Евгения ДемидоваНекоторые event-координаторы самонадеянно полагают, что не требуется больших усилий для того, чтобы гость покинул мероприятие с довольной улыбкой. Несмотря на это, некоторые конференции или семинары не оправдывают надежд ни организаторов, ни посетителей, и вместо счастливых улыбок в зале можно видеть скучающие лица и недовольные ухмылки. В чем же секрет удачного мероприятия?
Перед вам 6 наиболее важных моментов, на которые следует обратить внимание любому event-менеджеру.
Информация по существу
В преддверии мероприятия, делая массовые рассылки, постарайтесь не перегружайте гостей лишней информацией. Письма должны быть короткими, вежливыми и по существу – человеческому мозгу свойственно запоминать не более трех пунктов за один раз. Чтобы изъясняться более конкретно, придерживайтесь нескольких главных вопросов: кто, что, когда, где и зачем.
Целевая аудитория
Перед тем, как размещать рекламу и приступать к массовой рассылке приглашений, определитесь с целевой аудиторией. Когда публика, в которой вы заинтересованы, определена, продумайте место, дату и время мероприятия. Они должны быть удобными для вашего зрителя.
Удобная процедура регистрации
Безобидная очередь у стойки регистрации может добавить ложку дегтя и затмить впечатление от всего, что будет происходить дальше. Только представьте, вместо того, чтобы терять драгоценное время в очереди за бейджем, можно было начать знакомство с другими участниками или насладиться чашечкой кофе в предвкушении многообещающей сессии. Чтобы не портить настроения посетителей, сделайте процесс регистрации более доступным: в помощь придут современные мобильные приложение или увеличение количества сотрудников на стойке.
Проверка оборудования
Оборудование на мероприятии должна работать бесперебойно, иначе вы рискуете вызвать у зрителей раздражение. Проконтролируйте, чтобы накануне события были проверены звук, проекторы, мониторы и другая техника, установленная на площадке.
Эффективный нетворкинг
Как показывает практика, основная цель посещения любых мероприятий – создание полезных деловых связей и контактов. Вам, как организатору, необходимо создать для этого самые благоприятные условия: продумать места, где участники смогут сложить сумки и верхнюю одежду, предусмотреть подачу прохладительных напитков и принять другие меры, способствующие непринужденному общению между участниками.
Создание информативного follow-up`а
После мероприятия желательно разослать всем участникам краткое резюме события, а на сайте разместить презентации спикеров, фотографии и видеозаписи. Все эти материалы будут весьма полезны при организации следующего event’а. К тому же, не стоит забывать об анкете обратной связи или страничке с отзывами. Опрос поможет проанализировать допущенные ошибки в целях оптимизации дальнейшей работы.
Безусловно, список советов, как удовлетворить потребности посетителей, можно продолжать бесконечно. Тем не менее, соблюдение хотя бы шести вышеперечисленных правил даст отличный старт вашим event-начинаниям.
По материалам blog.azavista.com
Поделиться