9 суперполезных привычек успешного организатора мероприятий

Профессия event-менеджера традиционно лидирует в списке самых стрессовых. Недавно сайт вакансий CareerCast оценил «координатора мероприятий» как шестую наиболее напряженную работу 2019 года. И не без причины, ведь такое же сочетание креативности и ответственности требуется от человека лишь в некоторых других отраслях. Профессионалам сферы мероприятий нужно и играть с бюджетами, и оставаться сверхорганизованными в режиме многозадачности, и работать 24/7, и находить новаторские решения, а также соблюдать баланс в общении с клиентами.

В этом материале самые опытные и загруженные работой event-профессионалы Америки поделились своими полезными привычками, которые помогают им быть креативными, отдохнувшими, а также оставаться на одной волне с командой и дружить с головой в день мероприятия. Здесь вы найдете советы от 11 организаторов событий, дизайнеров, кейтеринг-специалистов и других.

Организация мероприятий может быть физически сложной работой, поэтому опытные event’оры правильно расставляют приоритеты.

Allison Pieter, независимый продюсер событий и выставок, Лос-Анджелес

Мои тренировки не подлежат обсуждению. Если вы в хорошей форме, вам легче выстоять весь день и ночь на каком-либо мероприятии, а также вести иногда совершенно беспощадный график деловых поездок. Я добавляю тренировки в свой календарь каждую неделю и не пропускаю их. И точка.

Cara Kleinhaut, основатель и C.E.O. Agenc, агентства по экспериментальному и цифровому маркетингу в Лос-Анджелесе и Нью-Йорке, согласна с коллегой.

Cara Kleinhaut, партнер и руководитель Agenc, Лос-Анджелес

Более 20 лет я занимаюсь пилатесом три раза в неделю, и я медитирую и занимаюсь кундалини-йогой каждое утро. Также я придерживаюсь очень здоровой диеты.

Lisa Chu, управляющий партнер нью-йоркского маркетингового агентства Team Epiphany, сочла эти упражнения особенно полезными этим летом, когда ее команда проводила крупные мероприятия для Coca-Cola, HBO и BET в течение одного трехдневного периода.

Lisa Chu, управляющий партнер агентства Team Epiphany

Я большой сторонник тренировок, потому что это помогает сжигать негативную и тревожную энергию, которую вызывает стресс.

Медитация — еще один способ, которым многие организаторы повышают свою концентрацию. Sebastien Centner, основатель и креативный директор компании Eatertainment из Торонто, любит медитировать во время путешествий.

Забота о себе может выходить за рамки физиологии.

Larry Abel, владелец креативного и экспериментального агентства Abel & McCallister & Abel

Я записываю все свои любимые программы, чтобы посмотреть один или два эпизода в конце дня и отдохнуть. Я откладываю телефон и зову своего французского бульдога Гастона. Каждую неделю я нахожу время, чтобы сходить на маникюр и педикюр в спокойной обстановке, чтобы расслабиться и подумать.

André Wells, основатель и C.E.O. Events by André Wells

Стрижка и уходовые программы для лица расслабляют меня. Я люблю ходить в спа. Считаю, что каждый должен быть добр к себе и своему телу.

Debi Lilly, дизайнер, владелица компании A Perfect Event, Чикаго

Когда после 18-часового рабочего дня без перерывов я чувствую себя раздавленной, я пользуюсь своим собственным рецептом отдыха: ленивое, медленное утро с детьми в постели, за которым следует большой углеводный завтрак, а после спа-салон с педикюром и массажем. Это действительно помогает мне мгновенно вернуться к отличному самочувствию.

Larry Abel, владелец креативного и экспериментального агентства Abel & McCallister & Abel

Я называю это постоянной осознанностью. Вокруг вас всегда будет вдохновение и красота, если вы открыты для них. Я стараюсь уделять время, чтобы осмотреться. Я черпаю вдохновение на заправке и во время похода по магазинам, и всегда запечатлеваю это вдохновение с помощью фотографии или заметок в телефоне.

André Wells, основатель и C.E.O. Events by André Wells

Я люблю читать биографии для вдохновения. Они действительно помогают понять жизненный путь и увидеть множество путей достижения успеха, найти ответы и развиваться.

Allison Pieter, независимый продюсер событий и выставок, Лос-Анджелес

Путешествия — вот моя муза. Полное разрушение моей ежедневной рутины, изучение новых городов и знакомство с новой архитектурой, едой, обычаями и людьми вдохновляет меня смотреть на мир по-новому. Будь то поездка на выходные или отпуск за границей, я всегда привожу домой новые идеи.

Реклама

Event.ru рекомендует - топовые артисты! Bounce — современное
клубное пространство
на Белорусской
с большим двором Event.ru рекомендует - креативные event-агентства

QUINTESENCE -
эстетичное шоу
в световых
костюмах Event.ru рекомендует - лучшие площадки! Новая площадка
в СПб от
LOFT HALL:
6 залов трансформеров
на набережной

Еvent-агентство Вместе -
более 1500 проектов
по всей России Omega Rooftop —
панорамная
площадка-трансформер
с видом на Кремль Мультимедийное сопровождение мероприятий полного цикла

Event.ru рекомендует - надежные подрядчики! Всё для онлайн/гибридных мероприятий LOFT HALL:
5 топовых локаций
в черте города.
От 30 до 3000 гостей

Как сюда попасть?

Все объявления/ Скрыть объявления

Chris Drury, президент нью-йоркского агентства коммуникаций и событийного маркетинга Drury Design

Мой график полностью интегрирован с каждым моим устройством — Macbook, 2 компьютера, 2 планшета и мои iWatch. Я также буквально живу в MS OneNote. Все, что я делаю — там: слова, рисунки, наброски, картинки, аудиозаписи собраний, работы.

Brett Hyman, президент NVE Experience Agency

Всегда будет огромное количество входящих сообщений, звонков и электронных писем. Однако, когда я нахожусь в режиме фокусировки или на собрании, я полностью присутствую — это означает, что нет компьютера и даже телефона — я отключаю уведомления на своем компьютере и кладу телефон на стол экраном вниз.

André Wells, основатель и C.E.O. Events by André Wells

Я предпочитаю писать заметки от руки на досках или на меловых стенах своего офиса. И будьте добры к себе, если вы не можете закончить свой список дел за день. В сутках просто не хватает часов, чтобы сделать все, что вам нужно сделать, поэтому я просто расставляю приоритеты на день по важности и своему настроению.

Chris Drury, президент нью-йоркского агентства коммуникаций и событийного маркетинга Drury Design

Подготовьте свою команду как можно лучше до дня мероприятия, а затем про сто доверьтесь им. Вы мало что можете сделать в день мероприятия, кроме как рассчитывать на команду. Я встаю очень рано и приезжаю на мероприятие заранее, чтобы убедиться, что все идет по графику. Я хожу по площадке, глубоко дышу, слушаю и смотрю внимательно.

Debi Lilly, владелица компании A Perfect Event, Чикаго

Списки, списки и еще раз списки — вот мой профессиональный совет. Каждая деталь декора, план логистики, имена сотрудников, минуты и часы — все перечислено в нашей таблице событий. Когда какая-то деталь не написана черным по белому, ее можно пропустить. Наличие всех шагов, времени, адресов, сотовых телефонов и точных этажей для подъема на лифте — наш ключ к безупречному исполнению.

Abel также подчеркивает важность тщательной подготовки перед событием.

Larry Abel, владелец креативного и экспериментального агентства Abel & McCallister & Abel

Проверьте, перепроверьте и еще раз проверьте все ключевые элементы до дня мероприятия. Это поможет сделать день мероприятия гладким и даст вам время сосредоточиться на тех неизбежных проблемах, которые часто возникают в последнюю минуту на любом мероприятии.

Shai Tertner, основатель и C.E.O. креативного агентства Shiraz Creative

В конечном счете вам нужно доверять себе и своей команде. Убедитесь, что вы полностью готовы перед событием, тогда все будет хорошо в течение дня.

Lisa Chu, управляющий партнер агентства Team Epiphany

Наличие в команде легких и оптимистичных коллег помогает во время работы. Часто в стрессовых условиях негативные люди усугубляют проблемы, а не работают вместе, чтобы найти решение. Моя позитивная команда помогает мне каждый день приходить на работу и быстро преодолевать трудности.

Sebastien Centner, основатель и креативный директор компании Eatertainment

Я стараюсь быть очень спокойным в отношении клиентов и всей моей команды. Люди питаются вашей энергией, и если это нервная энергия, все начинают беспокоиться и испытывать стресс.

Sebastien Centner, основатель и креативный директор компании Eatertainment

Легко начать анализировать то, что пошло не так, и забыть отпраздновать то, что пошло идеально. Мы стараемся уделять время празднованию, когда происходит что-то хорошее.

Chris Drury, президент нью-йоркского агентства коммуникаций и событийного маркетинга Drury Design

Расширение прав и возможностей команды — это самая важная вещь, которую мы делаем. Мы празднуем успех каждого члена команды, и они получают признание на наших ежемесячных собраниях KeepUp Live, где мы делимся историями успеха, показываем фотографии и видео с событий, смотрим отзывы клиентов и хвалим незамеченных героев.

André Wells, основатель и C.E.O. Events by André Wells

Ни один человек не добьется успеха без хорошей команды. Вы можете чему-то научиться у любого, поэтому я стараюсь хвалить и благодарить. У нас в офисе есть бар, поэтому, когда нам нужен праздничный напиток, мы его делаем. Я думаю, что важно обедать вместе, чтобы легко разработать стратегию, поразмышлять или отпраздновать.

Sebastien Centner, основатель и креативный директор компании Eatertainment

Когда я чувствую себя уставшим и разбитым, я напоминаю себе, что мы не лечим рак и не отправляем кого-то на Луну. Мне нравится то, что я делаю, и, конечно, оно должно быть идеальным, но мы не нужно относиться к своей работе слишком серьезно. Моя жена и партнер по бизнесу Шейла всегда была огромной частью моего творчества и успеха. Она мой самый большой критик и самый большой поклонник. С учетом того, сколько мы работаем в этой отрасли, вам нужна семья, которая поддерживает вас на 100 процентов, и мне с этим повезло.

Todd Fiscus, организатор и дизайнер событий

Мой спектр эмоций колеблется между полной паникой «меня больше никто не наймет», и полным удовлетворением «Боже, как я люблю свою работу». Этот пинг-понг мотивирует меня.

По материалам bizbash.com