Лилия Федорова
Лина ЕвсееваВопрос правильного выбора подрядчиков встает особенно остро, когда мероприятие проходит в регионах, где доступ к опытным и профессиональным специалистам может быть ограничен, — когда в работу приходят запросы на организацию локальных событий в короткие сроки, приходится искать профессиональные команды на местах.
О важных факторах, помогающих обезопасить себя от непроверенных и недобросовестных контрагентов, которые следует учитывать при выборе подрядчиков в регионах, рассказали Лилия Федорова, генеральный директор, и Лина Евсеева, руководитель проектов в Avantage Event Project.
Опыт и репутация
При выборе подрядчиков в регионах, особенно в небольших городах или отдаленных районах, важно учитывать их опыт и репутацию. Для нас самый эффективный канал коммуникаций — сарафанное радио. Перед тем как искать подряд на стороне, мы обязательно размещаем в отраслевых сообществах и проверенных ивент-каналах запрос или уточняем рекомендацию. Если это участники известных профессиональных ассоциаций — то в приоритете с запросом идем именно к ним. Мы исследуем их предыдущие работы и оценки клиентов, чтобы убедиться, что они имеют достаточный опыт и могут предложить качественные услуги.
Многие агентства практикуют методологию Green Team и могут порекомендовать заказчику напрямую классную региональную команду для сотрудничества, если по какой-то причине так легче в выстраивании бизнес-процессов всем сторонам.
Наработанная база
Готовь сани летом, или насмотренность никто не отменял. Как правило, мы выстраиваем взаимоотношения с командами из регионов на территории РФ или командами из дружественных нам стран не только, когда упал запрос, но и в течение всего года обновляем базу.
Тот, кто с нами знаком давно, знает, что регулярно каждый четверг мы устраиваем встречи с новыми контрагентами и старыми партнерами в срезе обсуждений новинок. Часто мы знакомимся на отраслевых мероприятиях с командами, с которыми в последствии получаются эффективные партнерства.
Локальное присутствие
Мы всегда выбираем под проект подрядчиков, которые представлены в этом регионе, потому что они обладают целым рядом преимуществ — знают местные условия, особенности рынка и ресурсов, могут обеспечить доступ к лучшим поставщикам, имеют с ними наработанные связи и помогают получить лучшие условия в работе.
Они могут легче справиться с местными ограничениями и проблемами, что для нас является фактором, позволяющим сэкономить время и снизить риски.
Бюджет
Конечно, этот параметр для нам важен и мы всегда сравниваем предложения от разных подрядчиков, которые соответствуют нашим финансовым возможностям, но мы никогда не выбираем подрядчика исходя только из-за низкой цены, так как это может отразиться на качестве услуг.
Если подрядчик «темная лошадка», то мы с большей долей вероятности остановимся на поставщике с более высокой стоимостью, но и с высокой степенью надежности.
Исследование и брифинг
Когда мы находим подходящего по всем параметрам поставщика, то перед заключением контракта анализируем сайт, соцсети и обязательно устраиваем онлайн-встречи. Нам важно «на берегу» установить хорошую коммуникацию и взаимодействие, обсудить наши требования и ожидания, а также убедиться, что они готовы работать в команде с нами и другими поставщиками услуг.
Свой руководитель проекта
Наше нерушимое правило в работе с региональными подрядчиками — руководитель проекта — от нас. Даже если мы не везем из Москвы свою команду, а работаем с локальным агентством, руководитель проекта — всегда штатный человек от агентства, представляющий бренд. Для нас это критичный пункт и гарант качества.
Регламент безопасности площадки — 6 правил от МТС Live Холл
Технические решения для церемонии открытия «Игр будущего» от Big Screen Show
Поделиться