Евгения ДемидоваК счастью, большинство встреч, конференций и корпоративных мероприятий проходит без каких-либо серьезных чрезвычайных ситуаций. Тем не менее, для event-менеджеров чрезвычайно важно тщательно проработать стратегии в целях предотвращения ЧС, а также иметь план действий в случае возникновения пожара, природных явлений или несчастных случаев.
Некоторые чрезвычайные ситуации неподвластны организаторам мероприятий, именно поэтому очень важно иметь их в виду при разработке плана события.
Следующие шаги могут оказаться излишними, но если ЧП все же возникнет, команда будет подготовлена, а эффективное решение будет найдено быстрее.
Этот нехитрый список советов может стать хорошим помощником в организации безопасности вашего будущего корпоративного события или поездки.
Предварительная подготовка
Убедитесь, что у вас есть контакты всех участников события на экстренный случай, включая электронную почту и номера телефонов.
Для всех членов группы важно подготовить список местных телефонов экстренных служб. Убедитесь, что в случае перебоев с электроэнергией эта информация может быть предоставлена гостям быстро и легко.
В большинстве отелей в зонах нестабильных климатических и природных условий обязательным условием является снятие копии паспорта с идентифицирующей информацией. Поэтому если ваше мероприятие проходит в зоне высокого риска, полезно будет перенять эту практику чтобы сохранить все данные под рукой.
Само собой разумеется, что информация об аллергиях, хронических заболеваниях и ограниченных физических возможностях поможет вам удостовериться, что посетители смогут получить помощь без промедления. В том случае, если участник выставки или конференции предпочитает сохранить личные данные в секрете, данные могут быть предоставлены в запечатанном конверте с пометкой «конфиденциально» и уничтожены сразу после мероприятия.
Во избежание неприятных накладок никогда не планируйте путешествие всей event-команды одним транспортным средством, это правило убережет вас даже в случае серьезных задержек рейсов или аварий.
Держите аптечки и комплекты аварийного питания под рукой, чтобы быть готовым к любому повороту событий.
Масштабные события
Регулярно повторяйте план действий в случае чрезвычайных происшествий с командой.
Убедитесь в том, что команда знает, расположение ближайших клиник и имеют доступ к номерам всех экстренных служб: пожарной, полиции и скорой помощи.
Проведите с гостями небольшой инструктаж по технике безопасности и действиям при возникновении угроз. Организаторы редко уделяют должное внимание этому правилу. Хорошей альтернативой старомодной беседе может стать event-приложение с подробным планом площадки для мобильных устройств.
Просчитайте необходимое количество алкоголя для гостей мероприятия, чтобы избежать проблем, связанных с чрезмерным употреблением.
Если мероприятие проходит за городом, на площадке всегда должен присутствовать спасатель, профессиональный врач или медсестра для оказания первой медицинской помощи.
По материалам cvent.com
Поделиться