Нет ли риска получить оборудование без обслуживания? Правда, стоит понимать, что далеко не всегда демпинг — признак рисков. Возможно, подрядчик просто настолько заинтересован в работе с агентством или заказчиком напрямую, что готов на скидки.

Если на уровне предварительного общения — смета, портфолио, авторитет компании — все устраивает, приходит время для назначения личной встречи. И тут вступает в силу еще один важный фактор влияния — представительство компании. Что за человек приходит общаться от лица фирмы? Как ведет себя, как говорит, как быстро реагирует на вопросы? Насколько компетентен в технических вопросах (скажем, с какой легкостью он может объяснить непрофессиональному подрядчику, чем отличается обычная плазменная панель от Full HD, почему на мероприятии нужны два генератора по 50 кВт и три генератора по 30 кВт, а не три генератора по 50 кВт, и как это связано с распределением подключаемого оборудования и т.п.)? Общий язык с подрядчиком — это половина успеха. Подготовить мероприятие всегда проще с единомышленниками и специалистами в своем деле.Ну, а затем, если договоренность достигнута, дело доходит до графика монтажа. Грамотно прописанные бизнес-процессы легко читаются, и даже самый не подкованный в техническом плане Клиент понимает детали запланированной работы. Но если же график непонятен или, не дай бог, содержит такие провальные пункты, как монтаж света до монтажа сцены, значит где-то на подготовительной стадии отбора была допущена ошибка. В этот момент каждый организатор волен решать сам: отказываться от подрядчика и пытаться в кратчайшие сроки найти замену или же пытаться срочно исправить ошибки и уповать на лучшее. Но будем надеяться, предыдущие советы помогут избежать такой нелепости и до подобного не дойдет.