Евгения ДемидоваПри планировании конференции компания-организатор может преследовать разные цели. Для определенных фирм — это основной вид бизнеса, в то время как некоторые компании лишь хотят попробовать что-то новое; кто-то же и вовсе позиционируют себя как лидера индустрии и конференции помогают закрепить этот статус. В любом случае каждый event-менеджер мечтает сделать свою конференцию интересной и привлекательной для участников.
Вот несколько практических советов о том, как разбавить обстановку и организовать по-настоящему незабываемую конференцию.
1 . Рискуйте
Около 60 процентов бюджета конференции уходит на проверенные и уже зарекомендовавшие себя самым лучшим образом идеи, остальные же 40 процентов должны быть направлены на тестирование новинок на рынке индустрии.
В конце концов, только половина из этих инноваций окажется действительно успешными, но даже неудачи помогут сделать конференцию интереснее и послать гостям необходимый вам месседж.
Не бойтесь рисковать, тогда в ваши бокалы будут всегда наполнены шампанским.
2 . Используйте личностный подход к каждому участнику
В век современных технологий живое общение между людьми постепенно сводится к минимуму. На сегодняшний день даже участие в мероприятии часто подтверждается запрограммированным электронным роботом.
Тем не менее, не стоит переоценивать электронных «помощников». Назначив специального человека для подтверждения заявок и ведения переписки с каждым из участников, вы выразите своё уважение к гостям конференции. Это поможет укрепить связи между приглашенными и компанией-организатором.
3 . Дайте участникам возможность формировать программу
Инновационные методы позволяют создать разнообразные приложения, в том числе и такие, благодаря которым гости конференции могут активно участвовать в формировании программы. Предложите участникам выбирать спикеров и темы, а также создайте блоги и форумы, где гости смогут обсуждать идеи до начала самого мероприятия.
Таким образом, вы подарите своим гостям ощущение причастности в организации конференции, а значит увеличите свои шансы на успех.
4 . Требуйте от спикеров уникальных докладов
Предупредите спикеров, что вы ожидаете от них исключительно оригинальные презентации. Убедитесь, что приглашенный гость не потчивает зрителя одним и тем же докладом вот уже несколько лет, а действительно ценен вашей публике.
5 . Отбросьте скучные введения
Одним из последних трендов в организации конференций становится отказ от скучных представлений гостя и перечисления различных регалий в пользу короткого остроумного отзыва о личных качествах спикера.
6. Уделите особое внимание лаунж-зонам
Дайте своим гостям возможность отдохнуть и перевести дыхание. Хорошо организованная лаунж-зона — отличный повод знакомиться и делиться впечатлениями о конференции.
7 . Наймите местную музыкальную группу
Для того, чтобы сделать перерывы интересными и живыми, а вашу конференцию более эксклюзивной наймите местную группу музыкантов вместо навязчивой и надоевшей всем фоновой музыки.
8 . Используйте социальные сети самым неожиданным образом
Вместо уже привычных экранов для прямой трансляции твитов участников можно придумать куда более впечатляющие решения. Например, на своих последних конференциях компания «C2-MTL» использовала инновационный аппарат «Knitterstream» — электронную вязальную машину, которая создавала полотна из самых популярных твитов. Гости мероприятия могли наблюдать работу машины в реальном времени.
По материалам
Результативная подача: 10 ярких идей презентации блюд и напитков
Дизайнерский подход к оформлению мероприятий
Поделиться