-0-
Поделитесь первыми!
поделились

Поделиться

Поделиться

Что это?

Примерно в 90% случаев общение заказчика мероприятия с подрядчиком происходит через event-агентство. Это и понятно: технические вопросы требуют специальных знаний, которые есть лишь у узких профессионалов и которые со временем появляются и у агентств благодаря постоянному общению с мастерами своего дела. И все же бывают случаи, когда Клиент сам решается курировать все вопросы, связанные с выбором подрядчика. Что же ему следует учитывать в таком непростом решении?

Для начала важен уровень компании-подрядчика. Никаких официальных или даже объективных рейтингов на сегодняшний день среди подрядных организаций нет, но есть негласные лидеры рынка в каждом отдельно взятом направлении (по тентовым конструкциям, по сценическим конструкциями, световому оборудованию, звуковому оборудованию, по видео- и проекционному оборудованию, по генераторам, по спецэффектам и т.п.). И не составляет труда выявить этих лидеров рынка по отзывам как прямых Клиентов, так и агентств.

Размер компании тоже имеет значение. Важно понимать, что для креативного агентства, например, не суть важно, будет в нем два человека или двадцать, их сила — в изобретательности. Но относительно подрядных организацийсобственная база оборудования и обслуживающего его персонала — ключевой ресурс. У небольших компаний в арсенале не так много колонок, световых «голов» и прочих агрегатов, поэтому для обеспечения крупного заказа они все равно вынуждены брать оборудование в аренду. И тут сразу появляются риски непроверенного оборудования и неквалифицированного персонала (или, проще говоря, персонала, не привыкшего работать с тем или иным взятым на прокат оборудованием).

Цены по рынку в сравнении с ценами конкретного подрядчика тоже можно считать мерилом и объективным способом оценки подрядчика. Достаточно сделать несколько звонков, чтобы выяснить, что в среднем, скажем, световая «голова» стоит 3000 рублей. Если подрядчик предлагает цену в 4000 рублей, это означает, что он берет серьезную наценку, и неплохо было бы выяснить, за что именно (и стоит ли за это переплачивать). Если же цена предлагается в 2000 рублей, тоже возникают вопросы: каково качество столь дешевого оборудования? Нет ли риска получить оборудование без обслуживания? Правда, стоит понимать, что далеко не всегда демпинг — признак рисков. Возможно, подрядчик просто настолько заинтересован в работе с агентством или заказчиком напрямую, что готов на скидки.

Помимо самой схемы ценообразования, не менее важен и внешний вид сметы, присланной по запросу Клиента. Как это ни странно, оценивать можно все вплоть до внешнего оформления: красиво оно или сделано «на коленке». И дело тут не в какой-то особой эстетике, все объясняется куда проще: профессиональный подрядчик работает на поток, у него много запросов, по этой причине, чтобы каждый раз не изобретать велосипед, а лишь вносить необходимые правки, существуют шаблоны, грамотно, доступно, привлекательно оформленные. Если по запросу вы получаете на руки смету, которая читабельна, развернута, понятна, можно делать выводы о том, что ею занимался профессионал. Кстати, сроки предоставления сметы тоже важны, и все по той же причине. Изменить существующий шаблон под конкретный запрос (с учетом наличия всей аппаратуры) довольно несложно. Подсчитывать же смету с нуля, особенно при учете необходимости аренды недостающего оборудования (как часто бывает у небольших компаний), куда дольше. И если вы получаете запрошенную смету через несколько долгих дней, да еще и в неподобающем виде — это повод задуматься о целесообразности сотрудничества. Портфолио подрядной организации тоже очень важная вещь. Разумеется, на современном развивающемся рынке важно учитывать тенденцию к появлению новых компаний путем выделения из признанного гиганта топ-менеджера со своим небольшим коллективом приближенных в отдельную структуру. У таких компаний портфолио проектов под новым именем может быть очень небольшим, но тогда стоит поинтересоваться, какие серьезные проекты вел этот менеджер и эта группа в рамках предыдущей компании, ведь какие-то проекты определенно были проведены (иначе не было бы повода отделяться в автономную фирму), а значит, их можно оценить.
Если на уровне предварительного общения — смета, портфолио, авторитет компании — все устраивает, приходит время для назначения личной встречи. И тут вступает в силу еще один важный фактор влияния — представительство компании. Что за человек приходит общаться от лица фирмы? Как ведет себя, как говорит, как быстро реагирует на вопросы? Насколько компетентен в технических вопросах (скажем, с какой легкостью он может объяснить непрофессиональному подрядчику, чем отличается обычная плазменная панель от Full HD, почему на мероприятии нужны два генератора по 50 кВт и три генератора по 30 кВт, а не три генератора по 50 кВт, и как это связано с распределением подключаемого оборудования и т.п.)? Общий язык с подрядчиком — это половина успеха. Подготовить мероприятие всегда проще с единомышленниками и специалистами в своем деле.Ну, а затем, если договоренность достигнута, дело доходит до графика монтажа. Грамотно прописанные бизнес-процессы легко читаются, и даже самый не подкованный в техническом плане Клиент понимает детали запланированной работы. Но если же график непонятен или, не дай бог, содержит такие провальные пункты, как монтаж света до монтажа сцены, значит где-то на подготовительной стадии отбора была допущена ошибка. В этот момент каждый организатор волен решать сам: отказываться от подрядчика и пытаться в кратчайшие сроки найти замену или же пытаться срочно исправить ошибки и уповать на лучшее. Но будем надеяться, предыдущие советы помогут избежать такой нелепости и до подобного не дойдет.
Присоединяйтесь к Event.ru
24eccb27fb2ba0522108b75fbc4479b6.png Дэвид Аткинс: Меняя реальность f8dca116590194ec8d0635ee24c355eb.png Золотые правила новогоднего корпоратива
Дэвид Аткинс: Меняя реальность Золотые правила новогоднего корпоратива