Как сделать MICE-проект в условиях пандемии? Чек-лист от MICE агентства MaxMedium

Татьяна Спурнова, основатель креативного MICE агентства MaxMedium, проекта «Забег корпораций» и Event Design Director Russia, рассказала о путях организации MICE-проекта в условиях эпидемии коронавируса.

1. Не паникуйте.
2. Выбирайте города, не входящие в списки Роспотребнадзора.
3. Планируйте на перспективу от трех месяцев. Имейте в виду, уже сейчас на стопе многие популярные направления в России и цены взлетели.
4. Выбирайте прямые рейсы без стыковок, либо бронируйте собственный чартер. Это снизит вероятность подхватить вирус.
5. Все билеты и локации должны быть отменяемыми или с возможностью переноса.
6. Если есть возможность, перенесите мероприятие на территорию РФ — сотрудники, клиенты и партнеры поймут ваше решение и с большой вероятностью положительно отнесутся к перспективе съездить в Сочи в очередной раз.
7. Бронируйте отели, которые ваша группа займет полностью.
8. Включите маски, антисептический гель для рук и антибактериальные салфетки в велком-пак участников. Проведите инструктаж. Организуйте измерение температуры и осмотр прибывающих участников врачом.
9. Избегайте организации питания в формате «шведский стол», при возможности замените его схемой разноса по столам рассадки.
10. Мониторьте ситуацию ежедневно и проработайте «план Б», чтобы оперативно подстроиться под любые изменения..

Если вы приняли решение отменить локальные или выездные мероприятия, на помощь вам придут современные технологии и альтернативные форматы:

1. Телетрансляция — отличный способ связать несколько офисов, а активации на местах поддержат нужную атмосферу. Рекомендуется для мероприятий, не предполагающих масштабный нетворкинг.
2. Специализированные it продукты, позволяющие перенести концепцию мероприятия в онлайн формат и задействовать неограниченное количество людей (наш опыт — более 1500 человек). Приложение позволяет организовать максимальное вовлечение всех участников — обучение, презентации, контроль усвоения информации, система накопления баллов и поощрения за высокие результаты, конкурсы, галерея и много другое.
3. Офис — также отличное место для корпоратива или обучения. Даже если вы не располагаете большими пространствами, есть механики, позволяющие провести мероприятие интересно и с пользой.
4. Скоро лето, а это значит, что можно задействовать открытые площадки.
5. Памятка о необходимых мерах гигиены, разосланная заранее — снизит вероятность подхватить вирус.

Мойте руки! Пейте витамины! Будьте здоровы!