Марина ДженчакоДля event-менеджера всегда остро стоит вопрос поиска подходящей площадки для мероприятия. Особенно, если мероприятие длится несколько дней и проводится в отеле. Порадовать гостей и уложиться в бюджет – сверхзадача, которую необходимо выполнить.
Мы дадим несколько советов, как найти компромисс в переговорах с менеджерами отеля. Итак, засучите рукава. Будет непросто.
Постоянные клиенты
Самый эффективный способ экономии на мероприятиях – организовывать их постоянно в одном и том же месте. Даже если вы проводите на выбранной площадке одно ежегодное мероприятия, отельные менеджеры по продажам все равно будут считать вам ценным клиентом. Вам пойдут навстречу, предложат скидки и выполнят ваши небольшие просьбы. Постоянство в данном случае вам только на руку.
Сколько у вас гостей?
Если вы располагаете точной информацией о количестве гостей и бронируете немалое число номеров, отель обязательно предложит вам гибкую систему скидок, удобное размещение гостей на одном этаже или в блоке. Ведь плата за проживание в номерах приносит отелю чуть ли не основную прибыль. Да и ваши гости будут довольны, за удобное расположение номеров.
Обсудите еду и напитки
Многие организаторы хотят сэкономить именно на этом пункте. А сотрудники отеля, где вы уже не раз проводите свои мероприятия, с радостью помогут вам в планировании меню. Но добиться хорошей скидки на все меню практически невозможно. Поэтому в первую очередь следует определиться с продуктами и напитками, которые вы бы хотели использовать. Образно говоря, если вы хотите сделать акцент на телятине, овощах и шампанском, следует попросить внушительную скидку именно на эти блюда и напитки. Щедрый кейтеринг по доступным ценам – половина успешного мероприятия. А отельные менеджеры, как и организаторы мероприятий, хотят видеть гостей довольными.
Обсудите видео и музыку
Именно эта статья расходов может очень быстро и незаметно вырасти в цене, потому что ее не всегда можно обсудить и просчитать «от и до». Тогда вам в первую очередь необходимо обсудить ключевые требование и цены на аренду важного оборудования: компьютеров, проекторов, музыкальной аппаратуры. Иногда отели снимают с себя эти обязательства и передают их специализированным компаниям. Обязательно заранее оговорите точную длительность аренды всего оборудования и ее цену. В данном случае вы можете также попросить скидку на услуги, т.к. вынуждены работать именно с той компанией, которую рекомендует менеджер отеля.
Смета мероприятия
Отель может посчитать все ваши расходы отдельно и не предоставить общей сметы. Например, вам покажется, что цена за номера достаточно приемлема, да и кейтеринг тоже не отнял серьезную часть бюджета. Но сложив все расходы, включая самые мелкие расходы «на салфетки», вы можете огорчиться от получившейся суммы. Самостоятельно просчитайте общую смету. Выяснив точную сумму, которую получит отель за все оказанные услуги, вы сможете попросить скидку. Менеджеры будут знать, какую прибыль получат и, соответственно, знают, какую скидку могут вам сделать.
Гибкие даты
Всем известно, что чем раньше покупаешь билет на самолет, тем ниже его стоимость. С организацией мероприятий ситуация аналогичная. Поэтому постарайтесь бронировать даты в отеле как можно раньше, если это возможно. А также будьте гибкими в вопросах организации и пространства. Если вы можете пойти на уступки в вопросе площади, то вероятнее всего менеджеры смогут найти для вас отличное место: конференц-зал, холл или ресторан отеля. Очевидно, что получить определенный конференц-зал в отеле в самые загруженные даты за месяц до мероприятия невозможно. Закрепим простую истину: будьте гибкими в вопросах даты и пространства, делайте все заранее.
И еще одна подсказка, которая лучше работает с иностранными отелями, но может и вам.
Сравните цены на номера в выбранном вами отеле на сайтах для туристов (Expedia.com, Booking.com, Travelocity.com и т.д.). Иногда может оказаться, что цены на сайте для корпоративных клиентов и организаций значительно дешевле тех расценок, которые вам предложил менеджер отеля.
По материалам eventplanning.about.com
Подборка лучших новогодних статей на Event.ru
Рекомендуем прочитать на Event.ru: лучшие статьи за декабрь
Поделиться